Verhindern, dass Teilnehmer während eines Meetings eigenständig den Breakout-Raum wechseln
- Einführung
- Warum das eigenständige Wechseln einschränken?
- Wie kann die Einschränkung technisch umgesetzt werden?
- Schritte zur Umsetzung am Beispiel Zoom
- Alternative Maßnahmen
- Fazit
Einführung
In vielen Online-Meeting-Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder anderen Plattformen gibt es die Möglichkeit, Breakout-Räume für kleinere Gruppen zu erstellen. Diese Räume ermöglichen es den Teilnehmern, gezielt in kleineren Gruppen zusammenzuarbeiten. Während der Organisation und Durchführung eines Meetings ist es manchmal gewünscht, dass die Teilnehmer nicht selbstständig zwischen den Breakout-Räumen wechseln können, um Struktur und Kontrolle zu behalten.
Warum das eigenständige Wechseln einschränken?
Wenn Teilnehmer eigenständig Breakout-Räume wechseln dürfen, kann dies zu Ablenkungen führen oder die geplante Struktur der Besprechung durcheinanderbringen. Beispielsweise möchte der Host möglicherweise bestimmte Diskussionen thematisch trennen oder Gruppen gezielt zusammensetzen. Außerdem hilft eine Einschränkung beim Einhalten des Zeitplans und der Fokussierung auf die jeweiligen Aufgaben.
Wie kann die Einschränkung technisch umgesetzt werden?
Die meisten modernen Meeting-Tools bieten in den Einstellungen eine Option, um den Teilnehmern das eigenständige Wechseln zwischen Breakout-Räumen zu verbieten. In Zoom zum Beispiel gibt es bei der Erstellung der Breakout-Räume die Möglichkeit, das Feature "Teilnehmer können frei zwischen Breakout-Räumen wechseln" zu aktivieren oder zu deaktivieren. Möchte man das eigenständige Wechseln verhindern, so stellt man diese Option aus bzw. deaktiviert sie.
Ist diese Einstellung deaktiviert, kann nur der Host die Teilnehmer manuell in andere Räume verschieben. Die Teilnehmer hingegen bleiben im zugewiesenen Breakout-Raum, bis der Host sie dort herausholt oder den Raum ändert. Dies schafft Kontrolle und verhindert unkontrollierte Bewegungen zwischen den Gruppen.
Schritte zur Umsetzung am Beispiel Zoom
Um die Funktion zu deaktivieren, öffnet man als Host während eines Meetings die Breakout-Raumverwaltung. Nach dem Erstellen der Räume findet sich eine Checkbox oder ein Schalter mit der Bezeichnung "Teilnehmer können Breakout-Raum selbst wechseln" oder ähnlich. Diese Option wird deaktiviert, um den eigenständigen Wechsel zu verhindern. Anschließend werden die Teilnehmer ihren zugewiesenen Räumen zugeteilt, ohne diese eigenständig verlassen zu können.
Alternative Maßnahmen
Sollte das Meeting-Tool diese Funktion nicht direkt unterstützen, kann der Host kontrollieren, welche Teilnehmer sich in welchen Räumen befinden, und häufig die Türen der Breakout-Räume "schließen", indem er einzelne Räume sperrt. Auch ein aktives Monitoring durch den Host sowie klare Kommunikation mit den Teilnehmern kann dazu beitragen, dass unautorisierte Raumwechsel minimiert werden.
Fazit
Die einfachste und effektivste Methode, um zu verhindern, dass Teilnehmer während eines Meetings eigenständig den Breakout-Raum wechseln, ist die Verwendung der entsprechenden Einstellung im Meeting-Tool. Dadurch behält der Host die Kontrolle über die Gruppeneinteilung und kann eine strukturierte Zusammenarbeit sicherstellen. Es empfiehlt sich, diese Funktion vor Beginn des Meetings zu prüfen und entsprechend zu konfigurieren.