Best Practices für die Nutzung von SharePoint
- Klare Struktur und Informationsarchitektur schaffen
- Benutzerrechte und Zugriffssteuerung sorgfältig verwalten
- Versionierung und Dokumentenmanagement aktiv nutzen
- Regelmäßige Schulungen und Unterstützung der Nutzer
- Automatisierung und Workflows einsetzen
- Suchfunktion optimieren und intelligent nutzen
- Regelmäßige Wartung und Überprüfung der SharePoint-Umgebung
- Integration in die Microsoft 365-Umgebung nutzen
Klare Struktur und Informationsarchitektur schaffen
Eine gut durchdachte Informationsarchitektur ist entscheidend für die effiziente Nutzung von SharePoint. Die Plattform sollte so strukturiert werden, dass Benutzer schnell und intuitiv auf Inhalte zugreifen können. Dabei ist es sinnvoll, Inhalte in logischen und nachvollziehbaren Bereichen zu organisieren, beispielsweise nach Abteilungen, Projekten oder Themengebieten. Die Verwendung von Metadaten und konsistenten Namenskonventionen unterstützt die Suche und erleichtert die Verwaltung der Dokumente.
Benutzerrechte und Zugriffssteuerung sorgfältig verwalten
SharePoint bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Steuerung von Zugriffsrechten. Es ist wichtig, diese Funktionen verantwortungsvoll einzusetzen, um die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten und gleichzeitig den Workflow nicht unnötig zu behindern. Prinzipiell empfiehlt es sich, Zugriffsrechte so restriktiv wie möglich und so offen wie nötig zu vergeben. Gruppenbasierte Berechtigungen erleichtern die Administration und sorgen für eine klarere Übersicht über die Zugriffsrechte.
Versionierung und Dokumentenmanagement aktiv nutzen
Die Versionierung ist eines der wichtigsten Features in SharePoint, da sie ein komfortables Management von Änderungen erlaubt und die Nachverfolgbarkeit von Dokumentenversionen sicherstellt. Durch die Aktivierung der Versionierung können Fehler schneller korrigiert und ältere Versionen wiederhergestellt werden. Ebenso sollte auf konsistente Ablagestrukturen und eine eindeutige Benennung von Dokumenten geachtet werden, um Verwirrung zu vermeiden und die Wiederauffindbarkeit zu verbessern.
Regelmäßige Schulungen und Unterstützung der Nutzer
Um den maximalen Nutzen aus SharePoint zu ziehen, ist es unerlässlich, die Anwender regelmäßig zu schulen. So können sie die Funktionsvielfalt des Systems effektiv nutzen und Fehler vermeiden. Schulungen sollten sowohl grundlegende Funktionen als auch spezialisierte Anwendungsfälle abdecken. Zusätzlich ist ein gut erreichbarer Support hilfreich, der bei Fragen oder Problemen zeitnah Unterstützung bietet.
Automatisierung und Workflows einsetzen
SharePoint bietet Möglichkeiten zur Automatisierung von Prozessen durch Workflows und Power Automate. Diese können verwendet werden, um wiederkehrende Aufgaben zu standardisieren und zu beschleunigen, wie beispielsweise Freigabeprozesse, Benachrichtigungen oder das Sammeln von Genehmigungen. Automatisierte Workflows helfen dabei, Fehler zu reduzieren und Transparenz in Prozessen zu schaffen.
Suchfunktion optimieren und intelligent nutzen
Eine leistungsfähige Suche ist essenziell, um innerhalb großer Datenmengen schnell relevante Informationen zu finden. Neben der Standard-Suche sollte die Suchfunktion durch das Einrichten von Metadaten, Inhaltsquellen und Suchergebniskonfigurationen optimiert werden. Zudem können Suchergebnisse personalisiert und gefiltert werden, um die Relevanz zu erhöhen und den Anwendern ein besseres Nutzererlebnis zu bieten.
Regelmäßige Wartung und Überprüfung der SharePoint-Umgebung
Wie jede IT-Lösung benötigt auch SharePoint regelmäßige Wartung und Überprüfung. Dies umfasst die Kontrolle von Berechtigungen, die Überprüfung von Inhaltsaktualität und die Anpassung der Struktur an veränderte Anforderungen. Ebenso sollten Backups und Sicherheitsupdates routinemäßig durchgeführt werden, um einen reibungslosen Betrieb und den Schutz der Daten zu gewährleisten.
Integration in die Microsoft 365-Umgebung nutzen
SharePoint ist Teil der Microsoft 365 Suite und profitiert von der nahtlosen Integration mit anderen Tools wie Teams, Outlook oder OneDrive. Diese Integration sollte gezielt genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Prozesse effizienter zu gestalten. Beispielsweise können Dokumente direkt in Teams geteilt und bearbeitet werden, was die Kommunikation und den Informationsfluss erheblich erleichtert.