Benutzerdefinierte Ansichten in Microsoft Lists erstellen
- Einleitung
- Listenansicht öffnen und Benutzerdefinierte Ansicht erstellen
- Optionen für die neue Ansicht festlegen
- Spalten auswählen und anordnen
- Filter und Sortierung definieren
- Gruppierung und weitere Einstellungen
- Ansicht speichern und nutzen
- Zusammenfassung
Einleitung
Microsoft Lists ist ein leistungsfähiges Werkzeug für die Verwaltung von Informationen und bietet die Möglichkeit, verschiedene Ansichten zu erstellen, um Daten individuell zu organisieren und anzuzeigen. Mit benutzerdefinierten Ansichten passen Sie die Darstellung der Listeninhalte an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie beispielsweise bestimmte Spalten auswählen, Filter setzen oder die Sortierreihenfolge ändern. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie man solche benutzerdefinierten Ansichten erstellt.
Listenansicht öffnen und Benutzerdefinierte Ansicht erstellen
Zunächst öffnen Sie die entsprechende Liste in Microsoft Lists, entweder über die Microsoft Lists-App, SharePoint oder Microsoft Teams. Oben rechts über der Liste befindet sich das Dropdown-Menü für Ansichten, häufig mit der Bezeichnung Standardansicht oder dem Namen der aktuell aktiven Ansicht. Klicken Sie hierauf, um eine Übersicht der vorhandenen Ansichten und die Option zur Erstellung einer neuen Ansicht zu erhalten. Dort wählen Sie Ansicht speichern unter oder, falls verfügbar, Ansicht erstellen.
Optionen für die neue Ansicht festlegen
Im Dialogfenster für die neue Ansicht geben Sie als Erstes einen eindeutigen Namen für Ihre benutzerdefinierte Ansicht ein, der die Funktion oder den Zweck der Ansicht beschreibt. Als Nächstes wählen Sie den Ansichtstyp aus. Microsoft Lists bietet unterschiedliche Typen an, zum Beispiel Standardansicht (Tabellarisch), Rasteransicht oder Kalenderansicht, abhängig von den in der Liste enthaltenen Daten.
Darüber hinaus bestimmen Sie, ob die Ansicht für alle Benutzer der Liste sichtbar sein soll (öffentliche Ansicht) oder nur für Sie selbst (persönliche Ansicht).
Spalten auswählen und anordnen
Im nächsten Schritt können Sie festlegen, welche Spalten der Liste in der Ansicht angezeigt werden sollen. Sie wählen die relevanten Spalten aus und ordnen deren Reihenfolge so an, wie Sie die Informationen sehen möchten. Dadurch können Sie unnötige Spalten ausblenden und den Fokus auf die wichtigsten Daten legen.
Filter und Sortierung definieren
Als Nächstes bestimmen Sie, ob die Ansicht gefiltert werden soll, um nur bestimmte Listenelemente anzuzeigen. Hierbei legen Sie Kriterien fest, wie zum Beispiel Status ist gleich ‚Offen‘ oder Fälligkeitsdatum liegt in diesem Monat. Zusätzlich können Sie eine Sortierung einrichten, beispielsweise nach Priorität aufsteigend oder nach Erstellungsdatum absteigend, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
Gruppierung und weitere Einstellungen
Je nach Bedarf können Sie auch eine Gruppierung der Listenelemente nach bestimmten Spalten aktivieren, um verwandte Informationen zusammenzufassen, beispielsweise alle Aufgaben gruppiert nach Projekt. Weitere Einstellungen bieten unter Umständen Optionen wie das Anzeigen von Berechnungen (Summen, Mittelwerte) in den Spalten oder das Festlegen der Anzahl der gleichzeitig sichtbaren Elemente pro Seite (Paginierung).
Ansicht speichern und nutzen
Nachdem Sie alle gewünschten Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern. Die neue Ansicht wird erstellt und steht Ihnen sofort zur Verfügung. Sie können sie über das Ansichts-Dropdown wieder auswählen und bei Bedarf jederzeit ändern oder löschen.
Zusammenfassung
Das Erstellen benutzerdefinierter Ansichten in Microsoft Lists ermöglicht eine flexible und individuelle Datenpräsentation. Über das Ansichtsmenü legen Sie neue Ansichten an, wählen Namen, Typ, sichtbare Spalten, Filter, Sortierungen und Gruppierungen. So passen Sie Listen optimal an Ihre Arbeitsprozesse an und behalten den Überblick über wichtige Informationen.