Automatisches Löschen alter Nachrichten in Outlook
- Einleitung
- Verwendung der AutoArchivierungs-Funktion zum Löschen alter Nachrichten
- Erstellen von Regeln zum automatischen Löschen alter Nachrichten
- Hinweise und Sicherheit
- Zusammenfassung
Einleitung
Das automatische Löschen alter Nachrichten in Microsoft Outlook kann helfen, den Posteingang übersichtlich zu halten und Speicherplatz zu sparen. Outlook stellt dafür eine Funktion namens "AutoArchivierung" bereit, die es erlaubt, E-Mails nach einem definierten Zeitraum entweder zu archivieren oder zu löschen. Alternativ können auch Regeln erstellt werden, um Nachrichten auf bestimmte Kriterien hin zu filtern und zu entfernen. Im Folgenden wird erläutert, wie man diese Prozesse einrichtet und anwendet.
Verwendung der AutoArchivierungs-Funktion zum Löschen alter Nachrichten
Die AutoArchivierungs-Funktion von Outlook kann so konfiguriert werden, dass alte E-Mails nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Um dies einzurichten, öffnet man zunächst Outlook und navigiert zu den Optionen. Unter dem Menüpunkt "Datei" wählt man anschließend "Optionen" aus. In den Outlook-Optionen findet man den Bereich "Erweitert", in dem die Einstellungen zur AutoArchivierung hinterlegt sind.
Dort kann man die AutoArchivierung aktivieren und konfigurieren. Man legt fest, in welchem Intervall die Archivierung stattfinden soll, beispielsweise alle 14 Tage, und definiert, wie alt die Elemente mindestens sein müssen, damit sie bearbeitet werden. Um alte Nachrichten nicht zu archivieren, sondern zu löschen, kann man im selben Dialog einstellen, dass die zu archvierenden Elemente stattdessen dauerhaft gelöscht werden sollen, anstatt in einen Archivordner verschoben zu werden.
Wichtig ist, dass diese Einstellungen auch auf die jeweiligen Ordner angewendet werden müssen. Man öffnet dazu per Rechtsklick auf einen Ordner die "Eigenschaften" des Ordners und findet die Registerkarte "AutoArchivierung". Hier kann man für diesen Ordner spezifische Einstellungen vornehmen, etwa dass die AutoArchivierung aktiviert ist und Elemente älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen gelöscht werden sollen.
Erstellen von Regeln zum automatischen Löschen alter Nachrichten
Alternativ oder ergänzend zur AutoArchivierung bietet Outlook die Möglichkeit, Regeln zu erstellen, die eingehende oder vorhandene Nachrichten anhand bestimmter Kriterien automatisch verarbeiten. Zum Beispiel kann man eine Regel anlegen, die alte Nachrichten in einem bestimmten Ordner löscht. Dazu wählt man im Menü "Datei" den Punkt "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".
Im Regel-Assistenten kann man eine neue Regel erstellen, die auf Nachrichten angewendet wird, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Da Outlook standardmäßig keine direkte Option bietet, um auf das Alter von Nachrichten zu filtern, ist es notwendig, die Suche nach alten Nachrichten über eine erweiterte Suche durchzuführen und dann manuell in einem Schritt zu löschen oder ein VBA-Skript zu verwenden, um dies zu automatisieren.
Für regelmäßige automatische Löschungen auf Basis des Alters der Nachricht ist die Verwendung der AutoArchivierung daher meist die praktikablere Lösung.
Hinweise und Sicherheit
Bevor Sie automatische Löschfunktionen aktivieren, sollten Sie unbedingt sicherstellen, dass keine wichtigen Nachrichten verloren gehen. Es empfiehlt sich, zunächst eine Sicherungskopie des Postfachs zu erstellen oder die AutoArchivierung zunächst so einzustellen, dass Nachrichten archiviert und nicht gelöscht werden. Auf diese Weise können Sie den Prozess testen und sicherstellen, dass alles wie gewünscht funktioniert.
Außerdem unterscheiden sich die Optionen je nach Outlook-Version und je nachdem, ob Sie Outlook als Teil von Microsoft 365, Outlook 2019, 2016 oder in Kombination mit einem Exchange-Server nutzen. Bei manchen Konfigurationen können Administratoren auch Richtlinien eingerichtet haben, die die AutoArchivierung oder Löschregeln steuern.
Zusammenfassung
Das automatische Löschen alter Nachrichten in Outlook wird am besten über die AutoArchivierungsfunktion realisiert, indem man diese so einstellt, dass E-Mails ab einem bestimmten Alter automatisch gelöscht werden. Alternativ können Regeln hilfreich sein, sie bieten jedoch meist weniger Flexibilität für das automatische Löschen aufgrund des Nachrichtalters. Bevor automatische Löschungen aktiviert werden, sollte man immer sicherstellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen, indem man zunächst archiviert und testet.