Serienbriefe in Google Docs erstellen
- Einleitung zum Serienbrief in Google Docs
- Vorbereitung der Datenquelle in Google Tabellen
- Erstellen der Briefvorlage in Google Docs
- Automatisierung mit Google Apps Script
- Zusammenführung und Ausführung
- Alternative und Zusatztools
Einleitung zum Serienbrief in Google Docs
Ein Serienbrief ist ein Dokument, das an mehrere Empfänger mit jeweils individuellen Daten geschickt wird, beispielsweise Name, Adresse oder andere persönliche Informationen. Google Docs selbst bietet keine integrierte Serienbrief-Funktion wie beispielsweise Microsoft Word. Dennoch lassen sich Serienbriefe in Google Docs mithilfe von Google Tabellen und Google Apps Script relativ einfach realisieren. Dabei werden die individuellen Daten in einer Tabelle verwaltet, während das Dokument die Vorlage darstellt.
Vorbereitung der Datenquelle in Google Tabellen
Der erste Schritt besteht darin, die Empfängerdaten in einer Google Tabelle zu organisieren. Diese Tabelle enthält für jeden Empfänger eine Zeile mit den entsprechenden Informationen wie Name, Adresse, Telefonnummer oder andere relevante Angaben. Die oberste Zeile fungiert dabei als Überschrift und definiert die Platzhalter, die später im Serienbrief verwendet werden. Es ist wichtig, die Spaltenüberschriften klar und aussagekräftig zu benennen, da diese als Variablen im Serienbrief dienen.
Erstellen der Briefvorlage in Google Docs
Im nächsten Schritt wird das Dokument in Google Docs erstellt, das als Basis für den Serienbrief dient. In diesem Dokument werden Platzhalter verwendet, die den Spaltenüberschriften aus der Google Tabelle entsprechen. Die Platzhalter sind dabei in doppelte geschweifte Klammern eingefasst, zum Beispiel {{Name}} oder {{Adresse}}. Diese Markierungen helfen dem Skript, die Variablen später zu erkennen und durch die tatsächlichen Daten zu ersetzen. Das Dokument kann bereits das Layout, das Design und die Standardtexte enthalten, die in jedem Serienbrief gleich bleiben.
Automatisierung mit Google Apps Script
Um die Daten aus der Tabelle mit der Dokumentvorlage zu verbinden, wird ein Google Apps Script verwendet. Dieses Skript kann direkt in der Google Tabelle unter Erweiterungen → Apps Script erstellt werden. Im Skript liest man die Daten aus der Tabelle aus, öffnet die Google Docs-Vorlage und ersetzt die Platzhalter im Dokument für jeden Datensatz individuell. Anschließend kann das Skript entweder neue personalisierte Dokumente erstellen, diese als PDF speichern oder per E-Mail versenden.
Zusammenführung und Ausführung
Nachdem das Skript programmiert wurde, kann man es ausführen, um für jeden Empfänger ein individuelles Dokument zu generieren. Meistens werden diese Dokumente in einem neuen Ordner auf Google Drive gespeichert, um die Übersicht zu behalten. Optional lassen sich die Serienbriefe auch per E-Mail direkt aus dem Skript heraus versenden, wobei ebenfalls personalisierte Nachrichten möglich sind. Damit ist der gesamte Prozess eines Serienbriefs automatisiert und sehr effizient.
Alternative und Zusatztools
Für Nutzer, die sich mit Google Apps Script nicht auseinandersetzen möchten, gibt es auch verschiedene Add-ons in Google Workspace Marketplace, die diese Aufgabe erleichtern, beispielsweise Autocrat. Diese Add-ons bieten grafische Benutzeroberflächen und führen die gleichen Schritte durch: Verknüpfung von Google Tabellen mit Google Docs, Platzhalter ersetzen und Dokumente exportieren oder versenden. Sie sind eine praktische Alternative für weniger technisch versierte Anwender.