Wie übertrage ich Kontakte und Chatverläufe vom privaten WhatsApp-Konto auf das Unternehmenskonto?
Einleitung
Wenn du von deinem privaten WhatsApp-Konto zu einem WhatsApp-Unternehmenskonto wechselst, möchtest du möglicherweise deine vorhandenen Kontakte und wichtigen Chatverläufe mitnehmen. Allerdings gestaltet sich dieser Vorgang aufgrund der unterschiedlichen Kontotypen und der Art, wie WhatsApp Daten verwaltet, etwas komplizierter als ein gewöhnliches Backup und Restore innerhalb desselben Kontos. Im Folgenden wird erklärt, was technisch möglich ist und wie du vorgehen kannst.
Kontakte übertragen
Grundsätzlich speichert WhatsApp selbst keine Kontakte, sondern greift auf das Adressbuch deines Smartphones zu. Das bedeutet, dass alle Kontakte, die du in der Telefon- oder Kontakt-App deines Smartphones gespeichert hast, automatisch auch in WhatsApp zur Verfügung stehen, sofern diese eine WhatsApp-Nummer besitzen. Möchtest du also deine Kontakte auf dem Unternehmenskonto nutzen, solltest du sicherstellen, dass alle relevanten Kontakte in deinem Smartphone-Adressbuch vorhanden sind.
Falls die Kontakte nur in einem anderen Konto gespeichert sind, kannst du diese exportieren und auf dein aktuelles Gerät importieren. Üblich ist der Export als VCF-Datei (vCard), die du dann in deinem Unternehmensgerät oder -konto importierst. Nach dem Import stehen sie automatisch in WhatsApp zur Verfügung, da WhatsApp das Handy-Adressbuch verwendet.
Chatverläufe übertragen
Das Übertragen von Chatverläufen zwischen zwei verschiedenen WhatsApp-Konten (insbesondere zwischen einem privaten und einem Unternehmenskonto) ist deutlich eingeschränkter und offiziell nicht direkt unterstützt. WhatsApp backups sind an die Telefonnummer gebunden und können nicht einfach zwischen unterschiedlichen Nummern oder Kontentypen übertragen werden.
Eine Möglichkeit, um zumindest einen Teil der Chatinformationen zu sichern, besteht darin, die Chats als Textdatei zu exportieren. In einem Chat öffnest du die Chat-Optionen, wählst "Chat exportieren" (oder "Chat per E-Mail senden") und kannst dann den Chatverlauf inklusive oder ohne Medien als Datei exportieren. Diese Dateien kannst du anschließend speichern oder deinem Unternehmen zugänglich machen, jedoch können sie nicht als Chatverlauf in der neuen WhatsApp-App importiert werden.
Wenn es dir wichtig ist, bestimmte Informationen aus den bisherigen Chats in der Unternehmenskommunikation weiterzuführen, könntest du wichtige Nachrichten manuell kopieren oder Screenshots machen. Für eine vollständige Nutzung des Chatverlaufs im Unternehmenskonto gibt es aktuell keine von WhatsApp unterstützte Lösung.
Alternative: WhatsApp Business Migration
Falls du bislang die private WhatsApp-Anwendung genutzt hast und nun die WhatsApp Business App mit derselben Telefonnummer aktivieren möchtest, unterstützt WhatsApp seit einiger Zeit die Migration des Chatverlaufs von WhatsApp Messenger zu WhatsApp Business. Dabei bleiben alle Chats erhalten und können weiterverwendet werden. Voraussetzung ist, dass die Telefonnummer gleich bleibt und die Migration vom selben Gerät aus durchgeführt wird.
Wenn du jedoch ein komplett neues Unternehmenskonto mit einer anderen Nummer aufsetzt, ist der Weg über den Chatverlauf nicht möglich. In diesem Fall solltest du die Kommunikation auf dem neuen Konto neu starten und nur wichtige alte Informationen manuell oder per Export sichern.
Fazit
Kontakte kannst du problemlos durch die Integration in dein Smartphone-Adressbuch in WhatsApp Business übernehmen. Chatverläufe hingegen lassen sich zwischen unterschiedlichen WhatsApp-Konten nicht direkt übertragen. Ein Umstieg auf WhatsApp Business mit der gleichen Nummer ermöglicht zwar die Chatmigration, aber bei einem neuen Unternehmenskonto mit anderer Nummer bleibt nur der Export der Chats und der Neustart der Kommunikation. Plane diesen Wechsel daher sorgfältig und informiere deine Gesprächspartner rechtzeitig.