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Xero-Daten sichern: Ein Schritt-für-Schritt-Tutorial

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Hier ist ein kompaktes Tutorial, wie du deine Xero-Daten sicherst. Da Xero eine Cloud-Software ist, gibt es keinen klassischen „Speichern unter“-Button für die gesamte Datenbank, aber du kannst alle wichtigen Daten manuell exportieren oder automatisierte Tools nutzen.

Obwohl Xero deine Daten sicher in der Cloud speichert, ist es eine bewährte Methode (und oft für die Compliance erforderlich), regelmäßige lokale Backups deiner Finanzdaten zu erstellen. Hier sind die effizientesten Methoden.

Methode 1: Der manuelle Export (Kostenlos)

Xero erlaubt es dir, die wichtigsten Berichte und Listen als Excel- oder CSV-Dateien zu exportieren.

1. Finanzberichte sichern

Dies ist der wichtigste Teil für deine Buchhaltung.

  • Gehe zu Accounting > Reports.
  • Wähle die wichtigsten Berichte aus (z. B. Trial Balance, Profit and Loss, Balance Sheet).
  • Stelle den Zeitraum ein (z. B. "All Time" oder das aktuelle Geschäftsjahr).
  • Klicke auf Export (unten rechts) und wähle Excel oder PDF.

2. Kontakte und Inventar exportieren

  • Kontakte: Gehe zu Contacts > All Contacts. Klicke auf den Button Export.
  • Inventar: Gehe zu Business > Products and Services. Klicke auf Export > CSV.

3. Rechnungen und Belege sichern

  • Ausgangsrechnungen: Gehe zu Business > Invoices. Markiere die gewünschten Rechnungen und klicke auf Export.
  • Eingangsrechnungen: Gehe zu Business > Bills to pay und wiederhole den Export-Vorgang.

4. Das Hauptbuch (General Ledger) – Das Herzstück

Um die detailliertesten Daten zu erhalten:

  • Gehe zu Accounting > Reports > General Ledger.
  • Wähle den Zeitraum aus.
  • Klicke auf Export > Google Sheets oder Excel.

Methode 2: Automatisierte Backups (Empfohlen für Profis)

Wenn dir der manuelle Export zu aufwendig ist, gibt es Drittanbieter-Apps, die täglich vollautomatische Backups erstellen.

  1. Rewind: Das bekannteste Tool für Xero-Backups. Es erstellt tägliche Kopien und ermöglicht es sogar, einzelne Transaktionen rückgängig zu machen.
  2. Control-C: Ein weiterer Anbieter für Cloud-zu-Cloud-Backups.

Vorteil: Du musst nicht daran denken, und die Daten sind im Falle eines versehentlichen Löschens sofort wiederherstellbar.

Wichtige Tipps für dein Backup

  • Regelmäßigkeit: Erstelle mindestens einmal im Monat (nach dem Monatsabschluss) ein manuelles Backup, falls du keine Automatisierung nutzt.
  • DATEV-Export (für Deutschland): Wenn du Xero in Deutschland nutzt, verwende Apps wie Xero to DATEV, um die Daten rechtssicher für den Steuerberater zu sichern.
  • Dateiformat: Speichere Berichte immer als Excel/CSV (zur Weiterverarbeitung) UND als PDF (als revisionssicheres Dokument).
  • Belege: Denke daran, dass Anhänge (PDF-Rechnungen), die du direkt in Xero hochgeladen hast, separat gespeichert werden sollten (z.B. über eine Integration mit Google Drive oder Dropbox).

Zusammenfassung: Xero bietet kein "Full-System-Restore"-Backup mit einem Klick an. Die sicherste manuelle Methode ist der Export des General Ledger und der Trial Balance am Ende jedes Monats.

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