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Tutorial: Word-Dokument als Link teilen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Das Teilen eines Word-Dokuments als Link hat viele Vorteile gegenüber dem klassischen E-Mail-Anhang: Sie sparen Speicherplatz, das Dokument ist immer auf dem neuesten Stand und mehrere Personen können gleichzeitig daran arbeiten.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie ein Word-Dokument ganz einfach als Link freigeben – sowohl über die Desktop-App als auch über Word im Web.

Voraussetzung

Damit Sie einen Link zu Ihrem Dokument erstellen können, muss die Datei in der Microsoft-Cloud (OneDrive oder SharePoint) gespeichert sein. Ist die Datei nur lokal auf Ihrem PC gespeichert, werden Sie beim Teilen aufgefordert, sie zuerst in OneDrive hochzuladen.

Methode 1: Direkt aus der Word Desktop-App (Windows & Mac)

  1. Dokument öffnen:
    Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Microsoft Word.

  2. Auf „Teilen“ klicken:
    Klicken Sie oben rechts in der Menüleiste auf die blaue Schaltfläche Teilen (Share).

  3. Berechtigungen festlegen (Wichtig!):
    Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol oder den Text neben dem Link-Symbol (z. B. „Jeder mit dem Link kann bearbeiten“), um festzulegen, was die Empfänger tun dürfen:

    • Jeder mit dem Link: Jeder, der die Webadresse erhält, kann die Datei öffnen (keine Anmeldung erforderlich).
    • Personen in Ihrer Organisation: Nur Kollegen mit einem Unternehmenskonto haben Zugriff.
    • Bestimmte Personen: Nur explizit genannte E-Mail-Adressen erhalten Zugriff.
    • Zusätzliche Einstellungen:
      • Bearbeitung zulassen: Häkchen setzen (Empfänger darf ändern) oder entfernen (Empfänger darf nur lesen).
      • Ablaufdatum / Kennwort festlegen: (Optional, für mehr Sicherheit).

  4. Link erstellen und kopieren:

    • Klicken Sie auf Übernehmen (Apply).
    • Klicken Sie unten links im Fenster auf Link kopieren (Copy Link).

  5. Link versenden:
    Der Link befindet sich nun in Ihrer Zwischenablage. Sie können ihn einfach per E-Mail, Microsoft Teams, WhatsApp oder über ein anderes Programm einfügen (Strg + V auf Windows bzw. Cmd + V auf Mac).

Methode 2: Über Word im Web (Browser)

  1. Öffnen Sie Ihr Dokument auf office.com in Word für das Web.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den Button Teilen und wählen Sie Link kopieren.
  3. Passen Sie bei Bedarf auch hier über das Zahnrad-Symbol die Berechtigungen an (Lesen oder Bearbeiten).
  4. Klicken Sie auf Kopieren, um den Link in die Zwischenablage zu übernehmen.

Methode 3: Direkt über den Windows-Explorer (OneDrive-Ordner)

Liegt die Datei bereits in Ihrem lokalen OneDrive-Synchronisationsordner auf dem Computer, geht es sogar noch schneller:

  1. Öffnen Sie den Windows-Explorer und navigieren Sie zu Ihrem OneDrive-Ordner.
  2. Machen Sie einen Rechtsklick auf das Word-Dokument.
  3. Wählen Sie das blaue OneDrive-Symbol mit der Beschriftung Teilen (oder direkt Link kopieren).
  4. Stellen Sie die Berechtigungen ein und kopieren Sie den Link.

Zusammenfassung der Vorteile:

  • Keine Versionskonflikte: Alle arbeiten am selben Originaldokument („Dokument_Final_v2.docx“ gehört der Vergangenheit an).
  • Echtzeit-Zusammenarbeit: Sie können live sehen, wer gerade wo im Dokument schreibt.
  • Zugriff widerrufen: Sollte der Link in falsche Hände geraten, können Sie den Zugriff jederzeit über das Freigabe-Menü wieder entziehen.
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