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Tutorial: .txt-Dateien sauber in Excel importieren und formatieren

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Textdateien (.txt) professionell und sauber in Microsoft Excel importierst.

Häufig liegen Daten in einfachen Textdateien vor, getrennt durch Tabulatoren, Kommas oder Semikolons. Damit diese Daten in Excel nicht alle in einer einzigen Spalte landen, folge dieser Anleitung.

Methode 1: Der moderne Import (Power Query) – Empfohlen

Diese Methode ist am besten geeignet, um die Daten direkt beim Import zu strukturieren und sauber zu formatieren.

  1. Excel öffnen: Starte ein neues oder ein bestehendes Excel-Arbeitsblatt.
  2. Daten abrufen: Klicke im Menüband oben auf den Reiter „Daten“.
  3. Quelle wählen: Klicke ganz links auf „Daten abrufen“ > „Aus Datei“ > „Aus Text/CSV“.
  4. Datei auswählen: Suche deine .txt-Datei auf deinem Computer und klicke auf „Importieren“.
  5. Vorschau prüfen: Es öffnet sich ein Fenster mit einer Vorschau deiner Daten.
    • Dateiursprung: Meistens „65001: Unicode (UTF-8)“ für korrekte Umlaute.
    • Trennung: Excel erkennt meist automatisch, ob deine Daten durch Komma, Tabulator oder Semikolon getrennt sind. Falls nicht, kannst du es hier manuell anpassen.
  6. Daten transformieren (Optional): Wenn du bestimmte Spalten löschen oder Formate (z. B. Text statt Zahl) ändern möchtest, klicke auf „Daten transformieren“. Hier kannst du Spalten verschieben oder unerwünschte Inhalte entfernen.
  7. Laden: Klicke auf „Laden“. Deine Daten werden nun als formatierte Tabelle in Excel eingefügt.

Methode 2: Der klassische Textkonvertierungs-Assistent

Falls du eine ältere Excel-Version nutzt oder den Assistenten bevorzugst:

  1. Datei öffnen: Gehe auf „Datei“ > „Öffnen“ und wähle im Dateityp-Dropdown (unten rechts im Fenster) „Alle Dateien (.)“ aus.
  2. Assistent startet: Sobald du die .txt-Datei öffnest, erscheint der Textkonvertierungs-Assistent.
  3. Schritt 1 (Datentyp): Wähle „Getrennt“ (wenn Zeichen wie Kommas die Spalten trennen) oder „Festbreite“. Klicke auf „Weiter“.
  4. Schritt 2 (Trennzeichen): Setze das Häkchen bei dem Zeichen, das in deiner Datei verwendet wird (z. B. Tabulator oder Semikolon). In der Vorschau unten siehst du sofort, ob die Spalten korrekt getrennt werden.
  5. Schritt 3 (Datenformat): Hier kannst du für jede Spalte festlegen, welches Format sie haben soll (Standard, Text oder Datum). Klicke danach auf „Fertig stellen“.

Das „Nice Format“: Die Daten optisch aufbereiten

Nachdem die Daten in den Zellen stehen, sieht es oft noch unübersichtlich aus. So machst du es schick:

  • Spaltenbreite anpassen: Markiere alle Spalten (Klick oben links ins Eck) und mache einen Doppelklick auf eine der Linien zwischen den Spaltenbuchstaben. Alle Spalten passen sich automatisch dem Inhalt an.
  • Als Tabelle formatieren: Markiere deinen Datenbereich und drücke Strg + T. Wähle ein Design aus. Das fügt automatisch Filterpfeile und abwechselnde Zeilenfarben hinzu (Bänderung).
  • Überschriften fixieren: Gehe auf den Reiter „Ansicht“ > „Fenster fixieren“ > „Oberste Zeile fixieren“. So bleibt die Kopfzeile beim Scrollen immer sichtbar.
  • Zahlenformate: Markiere Spalten mit Währungen oder Prozentangaben und nutze die Schnellformatierung im Reiter „Start“ unter der Gruppe „Zahl“.

Tipps für ein sauberes Ergebnis

  • Umlaute: Wenn Ä, Ö oder Ü als komische Symbole angezeigt werden, ändere beim Import den „Dateiursprung“ auf UTF-8.
  • Führende Nullen: Wenn du Artikelnummern hast, die mit 0 beginnen (z. B. 00123), stelle im Import-Assistenten das Spaltenformat unbedingt auf „Text“, sonst löscht Excel die Nullen weg.
  • Leere Zeilen: Diese kannst du nach dem Import schnell über die Filter-Funktion (Pfeil in der Überschrift) suchen und löschen.
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