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Tutorial: Tabellen als Vorlagen in Microsoft Word speichern

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Microsoft Word Tabellenformate speichern kannst, um sie immer wieder zu verwenden.

Wenn du häufig Tabellen mit demselben Layout, denselben Kopfzeilen oder Formatierungen verwendest, musst du diese nicht jedes Mal neu erstellen. Word bietet eine Funktion namens „Schnelltabellen“, mit der du eigene Tabellendesigns in einem Katalog speichern kannst.

Schritt 1: Die Tabelle erstellen und formatieren

Bevor du eine Vorlage speichern kannst, musst du die Tabelle so vorbereiten, wie sie später immer aussehen soll.

  1. Öffne ein Word-Dokument.
  2. Gehe auf den Reiter Einfügen > Tabelle und erstelle deine Tabelle.
  3. Füge alle gewünschten Formatierungen hinzu:
    • Schriftart und Schriftgröße in den Zellen.
    • Hintergrundfarben (Schattierungen).
    • Rahmenlinien und Abstände.
    • Standardtexte (z. B. Überschriften wie „Datum“, „Name“ oder „Betrag“).

Schritt 2: Die Tabelle markieren

Damit Word weiß, was gespeichert werden soll, musst du die gesamte Tabelle auswählen.

  1. Klicke irgendwo in die Tabelle.
  2. Klicke auf das kleine Verschiebe-Symbol (das kleine Kreuz), das oben links an der Ecke der Tabelle erscheint. Die gesamte Tabelle muss nun markiert sein.

Schritt 3: Als Vorlage (Schnelltabelle) speichern

Jetzt fügst du die markierte Tabelle dem Katalog für Schnelltabellen hinzu.

  1. Gehe im Menüband auf den Reiter Einfügen.
  2. Klicke auf die Schaltfläche Tabelle.
  3. Bewege die Maus ganz nach unten auf den Punkt Schnelltabellen.
  4. Klicke ganz unten im Untermenü auf Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern....

Schritt 4: Details der Vorlage festlegen

Es öffnet sich ein Fenster namens „Neuen Baustein erstellen“. Hier kannst du die Vorlage benennen:

  • Name: Gib der Tabelle einen eindeutigen Namen (z. B. „Projektplan_Vorlage“).
  • Katalog: Hier sollte bereits „Tabellen“ ausgewählt sein.
  • Kategorie: Du kannst sie unter „Allgemein“ lassen oder eine eigene Kategorie erstellen.
  • Speichern in: Standardmäßig ist hier „Building Blocks.dotx“ ausgewählt. Das sorgt dafür, dass die Vorlage in allen deinen Word-Dokumenten verfügbar ist.
  • Klicke auf OK.

Schritt 5: Die gespeicherte Tabelle wiederverwenden

Wenn du die Tabelle in einem neuen Dokument einfügen möchtest, geht das nun mit wenigen Klicks:

  1. Setze den Cursor an die Stelle, an der die Tabelle erscheinen soll.
  2. Gehe auf Einfügen > Tabelle.
  3. Wähle Schnelltabellen.
  4. Suche in der Liste nach dem Namen, den du vergeben hast, und klicke darauf. Die Tabelle wird sofort mit allen Formatierungen eingefügt.

Profi-Tipp: Tabellenvorlagen verwalten oder löschen

Falls du eine Vorlage ändern oder löschen möchtest:

  1. Gehe auf Einfügen > Erkundung von Schnellbausteinen (das kleine Icon mit den Dokumententeilen, meist neben dem Textfeld-Icon).
  2. Wähle Organizer für Bausteine.
  3. Suche in der Liste nach dem Namen deiner Tabelle (du kannst die Liste nach „Katalog“ sortieren, um die Tabellen schneller zu finden).
  4. Hier kannst du die Tabelle Löschen oder die Eigenschaften bearbeiten.
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