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Tutorial: So verbindest du Calendly mit Make.com

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Hier ist ein detailliertes Schritt-für-Schritt-Tutorial, wie du Calendly mit Make.com (ehemals Integromat) verbindest, um deine Terminplanung zu automatisieren.

Die Verknüpfung von Calendly und Make.com ermöglicht es dir, automatisch Daten an dein CRM zu senden, Slack-Benachrichtigungen zu verschicken oder Follow-up-E-Mails zu automatisieren, sobald jemand einen Termin bei dir bucht.

Voraussetzungen

  • Ein Calendly-Konto (Professional-Plan oder höher für Webhooks erforderlich).
  • Ein Make.com-Konto.

Schritt 1: Ein neues Szenario in Make erstellen

  1. Logge dich bei Make.com ein.
  2. Klicke oben rechts auf den Button "+ Create a new scenario".
  3. Klicke auf das große Plus-Symbol in der Mitte und suche nach "Calendly".

Schritt 2: Den Trigger auswählen

Damit Make weiß, wann es aktiv werden soll, musst du einen Auslöser (Trigger) festlegen.

  1. Wähle aus der Liste der Calendly-Module den Trigger "Watch Events" aus.
    • Hinweis: Dies ist ein "Instant"-Trigger, der sofort reagiert, wenn ein Termin gebucht wird.
  2. Klicke im nächsten Fenster bei "Webhook" auf "Add".

Schritt 3: Calendly mit Make verbinden (Connection)

Jetzt müssen die beiden Konten autorisiert werden.

  1. Gib der Verbindung einen Namen (z. B. "Mein Calendly Konto").
  2. Klicke auf "Save" (oder "Connect").
  3. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster von Calendly. Logge dich ein (falls nicht schon geschehen) und bestätige den Zugriff mit einem Klick auf "Authorize".
  4. Wähle im Webhook-Setup den "Organization Scope" oder "User Scope" (meistens ist "User" ausreichend, wenn es nur um deine Termine geht).
  5. Wähle unter "Event Types" aus, worauf Make reagieren soll (z. B. invitee.created für neue Buchungen oder invitee.canceled für Absagen).
  6. Klicke auf "Save" und dann auf "OK".

Schritt 4: Die Verbindung testen

Bevor du weitere Module hinzufügst, solltest du prüfen, ob die Daten korrekt ankommen.

  1. Klicke unten links in Make auf "Run once".
  2. Gehe zu deiner Calendly-Buchungsseite und führe eine Test-Buchung durch.
  3. Gehe zurück zu Make. Du solltest nun sehen, dass das Calendly-Modul eine weiße "1" in einem grünen Kreis zeigt. Klicke darauf, um die empfangenen Daten (Name, E-Mail, Antworten auf Fragen) zu sehen.

Schritt 5: Weitere Module hinzufügen (Action)

Jetzt kannst du bestimmen, was mit den Daten passieren soll.

  1. Klicke auf das kleine Plus am Rand des Calendly-Moduls.
  2. Wähle ein weiteres Tool aus, z. B.:
    • Google Sheets: "Add a Row" (Um Teilnehmer in einer Liste zu speichern).
    • Slack: "Create a Message" (Um dich über den neuen Termin zu informieren).
    • Gmail: "Send an Email" (Für eine personalisierte Bestätigung).
  3. Verknüpfe die Datenfelder aus Calendly (z. B. Invitee Name) mit den Feldern des Ziel-Moduls per Drag-and-Drop.

Schritt 6: Szenario aktivieren

  1. Wenn alles zu deiner Zufriedenheit eingestellt ist, klicke unten links auf das Speichern-Symbol (Diskette).
  2. Stelle den Schalter unten links von "OFF" auf "ON".

Profi-Tipps für Calendly & Make:

  • Antworten auf benutzerdefinierte Fragen: Wenn du in Calendly eigene Fragen gestellt hast (z. B. "Wie groß ist dein Team?"), findest du diese in Make unter dem Punkt Questions and Answers. Du musst eventuell durch das Array mappen, um eine spezifische Antwort herauszufiltern.
  • Filter nutzen: Du kannst zwischen das Calendly-Modul und das nächste Modul einen Filter setzen (auf die Verbindungslinie klicken), wenn das Szenario nur bei bestimmten Event-Typen (z. B. nur beim "Strategie-Gespräch") ausgeführt werden soll.
  • Fehlerbehandlung: Nutze "Error Handler", falls mal eine E-Mail-Adresse falsch eingegeben wurde, damit dein Szenario nicht stoppt.

Glückwunsch! Dein Calendly-Workflow ist nun vollständig automatisiert.

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