Tutorial

How to set up Calendly Stripe integration [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du im Jahr 2025 die Stripe-Integration in Calendly einrichtest, um Zahlungen direkt bei der Buchung zu automatisieren.

Die Integration von Stripe in Calendly ist der effizienteste Weg, um sicherzustellen, dass du für deine Zeit bezahlt wirst. Ob Coaching-Sitzungen, Beratungsgespräche oder Workshops – mit dieser Anleitung richtest du den Prozess in wenigen Minuten ein.

Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher, dass du:

  1. Einen Calendly-Account hast (Standard-, Professional- oder Enterprise-Plan erforderlich).
  2. Einen Stripe-Account besitzt (verifiziert und aktiv).

Schritt 1: Stripe mit Calendly verbinden

  1. Einloggen: Melde dich in deinem Calendly-Dashboard an.
  2. Integrationen öffnen: Klicke oben im Menü auf den Reiter "Integrationen" (Integrations).
  3. Stripe auswählen: Suche in der Liste nach Stripe und klicke darauf.
  4. Verbindung herstellen: Klicke auf den Button "Stripe verbinden" (Connect Stripe).
  5. Autorisierung: Du wirst zu Stripe weitergeleitet. Logge dich ein und bestätige die Verbindung mit Calendly. Sobald dies abgeschlossen ist, wirst du automatisch zurück zu Calendly geleitet.

Schritt 2: Zahlungen für ein Event aktivieren

Nachdem die Konten verknüpft sind, musst du festlegen, für welche Termine du Geld verlangen möchtest.

  1. Ereignistyp wählen: Gehe zu deiner Startseite und wähle den Ereignistyp (Event Type) aus, den du kostenpflichtig machen möchtest (oder erstelle einen neuen).
  2. Bearbeiten: Klicke auf das Zahnrad-Symbol und wähle "Bearbeiten".
  3. Zahlungseinstellungen: Scrolle im Menü nach unten zum Punkt "Zahlungen" (Collect Payments).
  4. Stripe aktivieren:
    • Wähle "Zahlungen mit Stripe akzeptieren".
    • Gib den Betrag ein (z. B. 100,00).
    • Wähle die Währung (EUR - Euro).
  5. Zahlungsbedingungen: Gib in das Textfeld deine Stornierungs- oder Erstattungsbedingungen ein (dies wird dem Kunden beim Checkout angezeigt).
  6. Speichern: Klicke auf "Speichern und Schließen".

Schritt 3: Den Buchungsvorgang testen

Es ist wichtig, die Integration zu testen, bevor du den Link an Kunden schickst.

  1. Öffne deinen Buchungslink in einem Inkognito-Fenster.
  2. Wähle ein Datum und eine Uhrzeit aus.
  3. Du solltest nun sehen, dass unter den Kontaktdaten ein Feld für die Kreditkartendaten erscheint.
  4. Hinweis: Ohne Bezahlung kann der Termin nun nicht mehr final gebucht werden.

Schritt 4: Best Practices für 2025

  • Automatisierte Quittungen: Stripe sendet standardmäßig Quittungen. Du kannst dies in deinem Stripe-Dashboard unter "Einstellungen > Kunden-E-Mails" anpassen.
  • Steuersätze: In Calendly kannst du direkt keine MwSt. separat ausweisen. Wenn du dies rechtssicher machen möchtest, solltest du den Preis "inkl. MwSt." angeben und dies in den Zahlungsbedingungen erwähnen oder ein Tool wie Zapier nutzen, um Stripe mit einer Buchhaltungssoftware (z. B. Lexoffice oder SevDesk) zu verbinden.
  • Stornierungen: Wenn du einen Termin in Calendly absagst, erfolgt keine automatische Rückerstattung über Stripe. Du musst die Rückerstattung manuell im Stripe-Dashboard auslösen.

Warum diese Integration nutzen?

  • Kein Rechnungsschreiben: Du sparst dir das manuelle Erstellen von Rechnungen und das Mahnwesen.
  • Weniger No-Shows: Kunden, die vorab bezahlen, erscheinen deutlich zuverlässiger zu Terminen.
  • Sicherheit: Stripe erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards (PCI-Konformität), sodass du keine sensiblen Kreditkartendaten selbst speichern musst.

Fertig! Dein Business ist nun bereit, Zahlungen vollautomatisch entgegenzunehmen. Viel Erfolg bei deinen Buchungen 2025!

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