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So verknüpfst du mehrere Kalender mit deiner Calendly-Buchungsseite [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein aktuelles Tutorial für das Jahr 2025, wie du mehrere Kalender (z. B. Arbeit, Privat, Freelance) mit Calendly verbindest, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Die Verwaltung verschiedener Lebensbereiche kann kompliziert sein. Vielleicht nutzt du Google Calendar für die Arbeit, aber iCloud für deine privaten Termine. Damit ein Kunde keinen Termin bucht, während du eigentlich beim Zahnarzt bist, musst du Calendly erlauben, alle deine Kalender auf Konflikte zu prüfen.

Warum mehrere Kalender verknüpfen?

  • Keine Doppelbuchungen: Calendly sieht geblockte Zeiten in allen verbundenen Konten.
  • Work-Life-Balance: Private Termine blockieren automatisch deine berufliche Verfügbarkeit.
  • Zentralisierung: Du musst nicht manuell Termine von einem Kalender in den anderen kopieren.

Schritt 1: Gehe zu den Kalendereinstellungen

  1. Melde dich in deinem Calendly-Dashboard an.
  2. Klicke oben rechts auf dein Profilbild oder den Menüpunkt „Account“ (Konto).
  3. Wähle im Dropdown-Menü den Punkt „Calendar Connections“ (Kalenderverbindungen) aus.

Schritt 2: Weitere Kalenderkonten hinzufügen

Standardmäßig hast du meist schon einen Kalender verknüpft. Um einen weiteren hinzuzufügen:

  1. Klicke auf die Schaltfläche „+ Add Calendar Account“ (Kalenderkonto hinzufügen).
  2. Wähle den Anbieter aus (Google, Microsoft Outlook, Exchange oder iCloud).
  3. Logge dich mit den entsprechenden Zugangsdaten ein und autorisiere Calendly, auf deinen Kalender zuzugreifen.

Hinweis: Du kannst Konten von verschiedenen Anbietern mischen (z. B. ein Google-Konto und ein Outlook-Konto).

Schritt 3: Die Konfliktprüfung einstellen („Check for conflicts“)

Das ist der wichtigste Schritt. Nur weil ein Kalender verbunden ist, heißt das noch nicht, dass Calendly ihn automatisch scannt.

  1. Suche auf der Seite „Kalenderverbindungen“ den Bereich „Check for conflicts“.
  2. Klicke auf „Edit“ (Bearbeiten).
  3. Setze ein Häkchen bei allen Kalendern, die Calendly berücksichtigen soll.
  4. Klicke auf „Update“.

Jetzt wird Calendly bei jeder Buchungsanfrage prüfen, ob du in einem dieser Kalender bereits einen Termin hast.

Schritt 4: Den Ziel-Kalender festlegen („Add to calendar“)

Du musst Calendly sagen, in welchen Kalender neue Buchungen eingetragen werden sollen (da dies in der Regel nur einer sein kann).

  1. Suche den Bereich „Add to calendar“.
  2. Klicke auf „Edit“.
  3. Wähle das Hauptkonto und den spezifischen Unterkalender aus, in dem neue Termine erscheinen sollen.

Schritt 5: Profi-Tipp für 2025 – Die Synchronisation testen

Um sicherzugehen, dass alles funktioniert:

  1. Erstelle einen Test-Termin in deinem privaten Kalender (z. B. „Mittagspause“).
  2. Öffne deine öffentliche Calendly-Buchungsseite in einem Inkognito-Fenster.
  3. Prüfe, ob dieser Zeitraum nun als „besetzt“ angezeigt wird.

Wichtige Hinweise für 2025:

  • Abonnement-Stufen: Beachte, dass die Verknüpfung von mehreren Kalendern (mehr als ein Kalenderkonto) in der Regel ein kostenpflichtiges Abo erfordert (z. B. den Standard oder Teams Plan). Im kostenlosen Tarif kannst du meist nur ein Konto verbinden.
  • Unterkalender: Wenn du innerhalb eines Google-Kontos mehrere Unterkalender hast (z. B. „Feiertage“, „Projekt A“), kannst du diese ebenfalls einzeln in der Konfliktprüfung an- oder abwählen.
  • Datenschutz: Deine Kunden sehen niemals die Details deiner Termine (wie „Zahnarzt“). Sie sehen lediglich, dass du zu dieser Zeit „Besetzt“ oder „Nicht verfügbar“ bist.

Fertig! Du hast nun ein professionelles Setup, das deine gesamte Zeitplanung schützt.

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