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Tutorial: So legst du einen neuen Kunden in MINDBODY an

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du ein neues Kundenprofil in MINDBODY erstellst.

Die korrekte Anlage von Kundenprofilen ist die Basis für eine reibungslose Studio-Verwaltung, automatisiertes Marketing und eine saubere Buchhaltung. In dieser Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du dabei vorgehst.

Schritt 1: Den Bereich „Kunden“ aufrufen

Logge dich in dein MINDBODY-Konto ein.

  1. Klicke im Hauptmenü (meist links oder oben) auf den Reiter Kunden (Clients).
  2. Du gelangst automatisch zur Kundensuche.

Schritt 2: Suche vor der Neuanlage (Wichtig!)

Bevor du einen Kunden neu anlegst, solltest du immer prüfen, ob er bereits im System existiert, um Dubletten zu vermeiden.

  1. Gib den Namen des Kunden in das Suchfeld ein.
  2. Wenn kein Ergebnis erscheint, klicke rechts auf die Schaltfläche Neuen Kunden hinzufügen (Add New Client).

Schritt 3: Die Basisdaten eingeben (Schnellanlage)

In der Maske „Neuen Kunden hinzufügen“ kannst du zunächst die wichtigsten Informationen eingeben:

  • Vorname & Nachname: (Pflichtfelder)
  • E-Mail-Adresse: Wichtig für Buchungsbestätigungen und Logins.
  • Mobiltelefon: Wichtig für SMS-Erinnerungen.
  • Geburtsdatum: Hilfreich für Marketing-Aktionen (z. B. Geburtstags-E-Mails).

Schritt 4: Benachrichtigungseinstellungen (DSGVO-konform)

Ein entscheidender Punkt in MINDBODY sind die Kommunikations-Optionen. Scrolle zum Bereich Benachrichtigungen (Reminders & Notifications):

  1. E-Mails/SMS für Kontotransaktionen: Bestätigungen für Käufe.
  2. E-Mails/SMS für Termine/Kurs-Bestätigungen: Bestätigungen für Buchungen.
  3. Marketing-E-Mails: Setze hier nur ein Häkchen, wenn der Kunde explizit zugestimmt hat (Double-Opt-In-Verfahren beachten).

Schritt 5: Zusätzliche Informationen (Optional)

Klicke auf Erweitert oder öffne das vollständige Profil, um weitere Details hinzuzufügen:

  • Adresse: Für eine korrekte Rechnungsstellung.
  • Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden? (Referral Source): Wichtig für die Auswertung deines Marketings.
  • Kundenbeziehung: Hier kannst du Familienmitglieder verknüpfen (z. B. Eltern zahlen für Kinder).

Schritt 6: Profil speichern

Wähle eine der beiden Optionen am unteren Bildschirmrand:

  • Erstellen: Legt das Profil an und bleibt auf der aktuellen Seite.
  • Speichern: Legt das Profil an und führt dich direkt in die Detailansicht des neuen Kunden.

Profi-Tipps für die Kundenanlage:

  1. Zahlungsmethode hinterlegen: Wenn der Kunde eine Kreditkarte oder ein Lastschriftmandat hinterlegen möchte, gehe im Profil auf den Reiter Rechnungsinformationen (Billing Information) und speichere die Daten sicher ab.
  2. Profilfoto: Ein Foto hilft deinem Team am Check-in, die Kunden persönlich zu begrüßen. Klicke einfach auf das Platzhalter-Bild im Profil, um ein Foto hochzuladen oder per Webcam aufzunehmen.
  3. Haftungsausschluss (Waiver): Falls du digitale Haftungsausschlüsse nutzt, kannst du im Profil sehen, ob der Kunde diesen bereits unterschrieben hat. Falls nicht, kannst du ihm den Link direkt aus dem System heraus erneut zusenden.

Zusammenfassung der wichtigsten Felder (Checkliste):

  • [ ] Vor- und Nachname
  • [ ] E-Mail-Adresse
  • [ ] Telefonnummer
  • [ ] Werbe-Einwilligung (Opt-in)
  • [ ] Herkunftsquelle (Marketing-Kanal)
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