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Tutorial: So baust du ein automatisiertes Lead-Management-System in Make.com (Pipedrive)

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du ein professionelles, automatisiertes Lead-Management-System mit Make.com (ehemals Integromat) und Pipedrive erstellst.

In der heutigen Zeit entscheidet oft die Geschwindigkeit der Erstkontaktaufnahme ("Speed to Lead") über Erfolg oder Misserfolg im Vertrieb. In diesem Tutorial lernst du, wie du einen Prozess automatisierst, der Leads von deiner Website (z. B. Typeform oder Webflow) direkt in Pipedrive anlegt, Dubletten prüft und dein Team benachrichtigt.

1. Voraussetzungen

Bevor wir starten, stelle sicher, dass du folgende Accounts hast:

  • Make.com Account
  • Pipedrive Account
  • Lead-Quelle (z. B. Typeform, Google Forms, Facebook Lead Ads oder ein einfacher Webhook)

Schritt 1: Der Trigger – Den Lead empfangen

Jede Automatisierung beginnt mit einem Auslöser (Trigger). In unserem Beispiel nutzen wir ein Kontaktformular.

  1. Erstelle ein neues Scenario in Make.com.
  2. Klicke auf das Plus-Symbol und suche nach deiner Formular-App (z. B. Typeform).
  3. Wähle den Trigger "Watch Responses".
  4. Verbinde deinen Account und wähle das entsprechende Formular aus.
  5. Führe eine Test-Antwort in deinem Formular aus, damit Make die Datenfelder (Name, E-Mail, Telefon) erkennt.

Schritt 2: Dubletten-Check in Pipedrive (Best Practice)

Bevor wir einen neuen Kontakt anlegen, prüfen wir, ob die Person bereits in Pipedrive existiert, um Datenmüll zu vermeiden.

  1. Füge ein neues Modul hinzu: Pipedrive.
  2. Wähle die Aktion "Search for Items".
  3. Konfiguration:
    • Item Type: Person
    • Field: Email
    • Term: Wähle die E-Mail-Adresse aus dem Formular-Modul (Schritt 1).
  4. Klicke auf OK.

Schritt 3: Router & Logik (Existiert der Lead schon?)

Wir nutzen einen Router, um zu entscheiden: Legen wir eine neue Person an oder aktualisieren wir eine bestehende?

  1. Füge hinter dem Pipedrive-Suchmodul einen Router hinzu.
  2. Pfad A (Neue Person):
    • Klicke auf die Verbindungslinie und setze einen Filter.
    • Bedingung: ID (aus der Suche) Does not exist.
    • Füge ein Pipedrive-Modul "Create a Person" hinzu. Nutze Name, E-Mail und Telefon aus dem Formular.
  3. Pfad B (Bestehende Person):
    • Filter-Bedingung: ID (aus der Suche) Exists.
    • (Optional) Füge ein Pipedrive-Modul "Update a Person" hinzu, falls du Infos ergänzen willst.

Schritt 4: Den Deal in Pipedrive erstellen

Nachdem die Person angelegt oder gefunden wurde, erstellen wir das eigentliche Verkaufschancen-Objekt (Deal).

  1. Füge hinter beiden Pfaden (oder nach dem Zusammenführen) das Modul Pipedrive "Create a Deal" hinzu.
  2. Konfiguration:
    • Title: z. B. [Projektname] - [Name der Person]
    • Status: Open
    • Stage: Wähle deine Eingangs-Pipeline-Stufe (z. B. "Lead erhalten").
    • Person ID: Hier nutzt du die ID der neu erstellten Person ODER der gefundenen Person (nutze die ifempty Funktion in Make, falls nötig).
    • Value: Falls du ein Budget im Formular abfragst, mappe es hierhin.

Schritt 5: Team-Benachrichtigung (Slack oder Email)

Damit dein Vertrieb sofort reagieren kann, senden wir eine Benachrichtigung.

  1. Füge das Modul Slack "Create a Message" oder Gmail/Outlook "Send an Email" hinzu.
  2. Schreibe eine Nachricht:

Schritt 6: Testen und Aktivieren

  1. Klicke unten links in Make auf "Run once".
  2. Sende ein Test-Formular ab.
  3. Überprüfe in Pipedrive:
    • Wurde die Person korrekt angelegt?
    • Ist der Deal in der richtigen Pipeline-Stufe?
    • Sind alle Datenfelder (E-Mail, Notizen) befüllt?
  4. Wenn alles funktioniert: Schalte das Scenario oben rechts auf ON.

Profi-Tipps für Pipedrive-Automatisierung:

  • Notizen hinzufügen: Nutze das Modul "Pipedrive: Create a Note", um alle Freitext-Antworten aus deinem Formular direkt an den Deal zu hängen. So hat der Vertriebler alle Infos auf einen Blick.
  • Labels setzen: Nutze Labels (z. B. "Heißer Lead"), um Deals basierend auf Antworten im Formular automatisch zu priorisieren.
  • Verzögerung (Delay): Wenn du nachts keine Leads verteilen willst, kannst du einen "Sleep"-Schritt einbauen oder die Benachrichtigung zeitlich steuern.

Zusammenfassung des Workflows:

  1. Trigger: Formular-Eingang.
  2. Suche: Gibt es den Kontakt schon?
  3. Aktion: Person anlegen/aktualisieren.
  4. Aktion: Deal erstellen und verknüpfen.
  5. Notification: Team informieren.

Mit diesem System stellst du sicher, dass kein Lead mehr verloren geht und deine Daten in Pipedrive immer sauber strukturiert sind!

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