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Tutorial: Shopify-Bestellungen automatisch mit Notion synchronisieren

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du deine Shopify-Bestellungen automatisch in eine Notion-Datenbank überträgst.

Da es keine direkte "Eingebaut"-Funktion von Shopify zu Notion gibt, nutzen wir ein Automatisierungstool. In diesem Tutorial verwenden wir Make (ehemals Integromat), da es flexibler und oft kostengünstiger als Zapier ist.

Voraussetzungen

  • Ein Shopify-Shop.
  • Ein Notion-Account.
  • Ein kostenloser Account bei Make.com.

Schritt 1: Die Notion-Datenbank vorbereiten

Bevor wir die Technik verbinden, muss das Ziel feststehen.

  1. Erstelle in Notion eine neue Seite und füge eine Datenbank (Table View) hinzu.
  2. Benenne die Spalten (Properties) genau so, wie du die Daten brauchst. Empfohlene Spalten:
    • Bestellnummer (Property: Titel oder Text)
    • Kunde (Property: Text)
    • E-Mail (Property: E-Mail)
    • Gesamtbetrag (Property: Zahl, Format: Euro)
    • Bestelldatum (Property: Datum)
    • Status (Property: Select - z.B. "Bezahlt", "Versendet")

Schritt 2: Ein neues Szenario in Make erstellen

  1. Logge dich bei Make ein und klicke auf "Create a new scenario".
  2. Klicke auf das große "+" und suche nach der App Shopify.
  3. Wähle als Trigger: "Watch Orders" (dieser löst aus, wenn eine neue Bestellung eingeht).

Schritt 3: Shopify mit Make verbinden

  1. Klicke auf "Add", um eine Verbindung zu deinem Shopify-Shop herzustellen.
  2. Du musst deine Shop-Subdomain eingeben (z.B. dein-shop-name von dein-shop-name.myshopify.com).
  3. Bestätige die Installation der Make-App in deinem Shopify-Admin-Bereich.
  4. Wähle bei "Status" meistens "any" oder "paid", je nachdem, wann die Bestellung in Notion erscheinen soll.

Schritt 4: Das Notion-Modul hinzufügen

  1. Klicke auf den kleinen Halbkreis rechts neben dem Shopify-Modul, um ein weiteres Modul hinzuzufügen.
  2. Suche nach Notion.
  3. Wähle die Aktion: "Create a Database Item".
  4. Klicke auf "Add", um Make den Zugriff auf Notion zu erlauben.
    • Wichtig: Wähle in Notion nur die Seiten/Workspaces aus, auf die Make zugreifen darf (stelle sicher, dass deine neue Bestelldatenbank dabei ist).
  5. Suche unter "Database ID" nach dem Namen deiner eben erstellten Notion-Tabelle.

Schritt 5: Mapping (Daten zuordnen)

Jetzt sagst du Make, welche Shopify-Daten in welche Notion-Spalte fließen sollen. Wenn du in die Felder klickst, öffnet sich eine Liste mit Shopify-Variablen.

  • Bestellnummer: Wähle Order Number oder Name.
  • Kunde: Wähle Customer: First Name und Customer: Last Name.
  • E-Mail: Wähle Customer: Email.
  • Gesamtbetrag: Wähle Total Price.
  • Bestelldatum: Wähle Created At.

Schritt 6: Testlauf und Aktivierung

  1. Klicke unten links auf "Run once".
  2. Make wartet nun auf eine Bestellung. Wenn du keine echte Bestellung machen willst, kannst du in Shopify eine "Testbestellung" über das Shopify Payments Test-Gateway erstellen.
  3. Wenn alles grün leuchtet, schau in Notion nach: Die Daten sollten dort nun in einer Zeile stehen.
  4. Wenn alles passt: Stelle den Schalter unten links auf "ON".

Profi-Tipps für deine Notion-Datenbank:

  • Produkte auflisten: Wenn du die einzelnen Produkte der Bestellung sehen willst, musst du in Make eine "Iterator"-Funktion zwischen Shopify und Notion schalten, da eine Bestellung oft mehrere Artikel (Line Items) enthält.
  • Link zu Shopify: Erstelle eine Formel-Spalte in Notion, die automatisch den Link zur Bestellung im Shopify-Admin generiert: concat("https://dein-shop.myshopify.com/admin/orders/", prop("Bestell-ID")).
  • Filter nutzen: Nutze Notion-Ansichten, um nur "Offene Bestellungen" oder "Bestellungen über 100€" anzuzeigen.

Fertig! Ab jetzt wird jede neue Shopify-Bestellung vollautomatisch in dein Notion-Dashboard übertragen.

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