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Wie du Bestellungen auf Shopify über benutzerdefinierte Fulfillment-Dienste abwickelst [2025 Easy Guide]

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Hier ist ein aktueller, leicht verständlicher Guide für das Jahr 2025, wie du externe Logistikpartner (3PL) oder private Lagerhäuser in Shopify einbindest.

Nicht jeder Shopify-Händler nutzt das Shopify Fulfillment Network oder Apps wie Amazon MCF. Wenn du mit einem lokalen Lager, einem spezialisierten Logistikpartner oder einem privaten Dropshipping-Agenten zusammenarbeitest, ist der „Benutzerdefinierte Fulfillment-Dienst“ (Custom Fulfillment Service) die beste Lösung.

In diesem Guide erfährst du Schritt für Schritt, wie du diesen Prozess 2025 einrichtest und automatisierst.

Was ist ein benutzerdefinierter Fulfillment-Dienst?

Ein benutzerdefinierter Dienst ist ein Logistikpartner, der Bestellungen per E-Mail erhält. Sobald du eine Bestellung in Shopify als „erfüllt“ markierst, sendet Shopify automatisch eine E-Mail mit allen Bestelldaten (inklusive einer CSV-Datei) an deinen Partner.

Schritt 1: Den Fulfillment-Dienst in Shopify anlegen

Zuerst musst du Shopify mitteilen, wer dein Partner ist und wohin die Bestelldaten gesendet werden sollen.

  1. Logge dich in dein Shopify Admin ein.
  2. Gehe unten links auf Einstellungen (Settings).
  3. Klicke auf den Menüpunkt Versand und Zustellung (Shipping and Delivery).
  4. Scrolle ganz nach unten zum Bereich Benutzerdefiniertes Fulfillment (Custom Order Fulfillment).
  5. Klicke auf Fulfillment-Dienst hinzufügen (Add fulfillment service).
  6. Gib den Namen deines Partners ein (z. B. "Logistikzentrum Müller").
  7. Gib die E-Mail-Adresse ein, an die die Bestellungen gesendet werden sollen.
  8. Klicke auf Speichern.

Schritt 2: Produkte dem Dienst zuweisen

Damit Shopify weiß, welche Produkte von diesem Partner verschickt werden, musst du die Inventar-Einstellungen der Produkte anpassen.

  1. Gehe zu Produkte.
  2. Wähle ein Produkt aus (oder nutze die Bulk-Bearbeitung für mehrere Produkte).
  3. Scrolle zum Abschnitt Inventar (Inventory).
  4. Suche das Feld Inventar wird verwaltet von (Inventory managed by).
  5. Wähle im Dropdown-Menü den Namen deines neu angelegten Fulfillment-Dienstes aus.
  6. Stelle sicher, dass du eine SKU (Stock Keeping Unit) für das Produkt hinterlegt hast – dein Partner benötigt diese zur Identifizierung.
  7. Klicke auf Speichern.

Schritt 3: Den Fulfillment-Prozess starten

Wenn ein Kunde nun ein Produkt kauft, das diesem Dienst zugewiesen ist, passiert Folgendes:

  1. Die Bestellung erscheint in deinem Admin unter Bestellungen.
  2. Klicke auf die Bestellung.
  3. Klicke auf Fulfillment anfordern (Request fulfillment).
  4. Shopify sendet nun automatisch eine E-Mail mit allen Details (Artikel, Menge, Lieferadresse) an die hinterlegte E-Mail-Adresse deines Partners.

Pro-Tipp für 2025: Du kannst in den Einstellungen unter Zahlungsabwicklung festlegen, dass Shopify diesen Schritt automatisch ausführt („Bestellungen automatisch erfüllen“), sobald die Zahlung eingegangen ist.

Schritt 4: Versand bestätigen und Tracking-Nummer hinzufügen

Sobald dein Partner das Paket verschickt hat, gibt er dir (meist per E-Mail oder über ein Portal) die Tracking-Nummer durch.

  1. Gehe zur entsprechenden Bestellung in Shopify.
  2. Klicke auf Als erfüllt markieren (Mark as fulfilled), falls du es nicht automatisch eingestellt hast.
  3. Gib die Tracking-Nummer und den Versanddienstleister (z.B. DHL, Hermes, UPS) ein.
  4. Der Kunde erhält automatisch die Versandbestätigung per E-Mail.

3 Experten-Tipps für 2025

  1. SKU-Synchronisation: Achte penibel darauf, dass die SKUs in Shopify exakt mit den SKUs im System deines Logistikers übereinstimmen. Schon ein kleiner Tippfehler führt zu Fehlern im Lager.
  2. Verpackungshinweise: Du kannst in den Benachrichtigungs-Einstellungen von Shopify das E-Mail-Template für Fulfillment-Anfragen anpassen, falls dein Partner zusätzliche Informationen (wie Zollhinweise) benötigt.
  3. Automatisierung über Apps: Wenn dein Partner wächst, solltest du von der E-Mail-Lösung auf eine API-Anbindung oder Apps wie Stocky oder Matrixify umsteigen, um Bestände in Echtzeit zu synchronisieren.

Fazit

Die manuelle Einrichtung eines Fulfillment-Dienstes ist ideal für den Start oder für die Zusammenarbeit mit kleineren, spezialisierten Partnern. Es ist kostengünstig, benötigt keine komplexe IT-Infrastruktur und lässt sich in unter 10 Minuten einrichten.

Hast du Fragen zur Anbindung spezieller Dienstleister? Schreib es in die Kommentare!

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