Tutorial: Organigramme in Excel erstellen

Dieses Tutorial zeigt dir, wie du in Excel professionelle Organigramme (Org-Charts) erstellst. Wir konzentrieren uns auf zwei Ansätze: Die klassische SmartArt-Methode (schnell & einfach) und den Visio Data Visualizer (wirklich dynamisch durch Tabellenverknüpfung).

Methode 1: Klassische SmartArt (Der schnelle Weg)

Die SmartArt-Funktion ist ideal, wenn du die Struktur manuell eingeben möchtest, aber dennoch ein sauberes Design erwartest.

Schritt 1: SmartArt einfügen

1. Öffne Excel und gehe im Menüband auf den Tab Einfügen.
2. Klicke auf Illustrationen -> SmartArt.
3. Wähle in der Liste links die Kategorie Hierarchie.
4. Wähle das erste Symbol (Organigramm) und klicke auf OK.

Schritt 2: Den Textbereich nutzen (Wichtig!)

Anstatt direkt in die Kästchen zu klicken, solltest du den Textbereich nutzen:

1. Klicke auf das kleine Pfeilsymbol am linken Rand des SmartArt-Rahmens, um das Textfenster zu öffnen.
2. Hier kannst du Namen und Positionen wie in einer Aufzählung tippen.
3. Die Steuerung der Ebenen:
   • Tab-Taste: Schiebt eine Person eine Ebene tiefer (wird zum Untergebenen).
   • Umschalt + Tab: Schiebt eine Person eine Ebene höher.

Schritt 3: Design anpassen

1. Klicke auf das Organigramm.
2. Oben erscheint der Reiter SmartArt-Design.
3. Hier kannst du unter Farben ändern professionelle Farbschemata wählen oder unter SmartArt-Formatvorlagen 3D-Effekte oder Schatten hinzufügen.

Methode 2: Visio Data Visualizer (Der dynamische Weg)

Dies ist die modernere Methode. Hier erstellt Excel das Organigramm automatisch basierend auf einer Tabelle. Wenn du die Tabelle änderst, aktualisiert sich das Diagramm per Klick.

Schritt 1: Das Add-In aktivieren

1. Gehe auf Einfügen -> Add-Ins abrufen.
2. Suche nach "Microsoft Visio Data Visualizer" und klicke auf Hinzufügen.
3. (Keine Sorge, du brauchst kein kostenpflichtiges Visio-Abo für die Grundfunktionen).

Schritt 2: Diagramm-Typ wählen

1. Ein Fenster öffnet sich. Klicke auf Organigramm.
2. Wähle ein Layout (z. B. "Hybrid" oder "Von oben nach unten").
3. Excel erstellt nun automatisch eine Beispieltabelle und das dazu passende Diagramm.

Schritt 3: Daten anpassen

Das Diagramm ist mit der neu erstellten Tabelle verknüpft. Die Tabelle hat meist folgende Spalten:

• Mitarbeiter-ID: Eindeutige Nummer.
• Name: Name der Person.
• Vorgesetzten-ID: Hier gibst du die ID der Person ein, der dieser Mitarbeiter unterstellt ist. Das ist der Schlüssel zur Dynamik!
• Rollen-Typ: (Manager, Mitarbeiter, etc.)

So wird es dynamisch:

1. Ändere einen Namen in der Tabelle oder füge eine neue Zeile hinzu.
2. Klicke im Diagramm-Fenster oben auf den Button Aktualisieren (Refresh).
3. Das Diagramm baut sich automatisch nach deinen Tabellenänderungen neu auf.

Vergleich: Welche Methode für wen?

Profi-Tipp für Methode 1:

Wenn du ein "Assistenten"-Kästchen (das seitlich abzweigt) hinzufügen möchtest: Klicke mit der rechten Maustaste auf eine Form -> Form hinzufügen -> Assistenten hinzufügen.

Welche Methode bevorzugst du für dein Projekt?