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Tutorial: Ordner in Outlook (Desktop) verwalten

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Dieses Tutorial führt dich Schritt für Schritt durch den Prozess, wie du in der Outlook Desktop-App (Windows/Mac) Ordner erstellst, verwaltest und löschst, um deine E-Mails besser zu organisieren.

Inhaltsverzeichnis

  1. Einen neuen Hauptordner erstellen
  2. Einen Unterordner erstellen
  3. Ordner umbenennen oder verschieben
  4. Einen Ordner löschen
  5. Wichtige Hinweise & Tipps

1. Einen neuen Hauptordner erstellen

Wenn du einen Ordner auf der obersten Ebene (parallel zum Posteingang) erstellen möchtest:

  1. Öffne Outlook.
  2. Klicke in der linken Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf deinen Kontonamen (deine E-Mail-Adresse).
  3. Wähle im Kontextmenü die Option Neuer Ordner....
  4. Es erscheint ein leeres Textfeld. Tippe den gewünschten Namen ein und drücke die Enter-Taste.

Alternative über das Menüband:

  1. Klicke oben im Menü auf den Reiter Ordner.
  2. Klicke auf die Schaltfläche Neuer Ordner.
  3. Gib den Namen ein und wähle im Fenster aus, wo der Ordner platziert werden soll.

2. Einen Unterordner erstellen

Um die Struktur weiter zu verfeinern (z.B. ein Ordner "Rechnungen" innerhalb von "Finanzen"):

  1. Suche den Ordner, in dem der Unterordner erscheinen soll.
  2. Klicke mit der rechten Maustaste auf diesen Ordner.
  3. Wähle Neuer Ordner....
  4. Gib den Namen ein und bestätige mit Enter.

3. Ordner umbenennen oder verschieben

  • Umbenennen: Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner und wähle Ordner umbenennen. Tippe den neuen Namen und drücke Enter.
  • Verschieben: Du kannst einen Ordner einfach mit der linken Maustaste anklicken, gedrückt halten und in einen anderen Ordner ziehen (Drag & Drop).

4. Einen Ordner löschen

Wenn du einen Ordner nicht mehr benötigst:

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner, den du entfernen möchtest.
  2. Wähle im Menü die Option Ordner löschen.
  3. Bestätige die Sicherheitsabfrage mit Ja.

Hinweis: Der Ordner wird nicht sofort endgültig gelöscht, sondern in den Ordner "Gelöschte Elemente" verschoben. Dort kannst du ihn bei Bedarf wiederherstellen, indem du ihn einfach wieder zurückziehst.

5. Wichtige Hinweise & Tipps

  • Systemordner: Standardordner wie Posteingang, Gesendete Elemente, Entwürfe oder Papierkorb können nicht gelöscht oder umbenannt werden.
  • Favoriten: Wenn du einen Ordner sehr oft benutzt, klicke mit der rechten Maustaste darauf und wähle Zu Favoriten hinzufügen. Er erscheint dann ganz oben in der Liste, egal wo er eigentlich gespeichert ist.
  • Synchronisation: Wenn du ein IMAP- oder Exchange-Konto (z.B. Outlook.com, Gmail, Firmenkonto) nutzt, werden die erstellten Ordner automatisch mit deinem Smartphone und der Web-Version von Outlook synchronisiert.
  • Suchordner: Outlook bietet auch "Suchordner" (ganz unten in der Liste). Diese löschen keine E-Mails, sondern zeigen nur E-Mails an, die bestimmte Kriterien erfüllen (z.B. "Ungelesene Nachrichten").

Zusammenfassung (Quick-Check)

  • Rechtsklick auf Konto/Ordner -> Neuer Ordner.
  • Rechtsklick auf Ordner -> Ordner löschen.
  • Drag & Drop zum Verschieben.
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