Tutorial: Microsoft Word-Dokumente mit Kommentaren und Nachverfolgungen als PDF speichern

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Microsoft Word-Dokumente inklusive der „Änderungen nachverfolgen“-Markierungen korrekt in ein PDF konvertierst.

Wenn du in Word mit der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ arbeitest, stehst du oft vor der Wahl: Soll das fertige PDF die Korrekturen (das Markup) anzeigen oder soll es wie das fertige, saubere Dokument aussehen? Dieses Tutorial zeigt dir beide Wege.

Schritt 1: Die Ansicht in Word vorbereiten

Bevor du das Dokument speicherst, musst du festlegen, was genau im PDF sichtbar sein soll.

1. Öffne dein Word-Dokument.
2. Klicke oben im Menüband auf den Reiter Überprüfen.
3. In der Gruppe „Nachverfolgung“ findest du ein Dropdown-Menü (standardmäßig steht dort oft „Alle Markups“).
   • Alle Markups: Zeigt alle Korrekturen und Kommentare an. (Wähle dies, wenn das PDF die Änderungen zeigen soll).
   • Einfaches Markup: Zeigt rote Linien am Rand, aber nicht jede einzelne Änderung im Text.
   • Kein Markup: Zeigt das Dokument so an, als wären alle Änderungen bereits angenommen (saubere Fassung).
   • Original: Zeigt das Dokument vor allen Änderungen.

Schritt 2: Exportieren als PDF (mit sichtbaren Änderungen)

Dies ist der sicherste Weg, um sicherzustellen, dass die Sprechblasen und farbigen Markierungen im PDF erscheinen.

1. Klicke auf Datei -> Exportieren.
2. Wähle PDF/XPS-Dokument erstellen und klicke auf die Schaltfläche rechts.
3. Ein Fenster öffnet sich. Klicke hier noch nicht auf „Veröffentlichen“, sondern auf die Schaltfläche Optionen....
4. Im Bereich „Was veröffentlicht werden soll“:
   • Stelle sicher, dass im Dropdown-Menü Dokument mit Markups ausgewählt ist.
5. Klicke auf OK.
6. Wähle den Speicherort und klicke auf Veröffentlichen.

Schritt 3: Alternative über die Druckfunktion

Sollte der Export-Weg nicht wie gewünscht funktionieren, ist die Druckfunktion eine zuverlässige Alternative.

1. Gehe auf Datei -> Drucken.
2. Wähle als Drucker Microsoft Print to PDF (oder einen anderen PDF-Drucker wie Adobe PDF).
3. Suche unter den Einstellungen den Punkt Alle Seiten drucken. Klicke auf den kleinen Pfeil daneben.
4. Ganz unten in diesem Menü muss ein Häkchen bei Markups drucken gesetzt sein.
   • Hinweis: Wenn du das Häkchen entfernst, wird das PDF die „saubere“ Version ohne Korrekturen anzeigen.
5. Klicke auf Drucken und gib den Dateinamen für dein PDF an.

Schritt 4: PDF ohne Änderungen (saubere Fassung) erstellen

Falls du die Änderungen im Word-Dokument behalten, aber dem Kunden oder Chef ein „sauberes“ PDF schicken möchtest:

1. Gehe zu Datei -> Exportieren -> PDF/XPS-Dokument erstellen.
2. Klicke auf Optionen....
3. Wähle im Dropdown „Was veröffentlicht werden soll“ einfach nur Dokument (statt „Dokument mit Markups“).
4. Klicke auf OK und dann auf Veröffentlichen.

Zusammenfassung der wichtigsten Einstellungen

Profi-Tipp:

Überprüfe das PDF nach dem Erstellen immer kurz per Doppelklick. Manchmal verschieben sich durch die Kommentarspalten am rechten Rand die Seitenränder. Wenn das PDF zu „gequetscht“ aussieht, kannst du in Word unter dem Reiter Überprüfen -> Markup anzeigen -> Sprechblasen die Option „Alle Überarbeitungen im Text anzeigen“ wählen, um die rechte Spalte zu minimieren.