Tutorial: Leads mit Apollo.io gewinnen und als CSV exportieren

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du mit Apollo.io Leads findest und diese effizient als CSV-Datei exportierst.

Apollo.io ist eines der mächtigsten B2B-Tools für den Vertrieb. Es bietet Zugriff auf eine Datenbank von über 275 Millionen Kontakten. In diesem Guide lernst du Schritt für Schritt, wie du deine Zielgruppe filterst und die Daten für dein CRM oder Cold-Outreach exportierst.

Schritt 1: Die Zielgruppe definieren (Search & Filter)

Bevor du exportieren kannst, musst du die richtigen Kontakte finden.

1. Einloggen: Melde dich bei deinem Apollo.io Account an.
2. Search-Bereich öffnen: Klicke in der oberen Menüleiste auf "Search" und wähle "People" (für individuelle Kontakte).
3. Filter anwenden: Nutze die linke Seitenleiste, um deine Suche einzugrenzen:
   • Job Titles: (z. B. "CEO", "Head of Sales", "Marketing Manager")
   • Company: (Unternehmensgröße, Branche, Standort)
   • Location: (Land oder Stadt, z. B. "Germany" oder "Berlin")
   • Industry: (z. B. "Software Development", "Real Estate")
   • Buying Intent: (Optional: Zeigt Unternehmen, die gerade aktiv nach Lösungen suchen)

Schritt 2: Leads auswählen und speichern

Apollo unterscheidet zwischen "Suchen" und "Speichern". Um die E-Mail-Adressen und Telefonnummern freizuschalten, musst du die Leads speichern.

1. Leads markieren: Hake die Kontrollkästchen neben den Namen an, die du exportieren möchtest. Wenn du alle auf der Seite (oder eine bestimmte Anzahl) auswählen willst, nutze das oberste Häkchen-Symbol.
2. In Liste speichern:
   • Klicke auf den Button "Save".
   • Wähle "Add to List".
   • Erstelle eine neue Liste (z. B. "Leads_Agenturen_DE_2024") oder wähle eine bestehende aus.
3. Credits bestätigen: Apollo wird dich fragen, ob du deine Credits (E-Mail oder Mobile) nutzen möchtest, um die Daten freizuschalten. Bestätige dies.

Schritt 3: Die Leads als CSV exportieren

Sobald die Leads in einer Liste gespeichert sind, kannst du sie exportieren.

1. Navigiere zu "Saved": Klicke im Search-Bereich oben auf den Reiter "Saved".
2. Liste auswählen: Wähle auf der linken Seite unter "Lists" die Liste aus, die du gerade erstellt hast.
3. Leads selektieren: Markiere die Leads, die exportiert werden sollen (nutze "Select All", um die gesamte Liste zu wählen).
4. Export-Funktion:
   • Klicke oben rechts auf den Button "Export".
   • Wähle im Dropdown-Menü "CSV".
5. Einstellungen anpassen:
   • Du kannst wählen, ob du alle Spalten (All Fields) oder nur bestimmte Spalten (Custom Fields, z.B. nur Name, E-Mail, Firma) exportieren möchtest.
   • Klicke auf "Export".
6. Download: Die Datei wird generiert. Du erhältst meistens eine Benachrichtigung im Browser oder per E-Mail, sobald der Download bereit ist.

Wichtige Tipps für den Erfolg

1. Achte auf deine Credits

Jeder Export verbraucht Credits. Im kostenlosen Plan ist die Anzahl der monatlichen E-Mail-Credits stark begrenzt. Prüfe in deinem Profil unter "Settings" -> "Billing", wie viele Credits dir noch zur Verfügung stehen.

2. Datenqualität prüfen (E-Mail Status)

Exportiere am besten nur Kontakte mit dem Status "Verified". So verhinderst du, dass deine E-Mails beim Versand geblockt werden (Bounce Rate), da diese Adressen von Apollo bereits verifiziert wurden.

3. DSGVO-Hinweis (Wichtig für Deutschland)

Wenn du Leads aus Deutschland exportierst und für Kaltakquise nutzt, achte darauf, dass dies im B2B-Bereich nur bei "mutmaßlichem Interesse" erlaubt ist. Nutze die Daten verantwortungsbewusst und biete immer eine Opt-out-Möglichkeit an.

4. CRM Integration

Anstatt manuell als CSV zu exportieren, bietet Apollo auch direkte Integrationen für HubSpot, Salesforce und Pipedrive an. Das spart Zeit beim Datenabgleich.

Fertig! Du hast nun eine saubere CSV-Datei, die du in Excel, Google Sheets oder dein bevorzugtes Outreach-Tool (wie Instantly oder Woodpecker) hochladen kannst.