Tutorial: Kreditkartenausgaben in QuickBooks Online erfassen
Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du Kreditkartenausgaben in QuickBooks Online (QBO) erfasst.
Die korrekte Erfassung von Kreditkartentransaktionen ist entscheidend für eine saubere Buchhaltung und einen reibungslosen Bankabgleich am Monatsende. In QuickBooks Online gibt es zwei Hauptwege, um diese Ausgaben zu verbuchen: Manuell (z. B. wenn du einen Beleg sofort erfassen willst) oder automatisch über den Bank-Feed.
Methode 1: Manuelle Erfassung einer Kreditkartenausgabe
Nutze diese Methode, wenn du keine direkte Verbindung zu deiner Bank hast oder einen Kauf sofort festhalten möchtest, bevor er im Bank-Feed erscheint.
Schritt 1: Das „Neu“-Menü öffnen
Klicke oben links in der Navigationsleiste auf das Plus-Symbol (+ Neu).
Schritt 2: „Ausgabe“ auswählen
Wähle unter der Spalte „Lieferanten“ den Punkt Ausgabe (in der englischen Version: Expense).
Schritt 3: Details der Transaktion eingeben
Fülle das Formular wie folgt aus:
- Zahlungsempfänger: Wähle den Händler oder Lieferanten aus (oder erstelle einen neuen).
- Zahlungskonto: Dies ist der wichtigste Schritt. Wähle hier dein Kreditkartenkonto aus (z. B. „Visa 1234“), nicht dein Girokonto.
- Zahlungsdatum: Gib das Datum an, an dem der Kauf getätigt wurde.
- Zahlungsmethode: Wähle „Kreditkarte“ (optional).
Schritt 4: Kategorisierung und Betrag
- Kategorie: Wähle das passende Buchhaltungskonto (z. B. „Bürobedarf“, „Reisekosten“ oder „Werbung“).
- Beschreibung: Gib optional Details zum Kauf an.
- Betrag: Trage den Bruttobetrag ein.
- MwSt./USt. (falls aktiviert): Wähle den korrekten Steuersatz aus.
Schritt 5: Speichern
Klicke unten rechts auf Speichern und schließen.
Methode 2: Erfassung über den Bankdaten-Feed (Empfohlen)
Wenn deine Kreditkarte mit QuickBooks verknüpft ist, werden die Transaktionen automatisch importiert. Du musst sie lediglich bestätigen.
Schritt 1: Zu „Bankdaten“ navigieren
Gehe im linken Menü auf Buchhaltung (oder „Transaktionen“) und wähle Bankdaten.
Schritt 2: Kreditkartenkonto wählen
Klicke oben in der Kachel-Übersicht auf dein Kreditkartenkonto. Du siehst nun eine Liste aller noch nicht bearbeiteten Transaktionen.
Schritt 3: Transaktion prüfen und kategorisieren
Klicke auf eine einzelne Transaktion, um die Details zu öffnen:
- QuickBooks schlägt oft eine Kategorie vor. Prüfe, ob diese korrekt ist.
- Wähle den Lieferanten aus.
- Falls QuickBooks eine Übereinstimmung (Match) mit einer manuell erfassten Ausgabe findet, klicke auf Abgleichen.
Schritt 4: Bestätigen
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen (oder „Bestätigen“), um die Transaktion fest in deine Bücher zu übernehmen.
Sonderfall: Kreditkartenabrechnung bezahlen
Wenn du deine Kreditkartenrechnung von deinem Geschäftskonto (Girokonto) aus bezahlst, ist dies keine „Ausgabe“, sondern eine Umbuchung.
- Klicke auf + Neu.
- Wähle Umbuchung (Transfer).
- Konto (von): Wähle dein Girokonto.
- Konto (an): Wähle dein Kreditkartenkonto.
- Betrag: Gib die Summe der Zahlung ein.
- Klicke auf Speichern und schließen.
Profi-Tipps für die Kreditkartenverwaltung
- Belege anhängen: Scanne deine Belege mit der QuickBooks Mobile App oder lade sie direkt im Formular „Ausgabe“ hoch. So bist du bei einer Steuerprüfung auf der sicheren Seite.
- Regelmäßiger Abgleich: Führe einmal im Monat einen Bankabgleich (Reconcile) durch. Vergleiche dabei den Endkontostand deiner monatlichen Kreditkartenabrechnung mit dem Kontostand in QuickBooks.
- Privatausgaben vermeiden: Solltest du versehentlich privat mit der Firmenkarte gezahlt haben, kategorisiere dies als „Privatentnahme“ (Equity/Owner's Draw), um deine Betriebsausgaben nicht zu verfälschen.
Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf die Standard-Benutzeroberfläche von QuickBooks Online. Je nach Version oder Region können Begriffe leicht variieren.