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Tutorial: Excel PIVOTBY – Filtern mit mehreren Kriterien

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Hier ist ein detailliertes Tutorial zur neuen Excel-Funktion PIVOTBY, mit dem Fokus darauf, wie du Daten nach mehreren Kriterien filterst.

Die Funktion PIVOTBY ist eine der leistungsstärksten neuen dynamischen Array-Funktionen in Excel (verfügbar in Microsoft 365). Sie ermöglicht es dir, Pivot-Tabellen direkt per Formel zu erstellen, die sich automatisch aktualisieren.

Ein entscheidender Vorteil ist das 10. Argument der Funktion: [filter_array]. Damit kannst du deine Auswertung präzise eingrenzen.

1. Die Grundsyntax von PIVOTBY

Bevor wir zu den Filtern kommen, hier der Aufbau der Funktion:

=PIVOTBY(row_fields; col_fields; values; function; [field_headers]; [row_total_depth]; [row_sort_order]; [col_total_depth]; [col_sort_order]; [filter_array])
  • row_fields: Was soll in die Zeilen?
  • col_fields: Was soll in die Spalten?
  • values: Welche Zahlen sollen berechnet werden?
  • function: SUMME, MITTELWERT, ANZAHL etc.
  • filter_array: Hier setzen wir unsere Kriterien an.

2. Logik für mehrere Kriterien

Um nach mehreren Kriterien zu filtern, nutzen wir die Boolesche Logik innerhalb des filter_array-Arguments:

  • UND-Verknüpfung (beide müssen erfüllt sein): Nutze das Sternchen *.
    • Syntax: (Bereich1="Kriterium1") * (Bereich2="Kriterium2")
  • ODER-Verknüpfung (eines von beiden muss erfüllt sein): Nutze das Pluszeichen +.
    • Syntax: (Bereich1="Kriterium1") + (Bereich2="Kriterium2")

3. Praxisbeispiel: Schritt für Schritt

Stell dir vor, du hast eine Tabelle namens Verkäufe mit den Spalten: Produkt, Region, Verkäufer und Umsatz.

Szenario:

Du möchtest eine Pivot-Tabelle erstellen, die den Umsatz pro Produkt (Zeilen) und Region (Spalten) anzeigt, aber nur für:

  1. Die Region "Nord"
  2. UND einen Umsatz von über 500 €.

Die Formel:

=PIVOTBY(
    Verkäufe[Produkt]; 
    Verkäufe[Region]; 
    Verkäufe[Umsatz]; 
    SUMME; 
    3; 
    0; 
    ; 
    0; 
    ; 
    (Verkäufe[Region]="Nord") * (Verkäufe[Umsatz]>500)
)

Erklärung der Argumente in diesem Beispiel:

  1. Verkäufe[Produkt]: Zeilenbeschriftung.
  2. Verkäufe[Region]: Spaltenbeschriftung.
  3. Verkäufe[Umsatz]: Die zu berechnenden Werte.
  4. SUMME: Die Berechnungsart.
  5. 3: Zeigt Überschriften an.
  6. 0: Keine Gesamtsummen für Zeilen.
  7. (leer): Standardsortierung.
  8. 0: Keine Gesamtsummen für Spalten.
  9. (leer): Standardsortierung.
  10. *`(Verkäufe[Region]="Nord") (Verkäufe[Umsatz]>500)`**: Dies ist unser Filter. Nur Zeilen, die beide Bedingungen erfüllen, fließen in die Pivot-Berechnung ein.

4. Filtern mit ODER-Logik

Möchtest du beispielsweise alle Umsätze sehen, die entweder in der Region "Nord" ODER in der Region "Süd" getätigt wurden, sieht das Filter-Argument so aus:

(Verkäufe[Region]="Nord") + (Verkäufe[Region]="Süd")

5. Profi-Tipp: Dynamische Filter mit Zellbezügen

Anstatt die Kriterien ("Nord", 500) direkt in die Formel zu schreiben, kannst du auf Zellen verweisen. Das macht deinen Bericht interaktiv.

Wenn in Zelle H1 die Region und in H2 der Mindestumsatz steht: ... ; (Verkäufe[Region]=H1) * (Verkäufe[Umsatz]>H2))

Zusammenfassung der Vorteile

  • Kein manuelles Aktualisieren: Im Gegensatz zur klassischen Pivot-Tabelle aktualisiert sich PIVOTBY sofort, wenn sich die Quelldaten ändern.
  • Flexibilität: Du kannst komplexe Filterlogiken einbauen, die über die Standard-Slicer hinausgehen.
  • Schlankes Design: Eine einzige Formel ersetzt ein ganzes Tabellenobjekt.

Wichtig: Achte darauf, dass alle Bereiche innerhalb der Formel (Zeilen, Spalten, Filter) die gleiche Anzahl an Zeilen haben, da Excel sonst den Fehler #WERT! ausgibt.

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