Excel 2013: Datenschnitte (Slicer) – Daten filtern mit einem visuellen Dashboard

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel 2013 Datenschnitte (Slicer) verwendest, um ein interaktives, visuelles Dashboard zu erstellen.

Datenschnitte sind eine der besten Funktionen, die mit Excel 2010 eingeführt und in Excel 2013 deutlich verbessert wurden. Sie ermöglichen es dir, Tabellen mit nur einem Klick zu filtern, anstatt mühsam Dropdown-Menüs zu nutzen. Das macht deine Tabellen nicht nur benutzerfreundlicher, sondern verleiht ihnen eine professionelle Dashboard-Optik.

Voraussetzungen

Damit Datenschnitte funktionieren, müssen deine Daten als "Als Tabelle formatieren" definiert sein. Ein normaler Zellbereich reicht nicht aus.

Schritt 1: Daten in eine Tabelle umwandeln

1. Markiere deinen Datensatz (oder klicke in eine beliebige Zelle innerhalb deiner Daten).
2. Drücke die Tastenkombination Strg + T (oder gehe auf Einfügen > Tabelle).
3. Bestätige im Dialogfeld, dass deine Tabelle Überschriften hat, und klicke auf OK.
4. Deine Daten haben nun ein farbiges Design und Filter-Pfeile in den Überschriften.

Schritt 2: Datenschnitte einfügen

Nun erstellen wir die visuellen Filter-Schaltflächen:

1. Klicke irgendwo in deine neue Tabelle.
2. Gehe oben im Menüband auf den Reiter Einfügen.
3. Klicke in der Gruppe "Filter" auf Datenschnitt.
4. Ein Fenster öffnet sich, das alle deine Spaltenüberschriften anzeigt. Setze ein Häkchen bei den Spalten, nach denen du filtern möchtest (z. B. Region, Produkt oder Verkäufer).
5. Klicke auf OK.

Schritt 3: Das Dashboard-Layout gestalten

Excel zeigt nun für jede gewählte Spalte ein separates Fenster (den Datenschnitt) an. Diese kannst du nun wie Grafiken anordnen:

• Verschieben: Klicke auf den Rand eines Datenschnitts und ziehe ihn an die gewünschte Position (z. B. über oder links neben deine Tabelle).
• Größe ändern: Nutze die Ziehpunkte an den Ecken, um die Fenstergröße anzupassen.
• Spaltenanzahl ändern: Wenn ein Datenschnitt zu lang ist, kannst du die Schaltflächen nebeneinander anzeigen. Markiere den Datenschnitt, gehe oben auf den Reiter Optionen (Slicer-Tools) und erhöhe den Wert bei Spalten.

Schritt 4: Das Design anpassen

Damit die Datenschnitte optisch zu deinem Bericht passen:

1. Klicke einen Datenschnitt an.
2. Wähle unter Slicer-Tools > Optionen eine passende Datenschnitt-Formatvorlage aus. Du kannst verschiedene Farben wählen, um Kategorien optisch zu trennen.
3. Unter Datenschnitt-Einstellungen (Rechtsklick auf den Slicer) kannst du zudem die Kopfzeile ausblenden oder die Sortierung ändern.

Schritt 5: Die Bedienung (Interaktion)

Dein visuelles Dashboard ist nun einsatzbereit:

• Einfache Auswahl: Klicke auf eine Schaltfläche (z. B. "Nord"), und die Tabelle zeigt sofort nur noch die Daten für "Nord" an.
• Mehrfachauswahl: Halte die Strg-Taste gedrückt, während du auf verschiedene Schaltflächen klickst, um mehrere Filter gleichzeitig zu aktivieren.
• Bereich auswählen: Halte die Umschalt-Taste gedrückt, um einen zusammenhängenden Bereich von Schaltflächen zu wählen.
• Filter löschen: Klicke auf das rote Kreuz-Symbol (Filter löschen) in der oberen rechten Ecke des Datenschnitts.

Profi-Tipp: Datenschnitte für Pivot-Tabellen

Datenschnitte sind besonders mächtig, wenn du sie mit Pivot-Tabellen kombinierst. Wenn du mehrere Pivot-Tabellen aus derselben Datenquelle hast, kannst du einen Datenschnitt mit allen Tabellen gleichzeitig verbinden (Rechtsklick auf Slicer > Berichtsverbindungen). So steuerst du mit einem Klick dein gesamtes Reporting-Dashboard!

Zusammenfassung der Vorteile

• Benutzerfreundlichkeit: Auch Kollegen ohne Excel-Kenntnisse können Daten intuitiv filtern.
• Sichtbarkeit: Man sieht sofort, welche Filter gerade aktiv sind (im Gegensatz zu herkömmlichen Filtern).
• Design: Verwandelt eine langweilige Liste in ein interaktives Werkzeug.