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Tutorial: Einfache BESTANDSVERWALTUNG in Google Sheets erstellen | Kostenlose Vorlage

Melden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du eine einfache und effektive Bestandsverwaltung in Google Sheets erstellst.

In diesem Tutorial lernst du, wie du ohne teure Software dein eigenes Lagerverwaltungssystem aufbaust. Wir nutzen Google Sheets, damit du von überall (auch mobil) auf deine Bestände zugreifen kannst.

Schritt 1: Die Struktur festlegen

Zuerst erstellen wir zwei Tabellenblätter in deiner Google Tabelle. Benenne sie unten in der Registerkarte um:

  1. Bestand: Hier siehst du die Übersicht über alle Produkte und den aktuellen Lagerstand.
  2. Buchungen: Hier trägst du jeden Wareneingang und Warenausgang ein.

Schritt 2: Das Tabellenblatt "Bestand" einrichten

Gehe auf das erste Blatt und erstelle folgende Spaltenüberschriften in der ersten Zeile:

  • A: Artikel-ID (Eindeutige Nummer)
  • B: Produktname
  • C: Kategorie
  • D: Anfangsbestand (Was ist bereits im Lager?)
  • E: Eingänge (Wird automatisch berechnet)
  • F: Ausgänge (Wird automatisch berechnet)
  • G: Aktueller Bestand (Berechnetes Feld)
  • H: Meldebestand (Ab welcher Menge willst du gewarnt werden?)

Schritt 3: Das Tabellenblatt "Buchungen" einrichten

Wechsle zum zweiten Blatt. Hier werden alle Bewegungen dokumentiert:

  • A: Datum
  • B: Artikel-ID (Muss exakt mit der ID im Bestandsblatt übereinstimmen)
  • C: Typ (Wähle hier per Dropdown: „Eingang“ oder „Ausgang“)
  • D: Menge
  • E: Notiz

Pro-Tipp: Nutze für die Spalte "Typ" die Datenvalidierung (Einfügen -> Dropdown), um Tippfehler zu vermeiden.

Schritt 4: Die Automatisierung mit Formeln

Jetzt verknüpfen wir beide Blätter. Gehe zurück zum Blatt "Bestand".

1. Eingänge berechnen (Spalte E)

Gib in Zelle E2 folgende Formel ein und ziehe sie nach unten: =SUMMEWENN(Buchungen!B:B; A2; Buchungen!D:D * (Buchungen!C:C="Eingang")) (Hinweis: In manchen Regionen musst du SUMIFS bzw. SUMMEWENNS nutzen, wenn du mehrere Kriterien hast).

Einfacher ist oft: =SUMMEWENN(Buchungen!B:B; A2; Buchungen!D:D) – wenn du Eingänge als positive und Ausgänge als negative Zahlen in das Buchungsblatt schreibst.

2. Aktueller Bestand (Spalte G)

Die Formel für den aktuellen Bestand lautet: =D2 + E2 - F2 (Anfangsbestand + Eingänge - Ausgänge)

Schritt 5: Visuelle Warnung (Bedingte Formatierung)

Damit du sofort siehst, wenn ein Artikel zur Neige geht, nutzen wir die bedingte Formatierung:

  1. Markiere die Spalte "Aktueller Bestand".
  2. Gehe auf Format -> Bedingte Formatierung.
  3. Regel: "Kleiner als oder gleich".
  4. Wert: Klicke auf die Zelle des Meldebestands (z. B. =$H2).
  5. Wähle eine rote Hintergrundfarbe.

Schritt 6: Nutzung im Alltag

  • Neues Produkt: Trage es einfach im Blatt "Bestand" ein.
  • Ware kommt an: Trage das Datum, die ID und die Menge im Blatt "Buchungen" als "Eingang" ein.
  • Ware wird verkauft: Trage es im Blatt "Buchungen" als "Ausgang" ein.

Dein Lagerbestand im ersten Blatt aktualisiert sich nun vollautomatisch.

[KOSTENLOSE VORLAGE]

Du möchtest nicht alles selbst tippen? Hier ist das Grundgerüst für deine Struktur:

  1. Öffne ein leeres Google Sheet.
  2. Erstelle die oben genannten Spalten.
  3. Nutze die SUMMEWENN-Funktion, um die Blätter zu verbinden.

Vorteile dieser Lösung:

  • Kostenlos: Keine monatlichen Gebühren.
  • Echtzeit: Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig buchen.
  • Anpassbar: Du kannst jederzeit Spalten für Preise, Lieferanten oder Lagerorte hinzufügen.

Viel Erfolg bei der Organisation deines Lagers!

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