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Tutorial: Dropdown-Listen in ausfüllbaren PDF-Formularen erstellen mit Adobe Acrobat Pro

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du in Adobe Acrobat Pro Dropdown-Listen (auch Kombinationsfelder genannt) in ein ausfüllbares PDF-Formular einfügst.

Dropdown-Listen sind ideal, um Platz zu sparen und sicherzustellen, dass Benutzer nur aus vorgegebenen Optionen wählen können. In Adobe Acrobat Pro ist dieser Vorgang unkompliziert.

Schritt 1: Das Dokument vorbereiten

  1. Öffne Adobe Acrobat Pro.
  2. Öffne die PDF-Datei, die du in ein Formular umwandeln möchtest, oder erstelle ein leeres Dokument.
  3. Klicke in der rechten Werkzeugleiste auf „Formular vorbereiten“ (Prepare Form).
    • Hinweis: Falls das Werkzeug nicht rechts erscheint, findest du es oben im Reiter „Werkzeuge“.

Schritt 2: Das Dropdown-Werkzeug auswählen

  1. In der oberen Werkzeugleiste (die nun für Formulare angepasst ist) siehst du verschiedene Symbole für Textfelder, Kontrollkästchen etc.
  2. Suche das Symbol für das Kombinationsfeld (Dropdown-Liste) – es sieht meist aus wie ein kleines Rechteck mit einem Pfeil nach unten.
  3. Klicke auf dieses Symbol. Dein Cursor verwandelt sich nun in ein Fadenkreuz mit einem kleinen Listen-Icon.

Schritt 3: Das Feld platzieren und benennen

  1. Klicke an die Stelle im Dokument, an der die Dropdown-Liste erscheinen soll, und ziehe mit der Maus die gewünschte Größe auf.
  2. Ein kleines gelbes Fenster öffnet sich. Gib dem Feld unter „Feldname“ einen eindeutigen Namen (z. B. „Auswahl_Land“).
  3. Klicke auf den blauen Link „Alle Eigenschaften“, um das Einstellungsmenü zu öffnen.

Schritt 4: Antwortoptionen hinzufügen

Dies ist der wichtigste Schritt, um die Liste mit Inhalten zu füllen:

  1. Gehe im Fenster „Eigenschaften“ auf den Reiter „Optionen“.
  2. Gib unter „Element“ die erste Auswahlmöglichkeit ein (z. B. „Deutschland“).
  3. Klicke auf „Hinzufügen“. Das Wort erscheint nun in der Liste darunter.
  4. Wiederhole dies für alle weiteren Optionen (z. B. „Österreich“, „Schweiz“).
  5. Tipp: Wenn du möchtest, dass die Liste standardmäßig leer ist oder einen Hinweistext zeigt, füge als erstes Element etwas wie „Bitte wählen...“ hinzu.

Schritt 5: Zusätzliche Einstellungen (Optional)

Im selben „Optionen“-Reiter kannst du weitere Funktionen aktivieren:

  • Elemente sortieren: Alphabetische Sortierung deiner Liste.
  • Benutzern die Eingabe von benutzerdefiniertem Text gestatten: Erlaubt es dem Nutzer, ein eigenes Wort zu schreiben, falls keine Option passt.
  • Ausgewählten Wert sofort validieren: Nützlich, wenn die Auswahl Berechnungen in anderen Feldern auslöst.

Schritt 6: Optik anpassen

Wechsle zum Reiter „Erscheinungsbild“, um:

  • Die Schriftart und -größe festzulegen.
  • Die Rahmenfarbe oder Hintergrundfarbe des Feldes zu ändern.

Schritt 7: Speichern und Testen

  1. Klicke auf „Schließen“ im Eigenschaften-Fenster.
  2. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Vorschau“, um das Formular aus Nutzersicht zu testen.
  3. Wenn alles funktioniert, klicke auf „Bearbeiten verlassen“ und speichere dein PDF unter Datei > Speichern unter.

Profi-Tipps:

  • Exportwerte: Wenn du die Daten später in eine Datenbank exportieren willst, kannst du im Reiter „Optionen“ für jedes Element einen unterschiedlichen Exportwert festlegen (z. B. Element: „Deutschland“, Exportwert: „DE“).
  • Kopieren: Wenn du mehrere identische Dropdown-Listen benötigst, kannst du das Feld mit Strg + C kopieren und mit Strg + V einfügen. Achte darauf, die Feldnamen zu ändern, wenn sie unabhängig voneinander ausgefüllt werden sollen.
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