Tutorial: Datumskontrollen mit der Datenüberprüfung in Excel anwenden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Datumskontrollen mithilfe der Datenüberprüfung in Microsoft Excel anwendest.

In Excel ist es oft wichtig, sicherzustellen, dass Nutzer nur gültige Daten in bestimmte Zellen eingeben – zum Beispiel ein Lieferdatum, das in der Zukunft liegen muss, oder ein Geburtsdatum, das nicht nach dem heutigen Tag liegen darf. Die Funktion Datenüberprüfung hilft dir dabei, Fehleingaben von vornherein zu verhindern.

Schritt 1: Den Zielbereich markieren

Wähle zuerst die Zelle oder den Zellbereich aus, für den die Datumsregel gelten soll (z. B. die Spalte "Termine").

Schritt 2: Das Menü „Datenüberprüfung“ öffnen

1. Klicke im Menüband oben auf den Reiter Daten.
2. Suche in der Gruppe Datentools nach dem Befehl Datenüberprüfung (oft ein Symbol mit einem grünen Haken und einem roten Verbotszeichen).
3. Klicke darauf. Ein Dialogfenster öffnet sich.

Schritt 3: Die Datumskriterien festlegen

Im Reiter Einstellungen nimmst du nun die eigentliche Konfiguration vor:

1. Zulassen: Wähle im Dropdown-Menü den Punkt Datum aus.
2. Daten: Hier entscheidest du, welche Art von Einschränkung du brauchst. Die gängigsten Optionen sind:
   • zwischen: Das Datum muss innerhalb eines Zeitraums liegen (z. B. Projektstart bis Projektende).
   • größer als: Das Datum muss nach einem bestimmten Tag liegen.
   • ungleich: Ein bestimmter Tag (z. B. ein Feiertag) soll ausgeschlossen werden.
3. Anfangsdatum / Enddatum: Gib hier entweder ein festes Datum ein (z. B. 01.01.2024) oder nutze eine Excel-Formel.

Profi-Tipp: Dynamische Daten mit Formeln

Anstatt ein festes Datum einzutippen, kannst du Excel-Funktionen nutzen:

• Nur zukünftige Termine: Wähle „größer als“ und gib bei Anfangsdatum =HEUTE() ein. So wird jeden Tag automatisch das aktuelle Datum als Grenze gesetzt.
• Nur Termine im aktuellen Jahr: Anfangsdatum: 01.01.2024, Enddatum: 31.12.2024.

Schritt 4: Eingabemeldung und Fehlermeldung (optional)

Damit der Nutzer weiß, was er eingeben darf, kannst du Hinweistexte erstellen:

• Eingabemeldung: Dieser Text erscheint als kleiner gelber Kasten, sobald der Nutzer die Zelle anklickt. (Reiter „Eingabemeldung“ im selben Fenster).
• Fehlermeldung: Dieser Text erscheint, wenn jemand ein ungültiges Datum eingibt. Wähle unter dem Reiter „Fehlermeldung“ den Typ Stopp, um die Eingabe komplett zu blockieren.
  • Beispiel-Titel: „Ungültiges Datum“
  • Beispiel-Meldung: „Bitte geben Sie ein Datum ein, das in der Zukunft liegt.“

Schritt 5: Bestätigen und Testen

Klicke auf OK. Teste die Einstellung nun, indem du verschiedene Daten in die Zellen eingibst. Wenn du ein Datum eingibst, das nicht den Regeln entspricht, sollte Excel die Fehlermeldung anzeigen.

Zusammenfassung der häufigsten Szenarien

Zusätzlicher Hinweis: Formatierung

Die Datenüberprüfung kontrolliert nur den Inhalt, nicht das Aussehen. Um sicherzustellen, dass das Datum auch schön aussieht (z. B. Donnerstag, 12. Oktober 2023), musst du die Zellen zusätzlich über Rechtsklick -> Zellen formatieren -> Datum gestalten.