Tutorials

So planst du Microsoft Teams-Meetings über verschiedene Zeitzonen hinweg

Melden

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Microsoft Teams-Meetings effizient über verschiedene Zeitzonen hinweg planst.

In einer global vernetzten Arbeitswelt ist es eine der größten Herausforderungen, einen Termin zu finden, der für Teilnehmer in New York, Berlin und Tokio gleichermaßen passt. Microsoft Teams bietet integrierte Funktionen, um dieses „Zeitzonen-Puzzle“ zu lösen.

In diesem Tutorial lernst du drei Wege kennen, wie du Terminkonflikte vermeidest.

Methode 1: Zeitzone direkt bei der Erstellung anpassen

Dies ist der einfachste Weg, wenn du weißt, in welcher Zeitzone das Event primär stattfindet oder wenn du sicherstellen willst, dass die Startzeit für alle korrekt umgerechnet wird.

  1. Öffne Microsoft Teams und klicke in der linken Seitenleiste auf Kalender.
  2. Klicke oben rechts auf + Neue Besprechung.
  3. Gib den Titel und die Teilnehmer ein.
  4. Der wichtigste Schritt: Klicke auf das Feld für die Zeitzone (standardmäßig steht dort meist deine lokale Zeit, z. B. „(UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit“).
  5. Wähle aus dem Dropdown-Menü die Zeitzone aus, an der du dich orientieren möchtest (z. B. die Zeitzone des Kunden oder Hauptsitzes).
  6. Wähle die Uhrzeit aus. Teams rechnet diese Zeit automatisch für alle anderen Teilnehmer in deren jeweilige Lokalzeit um.

Methode 2: Den Terminplanungs-Assistenten nutzen (Empfohlen)

Der Terminplanungs-Assistent ist das mächtigste Werkzeug, um die Verfügbarkeit von Kollegen in anderen Regionen zu prüfen.

  1. Erstelle eine neue Besprechung (wie in Methode 1).
  2. Füge alle Teilnehmer unter Erforderliche Teilnehmer hinzufügen hinzu.
  3. Klicke oben im Reiter auf Terminplanungs-Assistent.
  4. Hier siehst du ein Gitter mit den Arbeitszeiten aller Teilnehmer.
    • Tipp: Wenn Teilnehmer in einer anderen Zeitzone sind, zeigt Teams deren Arbeitszeiten (grau schattiert, wenn außerhalb der Arbeitszeit) basierend auf deren Outlook-Einstellungen an.
  5. Suche eine Lücke, in der niemand schläft oder bereits im Feierabend ist. Teams zeigt dir unten rechts oft auch „Vorgeschlagene Zeiten“ an.

Methode 3: Zweite Zeitzone in Outlook hinzufügen (Pro-Tipp)

Da der Teams-Kalender eng mit Outlook verknüpft ist, hilft es enorm, in Outlook eine zweite Zeitzone dauerhaft einzublenden. So siehst du auf einen Blick, wie spät es gerade bei deinen Kollegen ist.

  1. Öffne Outlook (Desktop oder Web).
  2. Gehe zu Datei > Optionen > Kalender.
  3. Scrolle nach unten zum Bereich Zeitzonen.
  4. Setze einen Haken bei Zweite Zeitzone anzeigen.
  5. Wähle die gewünschte Zone aus (z. B. „New York“ oder „UTC-5“) und gib ihr eine Beschriftung (z. B. „USA“).
  6. Klicke auf OK. Jetzt siehst du im Outlook-Kalender (und indirekt bei der Planung in Teams) immer beide Zeiten nebeneinander.

Checkliste für internationale Meetings

Damit dein Meeting ein Erfolg wird, beachte zusätzlich diese drei Punkte:

  • Arbeitszeiten respektieren: Vermeide Termine, die für eine Partei vor 8:00 Uhr morgens oder nach 18:00 Uhr abends liegen.
  • Sommerzeit-Falle: Beachte, dass die Umstellung auf Sommer-/Winterzeit weltweit an unterschiedlichen Tagen stattfindet (z. B. USA meist früher als Europa). Teams berücksichtigt dies automatisch, wenn du den Termin in der Zukunft planst.
  • Meeting-Details: Schreibe die Zeitzone zur Sicherheit noch einmal in die Beschreibung (z. B. „Start: 15:00 Uhr Berlin / 09:00 Uhr New York“), um Missverständnisse beim ersten Blick auf die Einladung zu vermeiden.

Zusammenfassung

Microsoft Teams nimmt dir das Rechnen ab. Solange die Teilnehmer ihre eigene Zeitzone in ihrem System korrekt eingestellt haben, wird jede Einladung, die du schickst, automatisch in deren jeweilige Ortszeit umgewandelt. Nutze den Terminplanungs-Assistenten, um sicherzustellen, dass deine Kollegen auch wirklich am Schreibtisch sitzen!

0