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Schritt-für-Schritt-Anleitung: So erstellen Sie ein Burndown Chart in Excel

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie Sie ein Burndown Chart für Ihr Projektmanagement in Excel erstellen.

Ein Burndown Chart ist ein unverzichtbares Werkzeug im agilen Projektmanagement (z. B. Scrum). Es visualisiert, wie viel Arbeit noch verbleibt (Y-Achse) im Verhältnis zur verbleibenden Zeit (X-Achse).

Schritt 1: Die Datentabelle vorbereiten

Zuerst müssen wir die Struktur festlegen. Erstellen Sie eine Tabelle mit vier Spalten:

  1. Tag / Datum: Der zeitliche Verlauf des Sprints oder Projekts.
  2. Idealer Burndown: Die theoretische Linie, wenn das Team jeden Tag exakt die gleiche Menge arbeitet.
  3. Verbleibende Arbeit (Ist-Zustand): Die tatsächlichen Werte, die jeden Tag gemessen werden.
  4. Hilfsspalte (Optional): Falls Sie Wochenenden ausschließen möchten.

Beispiel-Daten: Nehmen wir an, ein Sprint dauert 10 Tage und umfasst 100 Story Points (Aufwandspunkte).

Tag Datum Idealer Burndown Tatsächlicher Burndown
0 01.10. 100 100
1 02.10. 90 95
2 03.10. 80 85
3 04.10. 70 60
... ... ... ...
10 11.10. 0

Schritt 2: Die Werte berechnen

  • Idealer Verlauf: Starten Sie beim Tag 0 mit der Gesamtsumme der Arbeit (z. B. 100). Verringern Sie den Wert pro Tag um einen festen Betrag (Gesamtaufwand / Anzahl der Tage).
    • Formel für Zelle C3: =C2 - ($C$2 / 10)
  • Tatsächlicher Verlauf: Hier tragen Sie am Ende jedes Tages manuell ein, wie viele Story Points noch offen sind. Lassen Sie die Felder für zukünftige Tage leer.

Schritt 3: Das Diagramm erstellen

  1. Markieren Sie den gesamten Datenbereich (Spalten "Tag", "Idealer Burndown" und "Tatsächlicher Burndown").
  2. Gehen Sie im Menüband auf den Reiter Einfügen.
  3. Wählen Sie unter Diagramme das Symbol für Linien- oder Flächendiagramme.
  4. Wählen Sie Linie mit Datenpunkten (oder eine einfache Linie).

Schritt 4: Das Diagramm formatieren

Damit das Burndown Chart professionell aussieht, sollten Sie folgende Anpassungen vornehmen:

  • Achsen beschriften: Klicken Sie auf das Diagramm, wählen Sie das „+“ Symbol (Diagrammelemente) und aktivieren Sie Achsentitel. Beschriften Sie die Y-Achse mit „Story Points“ und die X-Achse mit „Tag / Datum“.
  • Farben anpassen:
    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Linie für den idealen Burndown. Wählen Sie eine dezente Farbe (z. B. Grau) oder eine gestrichelte Linie.
    • Die Linie für den tatsächlichen Burndown sollte auffällig sein (z. B. Blau oder Rot).
  • Diagrammtitel: Ändern Sie den Titel in „Burndown Chart – Sprint [Name]“.

Schritt 5: Umgang mit zukünftigen Daten (Pro-Tipp)

Damit die Linie für den „Tatsächlichen Burndown“ nicht auf Null abfällt, wenn Sie noch keine Daten für morgen eingetragen haben, nutzen Sie in Excel die Funktion #NV.

Ersetzen Sie leere Zellen in der Spalte "Tatsächlicher Burndown" durch die Formel: =WENN(B6>HEUTE();NV();[Dein_Wert])

Excel zeichnet für Fehlerwerte (#NV) keine Datenpunkte, sodass die Linie einfach am aktuellen Tag endet, anstatt steil auf den Boden des Diagramms zu fallen.

Zusammenfassung: Was liest man aus dem Chart?

  • Ist-Linie über Ideal-Linie: Das Team ist langsamer als geplant (Gefahr, das Ziel nicht zu erreichen).
  • Ist-Linie unter Ideal-Linie: Das Team ist schneller als geplant (Kapazitäten für weitere Aufgaben vorhanden).
  • Schnittpunkt bei Null: Das Projekt ist abgeschlossen.

Viel Erfolg bei der Erstellung Ihres Burndown Charts!

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