Tutorial

Read AI in Microsoft Teams integrieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Read AI zu Microsoft Teams hinzufügst, um deine Meetings automatisch zusammenfassen und analysieren zu lassen.

Read AI ist ein leistungsstarkes Tool, das automatisch Protokolle erstellt, Zusammenfassungen generiert und Analysen über die Dynamik deiner Meetings liefert. Es gibt zwei Hauptwege, Read AI mit Teams zu nutzen: Über den Teams App Store oder über die direkte Kalender-Verknüpfung.

Methode 1: Über den Microsoft Teams App Store (Direkte Integration)

Dies ist der einfachste Weg, um Read AI direkt in der Teams-Benutzeroberfläche zu nutzen.

  1. Teams öffnen: Starte deine Microsoft Teams Desktop-App oder die Web-Version.
  2. Apps-Bereich aufrufen: Klicke in der linken Navigationsleiste ganz unten auf das Symbol „Apps“.
  3. Nach Read AI suchen: Gib oben im Suchfeld „Read AI“ ein.
  4. App hinzufügen: Klicke auf die Read AI App und wähle „Hinzufügen“ (Add).
  5. Anmelden: Es öffnet sich ein Fenster, in dem du dich bei deinem bestehenden Read AI Konto anmelden oder ein neues Konto erstellen kannst. Nutze hierfür am besten die Option „Mit Microsoft anmelden“, um die Synchronisation zu erleichtern.
  6. Berechtigungen erteilen: Bestätige die angeforderten Berechtigungen, damit Read AI auf deine Meetings zugreifen und die Aufzeichnungsfunktionen nutzen kann.

Methode 2: Über die Read AI Webseite (Kalender-Synchronisation)

Wenn du möchtest, dass Read AI automatisch zu jedem deiner geplanten Meetings erscheint, ist die Kalender-Verknüpfung ideal.

  1. Webseite besuchen: Gehe auf www.read.ai und logge dich ein.
  2. Kalender verbinden: Gehe im Dashboard zu den Einstellungen oder klicke direkt auf „Connect Calendar“.
  3. Microsoft auswählen: Wähle „Outlook / Microsoft 365“ aus.
  4. Synchronisation bestätigen: Melde dich mit deinem Microsoft-Konto an und erlaube Read AI den Zugriff auf deinen Kalender.
  5. Auto-Join Einstellungen: In deinem Read AI Dashboard kannst du nun festlegen, ob der Bot automatisch jedem Meeting beitreten soll oder nur denen, zu denen du ihn explizit einlädst.

Methode 3: Während eines laufenden Meetings hinzufügen

Solltest du vergessen haben, Read AI im Vorfeld einzurichten, kannst du das Tool auch während einer laufenden Sitzung hinzufügen:

  1. Meeting starten: Klicke im laufenden Teams-Meeting oben in der Menüleiste auf „Apps“.
  2. Suche: Suche nach „Read AI“.
  3. Hinzufügen: Wähle die App aus und klicke auf „Speichern“ oder „Hinzufügen“.
  4. Bot aktivieren: Der Read AI Bot tritt nun als Teilnehmer dem Meeting bei und beginnt mit der Analyse.

Wichtige Tipps für die Nutzung

1. Den Bot erkennen

Sobald Read AI aktiv ist, erscheint ein Teilnehmer namens "Read Dashboard" oder ähnlich in der Teilnehmerliste. Dies signalisiert allen Beteiligten, dass das Meeting aufgezeichnet bzw. analysiert wird.

2. Berichte finden

Nach dem Ende des Meetings dauert es ein paar Minuten, bis die Analyse fertiggestellt ist. Du findest den Bericht:

  • In der Read AI App innerhalb von Teams.
  • Auf der Read AI Webseite unter „Reports“.
  • Oft erhältst du auch eine E-Mail mit der Zusammenfassung.

3. Datenschutzhinweis

Informiere deine Gesprächspartner zu Beginn des Meetings kurz darüber, dass Read AI zur Protokollierung genutzt wird. In manchen Unternehmen muss die Nutzung solcher KI-Tools zudem vorab mit der IT-Abteilung oder dem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.

4. Den Bot entfernen

Falls du in einem speziellen Meeting keine Aufzeichnung wünscht, kannst du den Read AI „Teilnehmer“ einfach wie einen normalen Nutzer aus dem Meeting entfernen (Rechtsklick auf den Namen -> Aus dem Meeting entfernen).

Fertig! Du hast Read AI nun erfolgreich in Microsoft Teams integriert und profitierst ab sofort von automatisierten Meeting-Notizen.

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