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QR-Codes in Excel und Word erstellen: So nutzen Sie sicher und kostenlos ein Add-In

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In Microsoft Excel und Word gibt es keine „direkte“ Schaltfläche im Menüband, um QR-Codes zu erstellen. Die beste, sicherste und einfachste kostenlose Methode ist die Verwendung eines Add-Ins.

Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Tutorial für das Add-In „QR4Office“, welches der Standard für Office-Nutzer ist.

Methode 1: Das Add-In "QR4Office" (Empfohlen)

Dieses Add-In ist kostenlos, werbefrei und funktioniert sowohl in Word als auch in Excel.

Schritt 1: Das Add-In installieren

  1. Öffne Word oder Excel.
  2. Gehe im Menüband auf den Reiter Einfügen (Insert).
  3. Klicke auf Add-Ins abrufen (Get Add-ins).
  4. Gib im Suchfeld oben links „QR4Office“ ein und drücke Enter.
  5. Klicke bei „QR4Office“ auf Hinzufügen und bestätige mit Weiter.

Schritt 2: Den QR-Code konfigurieren

Nach der Installation öffnet sich rechts eine Seitenleiste. Falls nicht: Gehe auf Einfügen -> Meine Add-ins -> QR4Office.

  1. Inhalt eingeben: Wähle im Dropdown-Menü den Typ aus (z. B. http:// für Webseiten, mailto: für E-Mails oder Custom für reinen Text).
  2. Link/Daten eintragen: Gib rechts daneben die Adresse ein (z. B. www.deine-website.de).
  3. Design anpassen:
    • Farbe (Options): Du kannst die Farbe des Codes und des Hintergrunds ändern (Schwarz auf Weiß ist am sichersten für Scanner).
    • Größe (Size): Schiebe den Regler nach rechts, um die Auflösung zu erhöhen.
    • Fehlerkorrektur (Error Correction): Stelle dies auf „15% (Quartile)“ oder höher. Das sorgt dafür, dass der Code auch dann noch lesbar ist, wenn er leicht beschädigt oder klein gedruckt ist.

Schritt 3: In das Dokument einfügen

  1. Du siehst eine Vorschau des QR-Codes unten in der Leiste.
  2. Klicke auf die Schaltfläche Insert (Einfügen).
  3. Der QR-Code wird nun als Bild in dein Excel-Tabellenblatt oder Word-Dokument eingefügt. Du kannst ihn wie jedes andere Bild verschieben oder in der Größe anpassen.

Methode 2: Für Profis (Nur Excel) – QR-Codes per Formel

Wenn du eine ganze Liste von QR-Codes automatisch generieren möchtest (z. B. für 100 verschiedene Produkte), ist ein Add-In zu mühsam. Hier hilft die Google Charts API (funktioniert meistens noch, auch wenn sie offiziell als veraltet gilt).

Voraussetzung: Du nutzt Excel 365 (wegen der Funktion =BILD).

  1. Schreibe in Zelle A1 die URL (z. B. https://www.google.de).
  2. Gib in Zelle B1 folgende Formel ein:
    =BILD("https://chart.googleapis.com/chart?chs=150x150&cht=qr&chl=" & A1)
  3. Excel lädt das Bild direkt in die Zelle. Wenn du die Liste nach unten ziehst, werden automatisch für alle URLs in Spalte A QR-Codes erstellt.

Tipps für die Praxis

  • Testen: Scanne den QR-Code immer mit deinem eigenen Smartphone vom Bildschirm ab, bevor du das Dokument druckst oder verschickst.
  • Größe: Achte darauf, dass der QR-Code im Druck nicht kleiner als 1,5 x 1,5 cm ist, da ältere Handykameras sonst Probleme beim Fokussieren haben.
  • Kontrast: Nutze dunkle Farben für den Code und helle für den Hintergrund. Ein gelber QR-Code auf weißem Grund lässt sich fast nie scannen.
  • Datenschutz: Das Add-In QR4Office ist sicher, da es den Code lokal generiert und über eine verschlüsselte API anfordert. Dennoch solltest du keine hochsensiblen Passwörter in QR-Code-Generatoren eingeben.

Welches Programm soll ich nutzen?

  • Nutze Word, wenn du Flyer, Aushänge oder Visitenkarten gestaltest.
  • Nutze Excel, wenn du Inventarlisten, Preislisten oder Massen-QR-Codes erstellen willst.
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