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Organigramm aus Excel-Daten erstellen: Die ultimative Anleitung

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du aus einer Excel-Mitarbeiterliste automatisch ein professionelles Organigramm erstellst.

Ein Organigramm manuell zu zeichnen ist zeitaufwendig, besonders wenn sich die Personalstruktur häufig ändert. Mit Excel kannst du diesen Prozess automatisieren, indem du das integrierte Visio Data Visualizer Add-In nutzt.

1. Die Datenstruktur vorbereiten

Damit Excel versteht, wer wem unterstellt ist, muss deine Tabelle eine bestimmte Logik aufweisen. Erstelle eine Tabelle mit mindestens diesen vier Spalten:

  1. Mitarbeiter-ID: Eine eindeutige Nummer oder das Kürzel für jeden Mitarbeiter.
  2. Name: Der Name des Mitarbeiters.
  3. Position: Die Berufsbezeichnung.
  4. Vorgesetzten-ID: Hier trägst du die Mitarbeiter-ID der Person ein, der dieser Mitarbeiter direkt unterstellt ist. (Dieses Feld bleibt nur beim obersten Chef leer).

2. Das Visio Data Visualizer Add-In aktivieren

Du benötigst kein separates Visio-Abonnement, um dieses Tool in Excel zu nutzen.

  1. Öffne ein leeres Excel-Arbeitsblatt.
  2. Gehe im Menüband auf den Reiter Einfügen.
  3. Klicke auf Add-Ins abrufen (oder „Store“).
  4. Suche im Suchfeld nach „Microsoft Visio Data Visualizer“.
  5. Klicke auf Hinzufügen und bestätige die Nutzungsbedingungen.

3. Das Organigramm erstellen

Sobald das Add-In geladen ist, erscheint ein Fenster in deinem Excel-Sheet.

  1. Wähle den Reiter Organigramm.
  2. Wähle ein Layout aus (z. B. „Hybrid“, „Von oben nach unten“ oder „Links nach rechts“).
  3. Excel erstellt nun automatisch eine Beispieltabelle und das dazu passende Diagramm.

4. Eigene Daten verknüpfen

Jetzt musst du nur noch die Beispieldaten durch deine eigene Mitarbeiterdatenbank ersetzen.

  1. Kopiere deine vorbereiteten Daten (ID, Name, Position, Vorgesetzten-ID) in die grüne Beispieltabelle, die Excel soeben erstellt hat.
  2. Sobald du deine Daten eingetragen hast, klicke im Diagramm-Fenster oben rechts auf die Schaltfläche Aktualisieren (das Kreispfeil-Symbol).
  3. Das Organigramm zeichnet sich nun automatisch anhand deiner Hierarchie neu.

5. Design und Layout anpassen

Du kannst das Aussehen des Organigramms verändern, ohne die Daten neu eingeben zu müssen:

  • Farben ändern: Klicke im Diagramm-Fenster auf die drei Punkte (...) oder das Einstellungs-Zahnrad, um Designs anzupassen.
  • Struktur ändern: Wenn du in der Tabelle eine „Vorgesetzten-ID“ änderst und auf „Aktualisieren“ klickst, verschiebt Excel die entsprechende Person (und deren Untergebene) automatisch an die neue Stelle im Baum.

Bonus: Die klassische Methode (SmartArt)

Falls du keine Add-Ins nutzen darfst, gibt es den manuellen Weg:

  1. Gehe auf Einfügen > Illustrationen > SmartArt.
  2. Wähle unter Hierarchie das „Organigramm“.
  3. Klicke auf den kleinen Pfeil am linken Rand des Diagramms, um das Textfenster zu öffnen.
  4. Kopiere deine Namensliste aus Excel dort hinein.
  5. Nutze die Tabulatortaste, um Ebenen nach rechts zu rücken (Untergeordnete), oder Umschalt + Tab, um sie nach links zu rücken (Vorgesetzte).

Fazit

Die Methode über das Visio Data Visualizer Add-In ist die professionellste Lösung für Excel-Datenbanken. Sie ist dynamisch, fehlerfrei bei großen Datenmengen und spart Zeit, da die Linien zwischen den Boxen automatisch gezogen werden.

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