Microsoft Teams: Besprechung planen – Die ultimative Schritt-für-Schritt-Anleitung
Microsoft Teams ist eines der beliebtesten Tools für digitale Zusammenarbeit. Das Planen von Meetings gehört dabei zu den täglichen Grundfunktionen. In dieser vollständigen Anleitung erfährst du Schritt für Schritt, wie du Besprechungen in Microsoft Teams erstellst, verwaltest und optimal vorbereitest.
Inhaltsverzeichnis
- Methode 1: Besprechung über den Teams-Kalender planen (Standardweg)
- Methode 2: Besprechung direkt in einem Kanal planen
- Methode 3: Teams-Meeting über Microsoft Outlook planen
- Wichtige Profi-Tipps: Besprechungsoptionen und Einstellungen
- Spontane Alternative: „Jetzt besprechen“ (Sofort-Meeting)
Methode 1: Besprechung über den Teams-Kalender planen (Standardweg)
Dies ist der gängigste Weg, um ein Meeting mit Kollegen oder externen Teilnehmern zu vereinbaren.
Schritt 1: Kalender aufrufen
- Öffne die Microsoft Teams Desktop-App oder die Web-Version.
- Klicke in der linken Seitenleiste auf das Symbol „Kalender“.
Schritt 2: Neues Meeting anlegen
- Klicke oben rechts auf den blauen Button „+ Neue Besprechung“
(Alternativ kannst du auch direkt auf ein freies Zeitfenster in deinem Kalender klicken).
Schritt 3: Meeting-Details ausfüllen
Es öffnet sich eine Eingabemaske. Fülle die folgenden Felder aus:
- Titel: Gib dem Meeting einen klaren und aussagekräftigen Namen (z. B. Projekt-Kickoff, Weekly Stand-up).
- Teilnehmer hinzufügen:
- Tippe die Namen interner Kollegen ein.
- Für externe Teilnehmer gibst du einfach deren vollständige E-Mail-Adresse ein.
- Tipp: Über das Feld „Optional“ kannst du Personen einladen, deren Anwesenheit nicht zwingend erforderlich ist.
- Datum & Uhrzeit: Wähle Beginn und Ende des Meetings.
- Terminplanungs-Assistent (oben): Wechsle in diesen Reiter, um die Kalender der internen Teilnehmer einzusehen. So siehst du sofort, wer wann frei oder belegt ist.
- Wiederholung: Wähle hier, ob das Meeting einmalig stattfindet oder sich wiederholen soll (z. B. wöchentlich, monatlich).
- Details/Beschreibung: Schreibe eine kurze Agenda oder Notizen in das Textfeld, damit die Teilnehmer wissen, worum es geht.
Schritt 4: Meeting versenden
Klicke oben rechts auf „Senden“. Die Einladung wird nun automatisch per E-Mail an alle Teilnehmer verschickt und der Termin in den Kalendern blockiert.
Methode 2: Besprechung direkt in einem Kanal planen
Wenn du ein Meeting planst, an dem ein ganzes Team teilnehmen darf und die Aufzeichnung oder der Chat im entsprechenden Kanal bleiben soll, ist diese Methode ideal.
- Navigiere links auf „Teams“ und wähle den gewünschten Kanal aus.
- Klicke oben rechts auf das kleine Pfeil-Symbol neben der Schaltfläche „Besprechen“.
- Wähle „Besprechung planen“.
- Der Kanal ist nun automatisch hinterlegt. Alle Mitglieder dieses Kanals sehen die Besprechung und können beitreten.
- Fülle die Details wie gewohnt aus und klicke auf „Senden“.
Methode 3: Teams-Meeting über Microsoft Outlook planen
Da Microsoft Teams nahtlos mit Outlook synchronisiert ist, kannst du Meetings auch direkt aus Outlook heraus erstellen:
- Öffne Microsoft Outlook und wechsle in die Kalenderansicht.
- Klicke im Menüband auf „Neue Teams-Besprechung“.
- Es öffnet sich das gewohnte Outlook-Terminfenster, das automatisch einen Einladungslink zu Teams generiert.
- Trage Teilnehmer, Betreff und Uhrzeit ein.
- Klicke auf „Senden“.
Wichtige Profi-Tipps: Besprechungsoptionen und Einstellungen
Für wichtige Meetings (z. B. Webinare oder vertrauliche Gespräche) solltest du die Besprechungsoptionen vorab anpassen:
- Öffne das bereits geplante Meeting in deinem Teams-Kalender.
- Klicke oben auf „Besprechungsoptionen“ (Meeting options).
- Hier kannst du wichtige Einstellungen festlegen:
- Wer kann den Wartebereich (Lobby) umgehen? (Sollen externe Teilnehmer direkt beitreten oder im Warteraum warten?)
- Wer kann präsentieren? (Stelle dies auf „Nur ich“, wenn du verhindern willst, dass andere versehentlich ihren Bildschirm teilen).
- Mikrofon/Kamera für Teilnehmer zulassen: Schalte diese Optionen bei großen Gruppen aus, um Störgeräusche zu vermeiden.
- Klicke auf „Speichern“.
Spontane Alternative: „Jetzt besprechen“ (Sofort-Meeting)
Musst du schnell ein Ad-hoc-Meeting starten, ohne vorab eine Einladung zu verschicken?
- Gehe in Teams auf „Kalender“.
- Klicke oben rechts auf „Jetzt besprechen“.
- Gib dem Meeting einen Namen, schalte Audio/Video nach Wunsch ein und klicke auf „Besprechung beginnen“.
- Kopiere im Meeting den Einladungslink oder füge Teilnehmer direkt über das Teilnehmer-Feld per Anruf hinzu.
Fazit
Das Planen von Besprechungen in Microsoft Teams ist unkompliziert und flexibel. Ob über den Teams-Kalender, direkt in Kanälen oder via Outlook: Wähle die Methode, die am besten zu deinem Arbeitsablauf passt. Nutze vor allem den Terminplanungs-Assistenten, um Terminkollisionen schon vor dem Absenden der Einladung zu vermeiden.