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Microsoft Copilot in Word: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Dokumentenerstellung auf PC und Mac

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Dieses Tutorial führt dich Schritt für Schritt durch die Erstellung von Dokumenten mit Microsoft Copilot in Word. Egal ob du auf einem PC oder Mac arbeitest, die Funktionen sind nahezu identisch.

1. Voraussetzungen

Bevor du startest, stelle sicher, dass:

  • Du ein aktives Microsoft 365 Abo hast (Single, Family oder Business).
  • Du die Copilot Pro (Privat) oder Copilot für Microsoft 365 (Business) Lizenz besitzt.
  • Du im Microsoft Word Desktop-Client oder in Word im Web angemeldet bist.

2. Einen neuen Entwurf starten

Sobald du ein neues, leeres Dokument öffnest, erscheint das Copilot-Fenster automatisch auf der Seite.

  1. Das Copilot-Icon finden: Klicke in den leeren Bereich des Dokuments. Das Icon (ein kleines blau-lila Logo) mit der Aufschrift „Mit Copilot entwerfen“ erscheint.
  2. Prompt eingeben: Gib in das Textfeld ein, was du schreiben möchtest.
    • Beispiel: „Schreibe einen Projektplan für die Einführung einer neuen Marketing-Kampagne für Bio-Kaffee.“
  3. Generieren: Klicke auf die Schaltfläche „Erstellen“ (Pfeil-Icon).

3. Dokumente auf Basis vorhandener Dateien erstellen (Referenzieren)

Dies ist eine der mächtigsten Funktionen. Du kannst Copilot anweisen, Informationen aus anderen Dokumenten (Word oder PowerPoint) zu nutzen.

  1. Klicke im Copilot-Eingabefeld auf die Schaltfläche „Datei referenzieren“ oder tippe einfach einen Schrägstrich /.
  2. Wähle die gewünschte Datei aus der Liste aus oder suche danach. (Die Datei muss in deinem OneDrive oder SharePoint gespeichert sein).
  3. Kombiniere die Datei mit einem Befehl:
    • Beispiel: „Erstelle eine Zusammenfassung basierend auf [Dateiname.docx] und schreibe daraus eine Pressemitteilung.“

4. Den Entwurf verfeinern

Nachdem Copilot den ersten Text erstellt hat, hast du drei Möglichkeiten:

  • Beibehalten: Wenn du zufrieden bist, klicke auf „Beibehalten“.
  • Neu generieren: Klicke auf das „Neu laden“-Symbol, um eine andere Version zu erhalten.
  • Anpassen: Gib im Chat-Feld unter dem Entwurf eine Verfeinerung ein.
    • Beispiel: „Mache den Text professioneller“ oder „Füge eine Tabelle mit den wichtigsten Meilensteinen hinzu“.
  • Verwerfen: Wenn es gar nicht passt, klicke auf das Mülleimer-Symbol.

5. Bestehenden Text bearbeiten und umschreiben

Du kannst Copilot auch nutzen, um bereits geschriebene Absätze zu verbessern.

  1. Markiere einen Textabschnitt in deinem Dokument.
  2. Klicke auf das kleine Copilot-Logo, das links neben dem markierten Text erscheint.
  3. Wähle „Umschreiben“: Copilot bietet dir verschiedene Variationen an, die du durchblättern kannst.
  4. Wähle „Als Tabelle visualisieren“: Copilot wandelt deinen Fließtext automatisch in eine übersichtliche Tabelle um.

6. Tipps für bessere Ergebnisse (Prompt Engineering)

Um das Beste aus Copilot in Word herauszuholen, nutze die „Kontext-Methode“:

  • Ziel: Was ist der Zweck des Dokuments? (z.B. Bericht, Blogpost, Vertrag)
  • Kontext: Für wen schreibst du? (z.B. „für den Vorstand“, „für Kunden“)
  • Quelle: Welche Infos sollen genutzt werden? (z.B. „Nutze meine Notizen aus Datei X“)
  • Format: Wie soll es aussehen? (z.B. „Verwende Bulletpoints“, „maximal 500 Wörter“)

Schlechter Prompt: „Schreib was über KI.“ Guter Prompt: „Schreibe einen zweiseitigen Bericht über die Vorteile von KI im Kundenservice für unsere Abteilungsleiter. Nutze einen förmlichen Ton und füge am Ende eine Liste mit drei Handlungsempfehlungen ein.“

7. Unterschiede PC vs. Mac

Es gibt technisch gesehen kaum Unterschiede.

  • PC (Windows): Copilot ist tief in das System integriert; du kannst auch die Tastenkombination Win + C nutzen (für den allgemeinen Copilot), aber in Word ist die Bedienung identisch.
  • Mac: Achte darauf, dass du die aktuellste Version von Microsoft 365 aus dem App Store oder von der Microsoft-Website nutzt. Die Copilot-Funktionen sind in der macOS-Version von Word voll integriert.

Zusammenfassung: Der schnelle Workflow

  1. Öffnen (Neues Dokument)
  2. / tippen (Um Daten zu referenzieren)
  3. Anweisung geben (Was soll Copilot tun?)
  4. Iterieren (Überarbeiten lassen durch Feedback)
  5. Beibehalten (In das Dokument einfügen)
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