Tutorials

How to Export Google Workspace Data [2025 Easy Guide]

Melden

Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du im Jahr 2025 deine Google Workspace-Daten sicher und einfach exportieren kannst.

Egal, ob du dein Unternehmen verlassen, ein Backup deiner wichtigsten Dokumente erstellen oder zu einer anderen Plattform wechseln möchtest – der Export deiner Google Workspace-Daten ist ein entscheidender Prozess. In diesem Guide zeigen wir dir die zwei effizientesten Wege: für Einzelnutzer und für Administratoren.

Methode 1: Google Takeout (Für Einzelnutzer)

Dies ist der einfachste Weg, wenn du nur deine eigenen Daten (E-Mails, Drive-Dateien, Kalender) sichern möchtest.

Schritt 1: Google Takeout aufrufen

Melde dich mit deinem Google Workspace-Konto an und gehe auf takeout.google.com.

Schritt 2: Daten auswählen

  • Standardmäßig sind alle Kategorien ausgewählt.
  • Tipp: Klicke auf „Auswahl aufheben“ und wähle nur die Dienste aus, die du wirklich benötigst (z. B. Drive, Mail, Kontakte), um den Export zu beschleunigen.
  • Bei „Drive“ kannst du unter „Alle Drive-Daten enthalten“ sogar spezifische Ordner auswählen.

Schritt 3: Ziel und Häufigkeit festlegen

Klicke auf „Nächster Schritt“. Hier hast du folgende Optionen:

  • Übertragungsmethode: Link per E-Mail senden (Standard), zu Drive, Dropbox, OneDrive oder Box hinzufügen.
  • Häufigkeit: Wähle „Einmaliger Export“.
  • Dateityp & Größe: Wähle .zip (kompatibel mit fast allem). Bei der Größe empfehlen wir 2 GB oder 10 GB, damit die Dateien nicht zu groß für den Download werden.

Schritt 4: Export erstellen

Klicke auf „Export erstellen“. Google bereitet nun deine Daten vor. Das kann je nach Datenmenge von wenigen Minuten bis zu mehreren Tagen dauern. Du erhältst eine E-Mail, sobald der Download bereitsteht.

Methode 2: Das Daten-Export-Tool (Für Administratoren)

Wenn du der Admin einer Organisation bist und die Daten aller Nutzer sichern musst, ist dies der richtige Weg.

Schritt 1: Admin-Konsole öffnen

Gehe zur Google Admin Console und melde dich mit deinem Administrator-Konto an.

Schritt 2: Export-Tool starten

  1. Klicke im Menü auf der linken Seite auf „Geräte“ oder suche direkt oben in der Suchleiste nach „Datenexport“.
  2. Klicke auf der rechten Seite auf das Tool „Datenexport“.

Schritt 3: Export initiieren

  • Klicke auf die Schaltfläche „Export starten“.
  • Wichtig: Ein Export für die gesamte Organisation kann bis zu 9 Tage dauern. Alle Nutzer erhalten eine automatische Benachrichtigung, dass ein Export gestartet wurde (aus Sicherheitsgründen).

Schritt 4: Daten herunterladen

Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, findest du die Links zu den Cloud-Storage-Ordnern in der Admin-Konsole. Die Daten werden in Google Cloud Storage gespeichert (hierfür können geringe Gebühren anfallen).

Profi-Tipps für 2025

  1. Format-Check: Google Docs werden automatisch in Microsoft Office-Formate (.docx, .xlsx, .pptx) umgewandelt. Prüfe nach dem Export, ob die Formatierung in komplexen Tabellen noch stimmt.
  2. Sicherheit: Nutze für den Download der Export-Dateien immer eine sichere, private Internetverbindung. Die ZIP-Dateien enthalten sensible Informationen.
  3. Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA): Google verlangt im Jahr 2025 oft eine erneute Bestätigung deiner Identität, bevor der Export gestartet werden kann. Halte dein Smartphone bereit.
  4. Speicherplatz: Stelle sicher, dass du auf deiner lokalen Festplatte genug Platz hast. Ein kompletter Google Workspace Account kann schnell mehrere hundert Gigabyte groß sein.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie oft kann ich meine Daten exportieren? Mit Google Takeout kannst du pro Woche nur eine begrenzte Anzahl an Exporten starten (ca. 2-3 Mal). Das Admin-Tool für die gesamte Organisation kann nur alle 30 Tage genutzt werden.

Sind meine Passwörter im Export enthalten? Nein. Passwörter werden aus Sicherheitsgründen nicht über Google Takeout exportiert. Hierfür solltest du den Google Passwort-Manager separat exportieren.

Was passiert mit geteilten Ablagen (Shared Drives)? Beim Admin-Export werden Shared Drives mitgesichert. Beim individuellen Takeout-Export werden nur Dateien gesichert, deren Eigentümer du bist.

Du hast Probleme beim Export? Hinterlasse einen Kommentar oder wende dich an den Google Workspace Support!

0