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How To Create Fillable Forms Online and Track Results with Jotform – Word und PDF Dokumente konvertieren

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Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du mit Jotform ausfüllbare Online-Formulare erstellst, bestehende Dokumente konvertierst und die Ergebnisse effizient auswertest.

Jotform ist eines der intuitivsten Tools, um statische Dokumente in intelligente, interaktive Online-Formulare zu verwandeln. In dieser Anleitung lernst du Schritt für Schritt, wie du den Prozess von der Erstellung bis zur Analyse der Daten meisterst.

Schritt 1: Ein Konto erstellen und starten

Bevor du beginnst, melde dich bei Jotform.com an. Du kannst mit einem kostenlosen Account starten, der bereits alle Grundfunktionen für die Formularerstellung enthält.

  1. Klicke auf der Startseite auf den Button „Formular erstellen“.
  2. Du hast nun mehrere Optionen:
    • Ganz neu beginnen: Ein leeres Blatt.
    • Vorlage verwenden: Wähle aus tausenden fertigen Layouts.
    • PDF importieren: (Der wichtigste Punkt für dieses Tutorial).

Schritt 2: Word- und PDF-Dokumente konvertieren

Wenn du bereits Formulare in Word oder als PDF hast, musst du diese nicht mühsam manuell nachbauen.

  1. Wähle die Option „PDF importieren“.
  2. Klicke auf „Smart PDF Forms“.
  3. Lade dein bestehendes Dokument (PDF oder ein als PDF gespeichertes Word-Dokument) hoch.
  4. Das Besondere: Jotform analysiert dein Dokument und platziert automatisch digitale Eingabefelder über die Linien deines alten Formulars.
  5. Auf der linken Seite siehst du das Online-Formular, auf der rechten Seite dein Original-PDF. Du kannst nun Felder verknüpfen: Wenn jemand das Online-Formular ausfüllt, werden die Daten automatisch in das Originallayout deines PDFs eingetragen.

Schritt 3: Das Formular anpassen (Drag-and-Drop)

Egal ob du konvertiert hast oder neu startest, der Formular-Editor ist das Herzstück.

  • Felder hinzufügen: Klicke links auf „Formularelemente hinzufügen“. Hier findest du Standardfelder (Name, E-Mail, Adresse) sowie spezialisierte Felder (Unterschriften, Dateiuploads, Terminauswahl).
  • Zahlungen integrieren: Über den Reiter „Zahlungen“ kannst du PayPal, Stripe oder andere Anbieter verknüpfen, um Gebühren direkt über das Formular einzuziehen.
  • Design anpassen: Klicke auf das Farbrollen-Symbol (Formular-Designer) auf der rechten Seite. Hier kannst du Farben, Schriftarten und Hintergründe an dein Branding anpassen.

Schritt 4: Einstellungen und Logik

Damit dein Formular „intelligent“ wird, solltest du die Einstellungen prüfen:

  1. Bedingungen (Conditions): Gehe auf „Einstellungen“ -> „Bedingungen“. Hier kannst du festlegen: „Wenn Antwort A gewählt wird, zeige Feld B“. Das spart Platz und macht das Ausfüllen einfacher.
  2. E-Mails: Konfiguriere unter „E-Mails“, wer eine Bestätigung erhält (du als Admin oder der Ausfüller).

Schritt 5: Veröffentlichen und Teilen

Wenn dein Formular fertig ist, klicke oben auf den Reiter „Veröffentlichen“.

  • Direkt-Link: Kopiere den Link und versende ihn per E-Mail oder Social Media.
  • Einbetten: Kopiere den Code (iFrame oder Script), um das Formular direkt in deine Website (WordPress, Wix, etc.) zu integrieren.
  • PDF-Formular: Du kannst das Formular auch als ausfüllbares PDF exportieren, falls Nutzer es offline ausfüllen müssen.

Schritt 6: Ergebnisse verfolgen und analysieren (Tracking)

Sobald die ersten Personen dein Formular ausfüllen, beginnt das Tracking.

  1. Jotform Tabellen (Tables): Gehe in deinem Dashboard auf das Formular und wähle „Tabellen“. Hier werden alle Antworten in einer Excel-ähnlichen Ansicht gesammelt. Du kannst filtern, sortieren und Daten direkt bearbeiten.
  2. Jotform Posteingang (Inbox): Ideal, um einzelne Einsendungen wie E-Mails zu lesen und zu beantworten oder den Status (z. B. „In Bearbeitung“) zu verwalten.
  3. Bericht-Assistent: Du kannst automatisch Diagramme und Grafiken aus deinen Ergebnissen erstellen lassen, um Trends auf einen Blick zu sehen (z. B. „80% der Kunden sind zufrieden“).
  4. PDF-Editor: Hier siehst du, wie die Antworten in dein ursprüngliches Word/PDF-Layout eingefügt wurden. Du kannst diese Dokumente gesammelt herunterladen oder ausdrucken.

Fazit

Mit Jotform sparst du Zeit, indem du alte Papierprozesse digitalisierst. Die Kombination aus dem Smart PDF Importer und den Jotform Tables macht es zu einem mächtigen Werkzeug, um nicht nur Daten zu sammeln, sondern diese auch professionell zu verwalten.

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