Google Workspace Nutzer archivieren: Der ultimative Guide [2025 Easy Guide]
Hier ist ein umfassendes und leicht verständliches Tutorial, wie du Google Workspace-Nutzer im Jahr 2025 effizient archivierst, um Kosten zu sparen und Daten zu sichern.
In Unternehmen verändern sich Teams ständig. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, möchtest du dessen Daten (E-Mails, Drive-Dateien) behalten, aber nicht mehr den vollen Preis für eine aktive Lizenz bezahlen.
In diesem Guide erfährst du die drei besten Methoden, um Nutzer im Jahr 2025 zu archivieren.
Methode 1: Die offizielle „Archivierter Nutzer“-Lizenz (Best Practice)
Google bietet spezielle Archived User (AU) Lizenzen an. Diese sind deutlich günstiger als aktive Lizenzen, bewahren aber alle Daten (Gmail, Drive, Vault) sicher auf.
Schritt-für-Schritt:
- Admin-Konsole öffnen: Melde dich unter admin.google.com an.
- Lizenz erwerben: Gehe zu Abrechnung > Abos verwalten > Abos hinzufügen. Suche nach „Archived User“ (passend zu deiner Edition, z. B. Business Plus oder Enterprise).
- Nutzer auswählen: Gehe zu Verzeichnis > Nutzer.
- Status ändern: Wähle den entsprechenden Nutzer aus. Klicke auf „Mehr“ (Drei Punkte) und wähle Nutzer archivieren.
- Bestätigen: Das System stellt das Konto nun auf die Archiv-Lizenz um. Der Nutzer kann sich nicht mehr anmelden, aber die Daten bleiben für Admins und Google Vault sichtbar.
Methode 2: Daten-Transfer & Löschung (Kostenlos)
Wenn du keine monatlichen Gebühren für ein Archiv-Konto zahlen möchtest, kannst du die Daten auf einen anderen Nutzer (z. B. einen Admin oder Nachfolger) übertragen und das Konto danach löschen.
Schritt-für-Schritt:
- Nutzer löschen einleiten: Gehe in der Admin-Konsole zu Nutzer und wähle beim betroffenen Account Nutzer löschen.
- Datentransfer wählen: Bevor das Konto endgültig gelöscht wird, fragt Google, was mit den Daten passieren soll.
- Drive & Docs: Gib die E-Mail-Adresse des neuen Eigentümers an.
- Kalender: Übertrage die Termine auf eine andere Person.
- Gmail-Daten: Diese werden beim Löschen nicht automatisch übertragen! Du musst sie vorher via Google Takeout exportieren oder per Datenmigration in ein anderes Postfach verschieben.
- Löschen bestätigen: Sobald der Transfer abgeschlossen ist, ist die Lizenz wieder frei und verursacht keine Kosten mehr.
Methode 3: Google Takeout (Manuelles Offline-Archiv)
Ideal für kleine Unternehmen oder Einzelunternehmer, die Daten lokal auf einer Festplatte oder in der Cloud sichern wollen.
Schritt-für-Schritt:
- Einloggen: Melde dich mit dem Konto des Nutzers an, den du archivieren willst.
- Takeout aufrufen: Gehe zu takeout.google.com.
- Daten wählen: Wähle alle Dienste aus (E-Mail, Drive, Kontakte, etc.).
- Export erstellen: Wähle als Dateityp
.zip. Google sendet dir nach Abschluss (kann einige Stunden dauern) einen Download-Link. - Konto löschen: Sobald du die Datei sicher heruntergeladen hast, kannst du das Konto in der Admin-Konsole löschen, um die Lizenzkosten zu stoppen.
Wichtige Checkliste vor der Archivierung (Pro-Tips 2025)
Bevor du auf „Archivieren“ oder „Löschen“ klickst, prüfe diese Punkte:
- [ ] Aliase einrichten: Wenn Kunden weiterhin an die alte E-Mail-Adresse schreiben, richte einen E-Mail-Alias für den Nachfolger ein.
- [ ] 2-Faktor-Authentifizierung (2FA): Stelle sicher, dass du Zugriff auf das Konto hast, falls du dich für den Export einloggen musst (Backup-Codes nutzen!).
- [ ] Google Vault: Wenn dein Unternehmen rechtlichen Aufbewahrungspflichten unterliegt, stelle sicher, dass eine Archived User Lizenz aktiv ist, da Vault-Daten beim einfachen Löschen verloren gehen.
- [ ] Drittanbieter-Apps: Prüfe, ob der Nutzer Administrator von Tools wie Slack, Zoom oder LinkedIn-Unternehmensseiten ist und ändere dort die Inhaberschaft.
Fazit
Für maximale Sicherheit und Compliance ist die Archived User Lizenz (Methode 1) der professionellste Weg. Wenn du Kosten komplett vermeiden willst, ist der Datentransfer mit anschließender Löschung (Methode 2) die beste Wahl für 2025.
Hinweis: Diese Anleitung bezieht sich auf den Stand von Google Workspace im Jahr 2025. Menüführungen können sich durch Updates von Google leicht verschieben.