Excel-Tutorial: Datumsangaben mit Bedingter Formatierung hervorheben (Heute, Vergangenheit & Zukunft)

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel Datumsangaben mithilfe der bedingten Formatierung automatisch farblich hervorheben kannst.

Die bedingte Formatierung ist eines der mächtigsten Werkzeuge in Excel, um Fristen, Termine oder überfällige Aufgaben sofort sichtbar zu machen. In diesem Guide lernst du, wie du vordefinierte Regeln nutzt und wie du mit eigenen Formeln maximale Flexibilität erhältst.

Methode 1: Die schnellen Standard-Regeln (Einfach)

Excel bietet integrierte Funktionen für die gängigsten Zeiträume.

1. Markiere die Zellen, die die Daten enthalten.
2. Gehe im Menüband auf Start > Bedingte Formatierung.
3. Wähle Regeln zum Hervorheben von Zellen > Datum....
4. Im Dropdown-Menü links kannst du nun wählen:
   • Gestern, Heute, Morgen
   • In den letzten 7 Tagen
   • Nächste Woche, Letzten Monat, etc.
5. Wähle rechts daneben eine Farbe aus und bestätige mit OK.

Methode 2: Benutzerdefinierte Formeln (Flexibel & Profi)

Wenn du mehr Kontrolle willst (z. B. "alles, was älter als 30 Tage ist"), musst du Formeln verwenden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Markiere deinen Datumsbereich (z. B. A2:A100).
2. Klicke auf Bedingte Formatierung > Neue Regel....
3. Wähle den Typ: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
4. Gib eine der folgenden Formeln in das Feld ein (angenommen, dein Datum steht in Zelle A2):

A) Datum liegt in der Vergangenheit (Überfällig)

Wenn das Datum kleiner ist als das heutige Datum:

=A2<HEUTE()

B) Datum ist heute

=A2=HEUTE()

C) Datum liegt in der Zukunft (Anstehend)

=A2>HEUTE()

D) Datum liegt in den nächsten X Tagen (z.B. Frist läuft in 7 Tagen ab)

Diese Formel prüft, ob das Datum nach heute liegt, aber maximal 7 Tage entfernt ist:

=UND(A2>HEUTE(); A2<=HEUTE()+7)

5. Klicke nach der Formeleingabe auf Formatieren..., wähle unter dem Reiter Ausfüllen eine Farbe (z. B. Rot für Vergangenheit) und bestätige alles mit OK.

Profi-Tipp: Die gesamte Zeile einfärben

Möchtest du nicht nur die Zelle mit dem Datum einfärben, sondern die ganze Zeile der Tabelle, wenn ein Datum überfällig ist?

1. Markiere die gesamte Tabelle (z. B. A2:E100).
2. Gehe auf Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel verwenden.
3. Verwende die Formel von oben, aber setze ein $-Zeichen vor den Spaltenbuchstaben:

   =$A2<HEUTE()

   (Das $ fixiert die Spalte A, während die Zeilennummer variabel bleibt. So prüft Excel für jede Spalte in Zeile 2 immer nur das Datum in A2.)

Wichtige Hinweise für den Erfolg:

• Zellenbezug: Achte darauf, dass sich die Formel immer auf die oberste Zelle deines markierten Bereichs bezieht (wenn du in Zeile 2 startest, schreib A2).
• Datumsformat: Die bedingte Formatierung funktioniert nur, wenn Excel den Inhalt der Zelle wirklich als Datum erkennt (und nicht als Text).
• Reihenfolge der Regeln: Wenn du mehrere Regeln hast (z. B. eine für "Heute" und eine für "Zukunft"), kannst du unter Bedingte Formatierung > Regeln verwalten die Priorität festlegen. Die oberste Regel gewinnt.

Zusammenfassung der Formeln: