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Excel-Tutorial: Daten über eine Dropdown-Liste aus einem anderen Tabellenblatt abrufen (SVERWEIS)

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel eine Dropdown-Liste erstellst und basierend auf deiner Auswahl automatisch Daten aus einem anderen Tabellenblatt abrufst.

In diesem Tutorial lernst du, wie du ein interaktives Formular erstellst. Wenn du einen Wert in einem Dropdown-Menü auswählst, füllt Excel die restlichen Felder automatisch mit den passenden Informationen aus einem anderen Reiter aus.

Schritt 1: Die Datengrundlage vorbereiten

Zuerst benötigen wir zwei Tabellenblätter: eines für die Daten (Quelle) und eines für die Abfrage (Ziel).

  1. Benenne das erste Tabellenblatt in "Datenquelle" um.
  2. Erstelle dort eine Liste (z.B. eine Produktliste):
    • Spalte A: Produkt-ID (z.B. P001, P002)
    • Spalte B: Produktname (z.B. Laptop, Maus)
    • Spalte C: Preis (z.B. 800, 25)
  3. Benenne das zweite Tabellenblatt in "Abfrage" um.

Schritt 2: Die Dropdown-Liste erstellen

Jetzt erstellen wir im Blatt "Abfrage" das Auswahlmenü.

  1. Klicke im Blatt "Abfrage" auf die Zelle, in der das Dropdown erscheinen soll (z.B. Zelle B2).
  2. Gehe oben im Menüband auf den Reiter Daten.
  3. Klicke auf Datentools -> Datenüberprüfung.
  4. Wähle im Fenster unter "Zulassen" den Punkt Liste aus.
  5. Klicke in das Feld "Quelle" und wechsle dann mit der Maus in das Blatt "Datenquelle".
  6. Markiere dort alle Werte in der Spalte "Produkt-ID" (z.B. A2:A10).
  7. Bestätige mit OK.

Ergebnis: Du hast nun ein Dropdown-Menü in Zelle B2.

Schritt 3: Daten mit SVERWEIS automatisch ziehen

Nun verknüpfen wir die Auswahl mit den restlichen Daten. Wir nutzen dafür die Funktion SVERWEIS (englisch: VLOOKUP).

  1. Klicke im Blatt "Abfrage" in die Zelle, in der der Produktname erscheinen soll (z.B. C2).
  2. Gib folgende Formel ein: =SVERWEIS(B2; Datenquelle!A:C; 2; FALSCH)

Erklärung der Formel:

  • B2: Das ist das Suchkriterium (deine Auswahl aus dem Dropdown).
  • Datenquelle!A:C: Das ist die Matrix, in der Excel suchen soll (Spalte A bis C im Quellblatt).
  • 2: Der Spaltenindex. Excel soll den Wert aus der zweiten Spalte der Matrix zurückgeben (den Namen).
  • FALSCH: Sagt Excel, dass es nach einer genauen Entsprechung suchen soll.
  1. Für den Preis in Zelle D2 lautet die Formel fast gleich, nur der Spaltenindex ändert sich: =SVERWEIS(B2; Datenquelle!A:C; 3; FALSCH)

Schritt 4: Schönheitsfehler beheben (Optional)

Wenn das Dropdown leer ist, zeigt Excel oft eine Fehlermeldung (#N/V) an. Das kannst du mit der Funktion WENNFEHLER verhindern.

Ändere die Formel wie folgt ab: =WENNFEHLER(SVERWEIS(B2; Datenquelle!A:C; 2; FALSCH); "")

Jetzt bleibt die Zelle einfach leer, solange noch nichts im Dropdown ausgewählt wurde.

Zusammenfassung der Tipps

  • Dynamische Bereiche: Wenn du oft neue Daten hinzufügst, formatiere deine Datenquelle als "Tabelle" (Markieren -> Strg + T). Dann passt sich das Dropdown automatisch an.
  • Eindeutige IDs: Der SVERWEIS sucht immer von links nach rechts. Die ID, nach der du im Dropdown suchst, muss also immer in der ersten Spalte deiner Quelltabelle stehen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren!

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