Daten effizient zusammenführen: SVERWEIS und XVERWEIS für Excel-Berichte

Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du Daten aus einer anderen Excel-Tabelle in deine Berichte ziehst, indem du die Funktionen SVERWEIS (VLOOKUP) und XVERWEIS (XLOOKUP) nutzt.

Häufig stehen die benötigten Daten für einen Bericht nicht in derselben Tabelle. Vielleicht hast du eine Liste mit Kundennummern und musst die dazugehörigen Namen aus einer separaten Stammdaten-Datei abrufen. In Excel gibt es dafür zwei Hauptwerkzeuge: den bewährten SVERWEIS und den modernen, flexibleren XVERWEIS.

1. Vorbereitung: Die Struktur verstehen

Bevor du startest, solltest du zwei Tabellen vor Augen haben:

1. Zieltabelle (Bericht): Hier soll das Ergebnis erscheinen (z. B. die Spalte "Preis").
2. Quelltabelle: Hier liegen die Informationen, die du suchst (z. B. eine Artikelliste mit Preisen).

2. Der Klassiker: SVERWEIS (VLOOKUP)

Der SVERWEIS sucht in der ersten Spalte eines Bereichs nach einem Wert und gibt einen Wert in derselben Zeile aus einer anderen Spalte zurück.

Syntax:

=SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; [Bereich_Verweis])

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Klicke in die Zelle deines Berichts, in die das Ergebnis soll.
2. Gib =SVERWEIS( ein.
3. Suchkriterium: Klicke auf die Zelle in deinem Bericht, die den Suchwert enthält (z. B. die Artikelnummer).
4. Matrix: Wechsle in die andere Tabelle (oder Datei) und markiere den Bereich, der die Daten enthält. Wichtig: Die Spalte mit dem Suchwert muss die ganz linke im markierten Bereich sein.
5. Spaltenindex: Zähle ab der ersten Spalte der Markierung, in der wievielten Spalte das Ergebnis steht (z. B. "2" für die zweite Spalte).
6. Bereich_Verweis: Gib immer FALSCH (oder 0) ein, um eine genaue Übereinstimmung zu finden.
7. Schließe die Klammer und drücke Enter.

Beispiel: =SVERWEIS(A2; 'Quelldaten.xlsx'!$A$1:$C$100; 3; 0) (Sucht A2 in der ersten Spalte der Quelldaten und gibt den Wert aus der 3. Spalte zurück.)

3. Die moderne Lösung: XVERWEIS (XLOOKUP)

Der XVERWEIS ist seit Excel 365 verfügbar und löst viele Probleme des SVERWEIS (er kann z. B. auch nach links suchen).

Syntax:

=XVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Rückgabematrix; [wenn_nicht_gefunden])

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Gib =XVERWEIS( in die Zielzelle ein.
2. Suchkriterium: Wähle den Wert aus deinem Bericht aus (z. B. die Kundennummer).
3. Suchmatrix: Wechsle zur Quelltabelle und markiere nur die eine Spalte, in der nach der Kundennummer gesucht werden soll.
4. Rückgabematrix: Markiere nun nur die eine Spalte, in der die Daten stehen, die du im Bericht haben willst (z. B. den Kundennamen).
5. (Optional) Wenn_nicht_gefunden: Du kannst einen Text wie "Nicht gefunden" eingeben, falls der Wert fehlt.
6. Schließe die Klammer und drücke Enter.

Beispiel: =XVERWEIS(A2; 'Stammdaten'!$A:$A; 'Stammdaten'!$C:$C; "Fehlt")

4. Daten aus einer komplett anderen Datei ziehen

Wenn sich die Quelldaten in einer anderen Excel-Datei befinden, gehst du so vor:

1. Öffne beide Excel-Dateien gleichzeitig.
2. Beginne die Formel (SVERWEIS oder XVERWEIS) in deiner Berichtsdatei.
3. Wenn du zur Auswahl der "Matrix" oder "Suchmatrix" kommst, wechselst du einfach mit der Maus (oder Alt + Tab) in die andere Datei und markierst dort den Bereich.
4. Excel fügt den Dateinamen automatisch in die Formel ein.
5. Wichtig: Wenn du die Quelldatei später schließt, zeigt Excel den vollständigen Dateipfad in der Formel an. Die Verknüpfung bleibt bestehen, solange die Datei nicht verschoben oder umbenannt wird.

5. Vergleich: Was solltest du nutzen?

Pro-Tipp: Nutze den XVERWEIS, wann immer es möglich ist. Er ist weniger fehleranfällig, da du keine Spaltennummern zählen musst und die Formel nicht zerstört wird, wenn du in der Quelltabelle eine neue Spalte hinzufügst.

6. Häufige Fehler vermeiden

• Absolute Bezüge: Wenn du die Formel nach unten ziehst, achte darauf, dass die Matrix mit Dollarzeichen fixiert ist (z. B. $A$1:$B$100), damit sich der Suchbereich nicht verschiebt.
• Formatierung: Der Suchwert muss denselben Datentyp haben (Text muss Text sein, Zahlen müssen Zahlen sein). Wenn eine Artikelnummer in Tabelle A als Text und in Tabelle B als Zahl gespeichert ist, wird die Formel einen Fehler (#N/V) ausgeben.