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Excel Tipps: Der beste Weg, ein Plan-Ist-Diagramm in Excel zu erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial im Stil von dptutorials, das dir zeigt, wie du einen professionellen Plan-Ist-Vergleich (Target vs. Actual) in Excel erstellst.

Ein einfacher Balkenplan reicht oft nicht aus, um Abweichungen zwischen Planung und Realität sofort zu erkennen. In diesem Tutorial lernst du, wie du ein "Thermometer-Diagramm" oder ein überlappendes Säulendiagramm erstellst, das in Business-Berichten deutlich professioneller wirkt.

1. Schritt: Die Datengrundlage vorbereiten

Bevor wir das Diagramm erstellen, benötigen wir eine saubere Tabelle. Erstelle drei Spalten:

  • A: Kategorie (z. B. Monat oder Abteilung)
  • B: Plan (Deine Zielwerte)
  • C: Ist (Die tatsächlich erreichten Werte)

2. Schritt: Das Basis-Diagramm erstellen

  1. Markiere deinen gesamten Datenbereich (inklusive Überschriften).
  2. Gehe im Menüband auf Einfügen.
  3. Wähle Säulendiagramm und klicke auf Gruppierte Säulen. Du hast nun zwei Säulen nebeneinander für jeden Monat.

3. Schritt: Säulen überlappen lassen (Der Profi-Trick)

Damit der Vergleich direkt sichtbar wird, legen wir die "Ist-Säule" in die "Plan-Säule".

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf eine der Ist-Säulen (meistens die rechte Säule).
  2. Wähle Datenreihen formatieren....
  3. In den Reihenoptionen (Symbol mit den drei Balken) stellst du die Reihenachse auf Sekundärachse. Erschrecke nicht: Die Ist-Säule verdeckt nun die Plan-Säule komplett.

4. Schritt: Die Breite der Säulen anpassen

Jetzt machen wir den Unterschied sichtbar:

  1. Wähle im Diagramm die Plan-Säulen aus (die jetzt dahinter liegen).
  2. Ändere im Menü "Datenreihen formatieren" die Abstandsbreite auf ca. 150% (oder niedriger, um sie breiter zu machen).
  3. Wähle nun die Ist-Säulen aus (die auf der Sekundärachse liegen).
  4. Ändere deren Abstandsbreite auf ca. 250% (oder höher, um sie schmaler zu machen). Ergebnis: Die Ist-Säule steht nun als schmaler Balken innerhalb der breiteren Plan-Säule.

5. Schritt: Die Achsen synchronisieren (Wichtig!)

Da wir eine Sekundärachse verwendet haben, können die Skalierungen links und rechts unterschiedlich sein, was das Diagramm verfälscht.

  1. Klicke mit der rechten Maustaste auf die linke vertikale Achse -> Achse formatieren. Merke dir das Maximum (z.B. 100).
  2. Klicke auf die rechte vertikale Achse und stelle sicher, dass das Maximum identisch ist.
  3. Sobald beide Achsen gleich sind, kannst du die rechte Achse einfach mit Entf löschen, um das Diagramm aufzuräumen.

6. Schritt: Farben und Design (Feinschliff)

Um das Diagramm "Dashboard-ready" zu machen:

  • Plan-Säule: Wähle ein dezentes Grau oder ein helles Blau (Füllung).
  • Ist-Säule: Wähle eine kräftige Farbe wie Dunkelblau oder Dunkelgrau.
  • Gitternetzlinien: Klicke sie an und drücke Entf, um einen sauberen Look zu erhalten.
  • Datenbeschriftung: Klicke mit der rechten Maustaste auf die Ist-Säule -> Datenbeschriftungen hinzufügen, um die genauen Werte anzuzeigen.

Bonus-Tipp: Bedingte Farben

Wenn du zeigen willst, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht, kannst du die Ist-Säule manuell oder über eine Hilfsspalte einfärben:

  • Grün: Wenn Ist >= Plan
  • Rot: Wenn Ist < Plan

Zusammenfassung

Anstatt zwei Säulen nebeneinander zu stellen, bietet die Überlappung mit unterschiedlichen Breiten eine sofortige visuelle Rückmeldung darüber, wie nah man dem Ziel gekommen ist. Dies ist der Standard in professionellen Reporting-Tools und lässt deine Excel-Berichte sofort hochwertiger erscheinen.

Viel Erfolg beim Ausprobieren! 🚀

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