Tutorial

Excel-Ampelsystem basierend auf Text erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du in Excel ein Ampelsystem (Symbolsätze) erstellst, das scheinbar auf Text reagiert.

Excel-Symbolsätze (wie die klassischen Ampeln) funktionieren standardmäßig nur mit Zahlen. Oft möchte man aber den Status direkt neben oder in einer Zelle mit Texten wie „Erledigt“, „In Arbeit“ oder „Nicht begonnen“ anzeigen.

In diesem Tutorial nutzen wir einen einfachen Trick: Wir verknüpfen den Text mit Zahlenwerten und lassen Excel nur das Symbol anzeigen.

Schritt 1: Die Ausgangslage

Nehmen wir an, du hast eine Liste von Projekten in Spalte A und den Status in Spalte B.

Projekt Status (Text)
Projekt A Erledigt
Projekt B In Arbeit
Projekt C Nicht begonnen

Schritt 2: Den Text in Zahlen umwandeln (Die Logik)

Da Excel für die Ampel Zahlen benötigt, erstellen wir eine Hilfsspalte (oder nutzen die Zelle, in der die Ampel erscheinen soll). Wir weisen den Status-Wörtern feste Zahlenwerte zu:

  • 3 = Erledigt (Grün)
  • 2 = In Arbeit (Gelb)
  • 1 = Nicht begonnen (Rot)

Gib in die Zelle, in der die Ampel erscheinen soll (z. B. Spalte C), folgende Formel ein:

=WENN(B2="Erledigt"; 3; WENN(B2="In Arbeit"; 2; 1))

Zieh die Formel für alle Zeilen nach unten.

Schritt 3: Symbolsatz (Ampel) anwenden

  1. Markiere die Zellen in Spalte C, die nun die Zahlen 1, 2 oder 3 enthalten.
  2. Gehe im Menüband auf Start -> Bedingte Formatierung.
  3. Wähle Symbolsätze und klicke auf die drei Ampeln (oder ein beliebiges anderes Set).

Schritt 4: Die Regeln anpassen (Wichtig!)

Standardmäßig berechnet Excel Prozente, was bei Text-Umwandlungen oft zu Fehlern führt. Wir müssen die Logik auf „Zahl“ umstellen:

  1. Markiere die Zellen mit den Ampeln erneut.
  2. Gehe auf Bedingte Formatierung -> Regeln verwalten....
  3. Wähle die Regel aus und klicke auf Regel bearbeiten....
  4. Ändere den Typ rechts von „Prozent“ auf „Zahl“ (für beide Schwellenwerte).
  5. Stelle die Werte wie folgt ein:
    • Grünes Symbol, wenn Wert ist: >= 3
    • Gelbes Symbol, wenn < 3 und: >= 2
    • Rotes Symbol, wenn: < 2
  6. Der Profi-Trick: Setze einen Haken bei „Nur Symbol anzeigen“. Dadurch verschwinden die Zahlen (1, 2, 3) und es bleibt nur noch die Ampel übrig.
  7. Bestätige zweimal mit OK.

Schritt 5: Das Ergebnis testen

Deine Tabelle sieht nun sauber aus: In Spalte B steht der Text, in Spalte C leuchtet die entsprechende Ampel.

  • Änderst du in Spalte B den Text von „In Arbeit“ auf „Erledigt“, springt die Ampel in Spalte C automatisch von Gelb auf Grün um.

Bonus-Tipp: Ampel direkt im Textfeld (ohne Hilfsspalte)

Wenn du keine extra Spalte für die Ampel willst, sondern das Symbol direkt links neben dem Text stehen soll:

  1. Wende die Formel aus Schritt 2 direkt in der Spalte an, wo die Ampel stehen soll.
  2. Nutze die bedingte Formatierung wie oben beschrieben (mit „Nur Symbol anzeigen“).
  3. Schreibe in die Spalte rechts daneben einfach deinen Text oder verknüpfe ihn.
  4. Du kannst die Spalte mit der Ampel sehr schmal machen und die Zellrahmen entfernen, sodass es so aussieht, als gehöre die Ampel zum Text der Nachbarzelle.

Zusammenfassung der Logik

  • Text wird per WENN-Formel zu Zahl.
  • Bedingte Formatierung macht aus Zahl ein Symbol.
  • Option „Nur Symbol anzeigen“ macht die Zahl unsichtbar.
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