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Erledigte Aufgaben in OneNote schnell ausblenden – so geht’s ohne direkten Button

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Es gibt in Microsoft OneNote leider keinen direkten Button, um erledigte Aufgaben (Checkboxen) sofort per Klick verschwinden zu lassen – anders als in spezialisierten Todo-Apps.

Dennoch gibt es drei effektive Wege, wie du dieses Ziel erreichen kannst. Hier ist dein Tutorial:

Methode 1: Die „Kategorien finden“-Zusammenfassung (Bordmittel)

Dies ist die sauberste Lösung innerhalb von OneNote, um eine Liste nur mit offenen Aufgaben zu sehen.

  1. Gehe zum Tab Start.
  2. Klicke in der Gruppe „Kategorien“ auf Kategorien finden.
  3. Es öffnet sich rechts eine Seitenleiste (Kategorienzusammenfassung).
  4. Wichtig: Aktiviere ganz unten den Haken bei Nur nicht erledigte Zeitplanungsoptionen anzeigen.
  5. OneNote zeigt dir nun alle offenen Aufgaben an.
  6. Optional: Klicke auf Zusammenfassungsseite erstellen, um eine neue Seite zu generieren, die automatisch nur die offenen To-Dos auflistet.

Methode 2: Die professionelle Lösung (OneTastic Add-In)

Wenn du OneNote am PC (Desktop-Version) nutzt, ist das kostenlose/kostengünstige Add-In OneTastic die beste Wahl. Es erweitert OneNote um Makros.

  1. Installiere OneTastic für OneNote.
  2. Suche im "Macroland" (integrierter Store) nach dem Makro "Hide Completed Tasks".
  3. Nach der Installation kannst du das Makro mit einem Klick ausführen.
  4. Was es macht: Es formatiert erledigte Zeilen automatisch so, dass sie unsichtbar werden oder in eine „Archiv“-Tabelle verschoben werden (je nach gewähltem Makro).

Methode 3: Die moderne Lösung (Microsoft Loop Komponenten)

Microsoft hat kürzlich Loop-Komponenten in OneNote integriert. Diese verhalten sich intelligenter als normale Checkboxen.

  1. Gehe auf den Tab Einfügen und wähle Loop-Komponenten -> Checkliste.
  2. Erstelle deine Liste.
  3. In Loop-Komponenten kannst du die Liste oft sortieren oder Filter nutzen (rollout-abhängig).
  4. Der größte Vorteil: Wenn du die Liste in Microsoft To Do oder Outlook bearbeitest, verschwinden erledigte Aufgaben dort im „Erledigt“-Ordner, während sie in OneNote synchronisiert werden.

Methode 4: Der manuelle „Workaround“ (Best Practice)

Viele OneNote-Power-User nutzen ein einfaches System, um die Übersicht zu behalten, ohne Add-Ins zu installieren:

  1. Tastenkombination nutzen: Wenn du eine Aufgabe erledigt hast, drücke Strg + 1, um das Häkchen zu setzen.
  2. Ausschneiden & Verschieben: Markiere die erledigte Zeile (Umschalt + Pfeiltaste) und drücke Strg + X (Ausschneiden).
  3. Archiv-Abschnitt: Erstelle am Ende deiner Seite eine Trennlinie oder eine Unterseite namens „Archiv“ und füge sie dort mit Strg + V ein.
    • Tipp: Mit Alt + Umschalt + Pfeiltaste unten kannst du eine markierte Zeile ganz schnell im Text nach unten schieben, bis sie aus dem Sichtfeld ist.

Zusammenfassung: Was solltest du wählen?

  • Für schnelle Übersicht zwischendurch: Nutze Methode 1 (Kategorien finden).
  • Für Automatisierung am Desktop: Nutze Methode 2 (OneTastic).
  • Für die Zusammenarbeit im Team: Nutze Methode 3 (Loop).

Pro-Tipp: Wenn deine To-Do-Liste zu lang wird, ist OneNote oft nicht das richtige Tool. Nutze in diesem Fall die Integration zu Microsoft To Do, indem du die Aufgaben in OneNote markierst und als „Outlook-Aufgabe“ (Fähnchen-Symbol) kennzeichnest. So hast du in OneNote den Kontext und in der To-Do-App die perfekte Verwaltung inklusive „Ausblenden“.

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