Tutorial

E-Mails in Outlook planen: So versendest du Nachrichten zeitversetzt

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du E-Mails in Outlook zeitversetzt planen kannst – sowohl für die Desktop-Version als auch für die Web-Version (und das neue Outlook).

Es gibt viele Gründe, eine E-Mail vorzubereiten, sie aber erst später abzusenden: Sei es, um Kollegen nicht im Feierabend zu stören, um Zeitzonen zu berücksichtigen oder um sicherzustellen, dass eine Erinnerung genau zum richtigen Zeitpunkt eintrifft.

1. Outlook für Windows (Klassische Desktop-App)

In der klassischen Desktop-Version ist die Funktion etwas versteckt unter den Lieferoptionen zu finden.

  1. E-Mail erstellen: Öffne Outlook und klicke auf Neue E-Mail. Verfasse deine Nachricht wie gewohnt.
  2. Optionen öffnen: Klicke im Menüband des Nachrichtenfensters auf den Reiter Optionen.
  3. Übermittlung verzögern: Klicke in der Gruppe „Weitere Optionen“ auf die Schaltfläche Übermittlung verzögern.
  4. Zeitpunkt festlegen: Ein Eigenschaften-Fenster öffnet sich. Unter dem Punkt „Übermittlungsoptionen“ findest du das Häkchen bei Übermittlung nicht vor.
    • Wähle das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus.
  5. Schließen & Senden: Klicke auf Schließen. Klicke danach in der E-Mail auf Senden.

Wichtig: Die E-Mail wird nun in deinem Postausgang gespeichert. In der klassischen Desktop-Version wird die Mail nur versendet, wenn Outlook zum gewählten Zeitpunkt geöffnet ist (es sei denn, du nutzt ein Exchange-Konto in einem speziellen Modus).

2. Outlook im Web & Das „neue“ Outlook

Im modernen Outlook (Web-Interface oder die neue Windows-App) ist der Vorgang wesentlich intuitiver.

  1. E-Mail erstellen: Klicke auf Neue E-Mail und schreibe deine Nachricht.
  2. Senden-Menü öffnen: Klicke nicht direkt auf die Schaltfläche „Senden“, sondern auf den kleinen Pfeil nach unten direkt daneben.
  3. Senden planen: Wähle aus dem Dropdown-Menü die Option Senden planen.
  4. Zeit auswählen: Es öffnet sich ein Fenster mit Vorschlägen (z. B. „Morgen früh“). Du kannst aber auch auf Benutzerdefinierte Zeit klicken, um ein exaktes Datum und eine Uhrzeit festzulegen.
  5. Bestätigen: Klicke auf Senden (oder OK).

Vorteil hier: Die E-Mail wird auf dem Server gespeichert. Sie wird auch dann versendet, wenn dein Computer ausgeschaltet oder Outlook geschlossen ist.

3. Geplante E-Mails bearbeiten oder löschen

Falls du dich umentscheidest oder einen Fehler findest, kannst du die Planung jederzeit anpassen:

  • Klassisches Outlook: Gehe in den Ordner Postausgang. Öffne die E-Mail per Doppelklick. Du kannst den Text ändern oder über Optionen > Übermittlung verzögern die Zeit anpassen bzw. das Häkchen entfernen, um sie sofort zu senden.
  • Outlook Web / Neu: Gehe in den Ordner Entwürfe. Dort findest du die geplanten E-Mails. Klicke auf die E-Mail und dann auf das Stift-Symbol (Bearbeiten), um die Zeit zu ändern oder die Planung abzubrechen.

Profi-Tipps für den Zeitversand

  • Puffer einbauen: Plane wichtige E-Mails lieber 5-10 Minuten später ein, als du sie eigentlich senden willst. So hast du kurz Zeit, den Versand noch abzubrechen, falls dir noch ein Anhang eingefallen ist.
  • Zeitzonen beachten: Wenn du internationale Kunden hast, ist die Zeitplanung ideal, damit deine Mail morgens ganz oben im Posteingang landet, anstatt mitten in deren Nacht.
  • Kein „Druck“ beim Empfänger: Wenn du am Wochenende arbeitest, ist das Planen von E-Mails ein Zeichen von Respekt gegenüber der Freizeit deiner Kollegen.

Dieses Tutorial basiert auf den aktuellen Versionen von Microsoft Outlook (Stand 2024).

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