Tutorial

E-Mails in Outlook planen: So funktioniert der zeitversetzte Versand

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Hier ist ein detailliertes Tutorial, wie du E-Mails in Microsoft Outlook zeitversetzt planst – sowohl für die klassische Desktop-App als auch für das neue Outlook (Web-Version).

Es gibt viele Gründe, eine E-Mail vorzubereiten, aber erst später zu versenden: Sei es, um Kollegen nicht im Feierabend zu stören, um Zeitzonen zu berücksichtigen oder um sich selbst an etwas zu erinnern. Hier erfährst du, wie es geht.

1. Im klassischen Outlook (Desktop-App)

Wenn du die bewährte Outlook-Desktop-Version nutzt, folge diesen Schritten:

  1. E-Mail erstellen: Klicke auf „Neue E-Mail“ und verfasse deine Nachricht wie gewohnt (Empfänger, Betreff, Text).
  2. Optionen öffnen: Klicke im Menüband des Nachrichtenfensters oben auf den Reiter „Optionen“.
  3. Übermittlung verzögern: Klicke in der Gruppe „Weitere Optionen“ auf die Schaltfläche „Übermittlung verzögern“.
  4. Zeitpunkt festlegen:
    • Es öffnet sich ein Eigenschaften-Fenster.
    • Suche unter „Übermittlungsoptionen“ den Punkt „Übermittlung nicht vor:“.
    • Wähle rechts daneben das gewünschte Datum und die Uhrzeit aus.
  5. Speichern: Klicke auf „Schließen“.
  6. Senden: Klicke in der E-Mail auf „Senden“.

Wichtig: Die E-Mail wird nun in den Ordner „Postausgang“ verschoben. Sie wird nur versendet, wenn Outlook zum gewählten Zeitpunkt geöffnet ist und eine Internetverbindung besteht (außer du nutzt ein Exchange-Konto im Online-Modus).

2. Im neuen Outlook & Outlook Web (Outlook.com / M365)

In der modernen Ansicht oder im Browser ist die Funktion noch einfacher zu finden:

  1. E-Mail erstellen: Erstelle eine neue Nachricht.
  2. Senden-Optionen: Klicke oben (oder unten, je nach Ansicht) nicht direkt auf „Senden“, sondern auf den kleinen Pfeil rechts neben der „Senden“-Schaltfläche.
  3. Senden planen: Wähle im Dropdown-Menü den Punkt „Senden planen“ (oder „Später senden“).
  4. Zeit wählen:
    • Wähle eine der vorgeschlagenen Zeiten (z. B. „Morgen früh“) oder klicke auf „Benutzerdefinierte Zeit“.
    • Stelle dein Wunschdatum und die Uhrzeit ein und bestätige mit „Senden“.

Vorteil hier: Die E-Mail wird auf dem Server gespeichert. Sie wird auch dann gesendet, wenn dein Computer ausgeschaltet oder Outlook geschlossen ist.

3. Geplante E-Mails bearbeiten oder löschen

Falls du dich umentscheidest oder einen Fehler korrigieren möchtest:

  • Im klassischen Outlook: Gehe in den Ordner „Postausgang“. Öffne die E-Mail per Doppelklick. Dadurch wird der Versand gestoppt. Du kannst sie bearbeiten und über „Optionen“ -> „Übermittlung verzögern“ die Zeit ändern oder die Verzögerung deaktivieren.
  • Im neuen Outlook/Web: Gehe in den Ordner „Entwürfe“. Dort liegt die geplante E-Mail. Klicke auf das Stift-Symbol (Bearbeiten), um die Zeit zu ändern oder den Versand abzubrechen.

Profi-Tipp: Regeln für alle E-Mails erstellen

Möchtest du, dass jede E-Mail grundsätzlich erst 2 Minuten nach dem Klick auf „Senden“ rausgeht (um peinliche Tippfehler im letzten Moment zu korrigieren)?

  1. Gehe auf Datei -> Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
  2. Wähle „Neue Regel“ -> „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“.
  3. Klicke auf „Weiter“ (ohne Bedingungen auszuwählen).
  4. Wähle im nächsten Schritt: „Diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln“.
  5. Klicke auf den blauen Link im unteren Feld, gib die Minuten ein (z. B. 2) und schließe den Assistenten ab.
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