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Due Date Tracker in Excel erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung mit drei Methoden

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Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du in Excel einen Due Date Tracker (Fristen-Tracker) erstellst. Wir nutzen dafür drei Methoden:

  1. Status-Text via Formel (Automatische Textanzeige).
  2. Bedingte Formatierung (Farbliche Warnung).
  3. Echtes Pop-up Fenster via VBA (Warnung beim Öffnen der Datei).

Schritt 1: Die Grundtabelle vorbereiten

Erstelle zuerst eine einfache Tabelle mit folgenden Spalten:

  • Spalte A: Aufgabe / Projekt
  • Spalte B: Fälligkeitsdatum (Due Date)
  • Spalte C: Status (Hier kommt unsere Formel rein)

Schritt 2: Status-Warnung mit einer Formel

Wir nutzen die HEUTE() Funktion, um das aktuelle Datum mit der Frist zu vergleichen.

Die Formel für Zelle C2:

=WENN(B2<HEUTE(); "⚠️ ÜBERFÄLLIG"; WENN(B2<=HEUTE()+3; "⏳ Bald fällig"; "✅ Im Zeitplan"))

Erklärung der Logik:

  • B2<HEUTE(): Wenn das Datum in der Vergangenheit liegt -> Überfällig.
  • B2<=HEUTE()+3: Wenn das Datum heute oder in den nächsten 3 Tagen liegt -> Bald fällig.
  • Ansonsten -> Alles okay.

Schritt 3: Visuelle Warnung (Bedingte Formatierung)

Farben helfen, Fristen sofort zu erkennen.

  1. Markiere die Datumszellen (z. B. B2:B100).
  2. Gehe zu Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel.
  3. Wähle: Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
  4. Regel 1 (Rot für Überfällig):
    • Formel: =B2<HEUTE()
    • Formatieren: Füllung Rot, Schrift Weiß.
  5. Regel 2 (Gelb für bald fällig):
    • Formel: =UND(B2>=HEUTE(); B2<=HEUTE()+7)
    • Formatieren: Füllung Gelb.

Schritt 4: Echtes Pop-up Alert beim Öffnen (VBA)

Wenn du möchtest, dass Excel beim Öffnen der Datei eine Warnmeldung (Message Box) zeigt, wenn Termine fällig sind, folge diesen Schritten:

  1. Drücke ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
  2. Klicke im linken Menü doppelt auf DieseArbeitsmappe (ThisWorkbook).
  3. Kopiere den folgenden Code hinein:
Private Sub Workbook_Open()
    Dim cell As Range
    Dim msg As String
    Dim count As Integer
    count = 0

    ' Wir prüfen die Zellen B2 bis B100 in Tabelle1
    For Each cell In Sheets("Tabelle1").Range("B2:B100")
        If cell.Value <> "" Then
            ' Wenn das Datum heute oder in der Vergangenheit liegt
            If cell.Value <= Date Then
                msg = msg & "- " & cell.Offset(0, -1).Value & " (" & cell.Value & ")" & vbCrLf
                count = count + 1
            End If
        End If
    Next cell

    If count > 0 Then
        MsgBox "ACHTUNG! Du hast " & count & " fällige Aufgaben:" & vbCrLf & vbCrLf & msg, vbCritical, "Fristen-Check"
    End If
End Sub

Wichtig:

  • Ersetze "Tabelle1" durch den Namen deines Tabellenblatts.
  • Speichere die Datei als Excel-Arbeitsmappe mit Makros (.xlsm), sonst funktioniert der Code nicht.

Zusammenfassung der Funktionen

Feature Methode Vorteil
Status-Text WENN-Formel Einfach und zeigt klaren Text.
Farben Bedingte Formatierung Visuell sehr stark (Ampelsystem).
Pop-up VBA Makro Man kann die Frist beim Öffnen nicht übersehen.

Pro-Tipp: Kombiniere alle drei Methoden für ein professionelles Dashboard! So hast du die volle Kontrolle über deine Deadlines.

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