Dienstjahre in Excel & Google Sheets berechnen — von vollen Jahren bis zu Jahren, Monaten und Tagen

Dieses Tutorial zeigt dir Schritt für Schritt, wie du die Dienstjahre (Years of Service) deiner Mitarbeiter in Microsoft Excel oder Google Sheets berechnest. Wir nutzen dafür die am besten geeigneten Funktionen, von einfachen Jahren bis hin zur exakten Angabe in Jahren, Monaten und Tagen.

1. Die Datengrundlage

Bevor wir starten, stelle sicher, dass deine Tabelle wie folgt aufgebaut ist:

• Spalte A: Name des Mitarbeiters
• Spalte B: Eintrittsdatum (Format: Datum, z.B. 01.05.2015)
• Spalte C: Stichtag (Meistens das heutige Datum)

2. Methode 1: Die „Geheimfunktion“ DATEDIF (Empfohlen)

Die Funktion DATEDIF ist die beste Wahl, um die Differenz zwischen zwei Daten zu berechnen. Sie wird in Excel nicht in der Formel-Vorschlagliste angezeigt, funktioniert aber einwandfrei.

Syntax: =DATEDIF(Startdatum; Enddatum; "Einheit")

A. Nur die vollen Jahre berechnen

Wenn du nur wissen willst, wie viele Jahre der Mitarbeiter bereits im Unternehmen ist:

=DATEDIF(B2; HEUTE(); "Y")

• B2: Das Eintrittsdatum.
• HEUTE(): Nutzt immer das aktuelle Datum (so aktualisiert sich die Tabelle täglich von selbst).
• "Y": Steht für "Years" (volle Jahre).

B. Jahre, Monate und Tage kombiniert

Für eine detaillierte Anzeige (z. B. "8 Jahre, 3 Monate, 12 Tage") nutzt du diese Formel:

=DATEDIF(B2; HEUTE(); "Y") & " Jahre, " & DATEDIF(B2; HEUTE(); "YM") & " Monate, " & DATEDIF(B2; HEUTE(); "MD") & " Tage"

• "YM": Monate nach Abzug der vollen Jahre.
• "MD": Tage nach Abzug der vollen Monate.

3. Methode 2: JAHRANTEIL (Für Dezimalzahlen)

Falls du die Betriebszugehörigkeit für Gehaltsberechnungen oder Boni als Dezimalzahl benötigst (z. B. 5,5 Jahre), nutzt du die Funktion JAHRANTEIL.

Formel:

=JAHRANTEIL(B2; HEUTE(); 1)

• Die 1 am Ende sorgt dafür, dass die Berechnung auf der tatsächlichen Anzahl der Tage pro Monat/Jahr basiert (genaueste Methode).

4. Fortgeschritten: Jubiläen markieren (Bedingte Formatierung)

Es ist hilfreich, wenn Excel dich warnt, wenn ein Mitarbeiter ein Jubiläum (z. B. 10 Jahre) erreicht.

1. Markiere die Zellen mit den berechneten Jahren.
2. Gehe zu Start -> Bedingte Formatierung -> Neue Regel.
3. Wähle "Zellen formatieren, die enthalten".
4. Stelle ein: Zellwert -> gleich -> 10 (oder 20, 25 etc.).
5. Wähle eine auffällige Formatierung (z.B. grüner Hintergrund).

5. Troubleshooting: Häufige Fehler

• #ZAHL! Fehlermeldung: Das passiert, wenn das Eintrittsdatum in der Zukunft liegt oder nach dem Enddatum kommt. Überprüfe die Reihenfolge der Daten in der Formel (Startdatum muss kleiner sein als Enddatum).
• #WERT! Fehlermeldung: Eines der Daten wird von Excel nicht als Datum erkannt. Prüfe, ob die Zellen als "Datum" formatiert sind und keine Tippfehler (wie Punkte statt Kommas) enthalten.
• Englische vs. Deutsche Version:
  • In Excel (Deutsch): DATEDIF, HEUTE, JAHRANTEIL
  • In Excel (Englisch) / Google Sheets: DATEDIF, TODAY, YEARFRAC
  • Hinweis: In Google Sheets nutzt man Kommas statt Semikolons: =DATEDIF(B2, TODAY(), "Y").

Zusammenfassung der Einheiten für DATEDIF:

Mit diesen Formeln hast du die Betriebszugehörigkeit deiner Mitarbeiter jederzeit im Griff!