ClickUp Workspace teilen: Der ultimative Guide [2025 Easy Guide]

Hier ist ein umfassendes Tutorial, wie du deinen ClickUp Workspace im Jahr 2025 effizient teilst und verwaltest.

Die Zusammenarbeit ist das Herzstück von ClickUp. Egal, ob du neue Teammitglieder hinzufügen, externe Freelancer einbinden oder Kunden nur Lesezugriff gewähren möchtest – in diesem Guide erfährst du Schritt für Schritt, wie es funktioniert.

1. Den gesamten Workspace teilen (Teammitglieder einladen)

Wenn du Personen vollen Zugriff auf die Infrastruktur deines Workspaces geben möchtest, fügst du sie als Members (Mitglieder) hinzu.

Schritt-für-Schritt:

1. Klicke unten links auf dein Profil-Icon oder den Workspace-Namen.
2. Wähle im Menü den Punkt Manage Users (oder "Personen").
3. Klicke auf den Button Invite (Einladen) oben rechts.
4. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein.
5. Wähle die Rolle aus: Member (Standard-Teammitglied) oder Admin (darf Einstellungen ändern).
6. Klicke auf Send Invite.

2. Gäste einladen (Gezielter Zugriff auf Listen oder Ordner)

Möchtest du jemanden einladen, der nur bestimmte Bereiche sehen darf (z. B. einen Kunden oder Freelancer)? Dafür nutzt du die Guest-Rolle.

Vorteil: Gäste sehen nur das, was du explizit für sie freigibst.

Schritt-für-Schritt:

1. Gehe zu dem spezifischen Space, Ordner oder der Liste, den/die du teilen möchtest.
2. Klicke oben rechts auf den Button Share.
3. Gib die E-Mail-Adresse ein.
4. Wähle im Dropdown-Menü Guest aus.
5. Wichtig: Lege die Berechtigungen fest:
   • Full: Darf Aufgaben erstellen und bearbeiten.
   • Edit: Darf bestehende Aufgaben bearbeiten.
   • Comment: Darf nur kommentieren.
   • View Only: Darf nur lesen.

3. Öffentliche Links teilen (Public Sharing)

Manchmal möchtest du eine Ansicht (z. B. eine Roadmap oder einen Zeitplan) mit Personen teilen, die gar kein ClickUp-Konto haben.

Schritt-für-Schritt:

1. Öffne die gewünschte Ansicht (z. B. Board-View oder Gantt-Chart).
2. Klicke oben rechts auf Share.
3. Aktiviere den Schalter bei Public Link.
4. Kopiere den Link.
5. Neu in 2025: Du kannst nun noch detaillierter einstellen, ob der Empfänger nach bestimmten Schlagworten suchen oder Filter in der öffentlichen Ansicht anwenden darf.

4. Berechtigungen verwalten (Permissions)

Ein häufiger Fehler ist, zu viel Zugriff zu gewähren. Überprüfe regelmäßig deine Einstellungen:

• Private Spaces: Wenn du einen neuen Space erstellst, entscheide sofort, ob er "Public" (für alle im Workspace sichtbar) oder "Private" sein soll.
• Privacy-Toggle: Du kannst jederzeit über den "Share"-Button den Zugriff für einzelne Personen entziehen oder erweitern.

5. Profi-Tipps für 2025

• Bulk-Einladungen: Wenn du ein großes Team migrierst, nutze die CSV-Import-Funktion unter Manage Users, um dutzende Mitglieder gleichzeitig einzuladen.
• ClickUp AI Summaries: Wenn du jemanden zu einem Projekt hinzufügst, nutze die AI-Funktion "Catch Up", damit das neue Mitglied sofort eine Zusammenfassung der bisherigen Fortschritte erhält, ohne hunderte Kommentare lesen zu müssen.
• Sicherheit: In den Business-Plänen solltest du Two-Factor Authentication (2FA) für alle Mitglieder erzwingen, bevor du den Workspace teilst.

Zusammenfassung: Wer sieht was?

*Hinweis: In den Paid-Plänen von ClickUp erhältst du pro bezahltem Mitglied eine bestimmte Anzahl an "Permissioned Guests" kostenlos dazu.

Du hast Probleme beim Teilen? Überprüfe in den Workspace-Einstellungen unter Security & Permissions, ob das Einladen neuer Mitglieder für deine Rolle (falls du kein Admin bist) überhaupt erlaubt ist!