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Anleitung: Elektronische Signatur in Microsoft Word und der Word Mobile App erstellen

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Hier ist ein ausführliches Tutorial, wie du eine elektronische Signatur in Microsoft Word (Desktop-Version) und in der Word Mobile App erstellst.

Eine elektronische Signatur spart Zeit und Papier. In dieser Anleitung lernst du die verschiedenen Wege kennen, wie du Dokumente direkt in Word rechtssicher (einfache elektronische Signatur) unterschreiben kannst.

Teil 1: Elektronische Signatur in Word (Desktop-Version)

Es gibt drei gängige Methoden, um auf dem Computer zu unterschreiben.

Methode A: Die eingescannte Unterschrift (Empfohlen)

Dies ist die professionellste Variante, da sie deine echte Handschrift verwendet.

  1. Vorbereitung: Unterschreibe auf einem weißen Blatt Papier. Scanne das Blatt ein oder mache ein scharfes Foto mit deinem Smartphone. Übertrage das Bild auf deinen PC.
  2. Einfügen: Öffne dein Word-Dokument und gehe auf den Reiter Einfügen > Bilder > Dieses Gerät. Wähle deine Unterschrift aus.
  3. Anpassen:
    • Klicke auf das Bild. Gehe zum Reiter Bildformat.
    • Nutze Zuschneiden, um den leeren Rand um die Unterschrift zu entfernen.
    • Wähle unter Farbe die Option Transparenten Bereich bestimmen und klicke auf den weißen Hintergrund des Bildes, damit dieser verschwindet.
  4. Speichern als Schnellbaustein: Markiere das Bild, gehe auf Einfügen > Schnellbausteine > Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Gib ihr den Namen „Unterschrift“. So kannst du sie jederzeit über das Menü erneut einfügen.

Methode B: Die digitale Signaturzeile

Wenn du markieren möchtest, wo genau unterschrieben werden muss:

  1. Setze den Cursor an die Stelle, an der die Unterschrift erscheinen soll.
  2. Gehe auf Einfügen > (Gruppe Text) > Signaturzeile > Microsoft Office-Signaturzeile.
  3. Gib im Fenster die Daten ein (Name des Unterzeichners, Titel).
  4. Word erstellt nun ein X mit einer Linie. Per Doppelklick auf dieses Feld kannst du (falls du ein Tablet mit Stift nutzt) zeichnen oder ein Bild deiner Unterschrift auswählen.

Teil 2: Elektronische Signatur in der Word Mobile App

Auf dem Smartphone oder Tablet ist die Erstellung besonders einfach, da du dein Finger oder einen Stylus nutzen kannst.

Methode A: Die „Zeichnen“-Funktion (Direkt im Dokument)

  1. Öffne die Word-App und dein Dokument.
  2. Tippe auf das A mit dem Stift-Symbol (Bearbeiten-Modus) oben rechts.
  3. Tippe auf den Pfeil im grauen Menüband (meist steht dort „Start“), um das Menü zu wechseln, und wähle Zeichnen.
  4. Wähle einen Stift aus, bestimme die Farbe (Schwarz) und die Stärke.
  5. Unterschreibe direkt mit deinem Finger oder Stift auf dem Bildschirm an der gewünschten Stelle.
  6. Tippe auf das Objekt auswählen-Werkzeug (der kleine Pfeil links im Zeichnen-Menü), um die Unterschrift danach in der Größe anzupassen oder zu verschieben.

Methode B: Unterschreiben über die Office / Microsoft 365 App

Falls du die kombinierte Office-App (statt der reinen Word-App) nutzt:

  1. Öffne die App und gehe auf Aktionen (unten rechts).
  2. Wähle PDF unterzeichnen.
  3. Wähle dein Dokument aus.
  4. Tippe auf die Stelle, an der die Unterschrift stehen soll.
  5. Du kannst nun eine neue Unterschrift erstellen und diese für zukünftige Dokumente speichern.

Tipps für eine gute E-Signatur

  • Dateiformat: Wenn du dein Dokument verschickst, speichere es idealerweise als PDF (Datei > Exportieren > PDF/XPS), damit die Unterschrift nicht mehr einfach verschoben oder gelöscht werden kann.
  • Kontrast: Achte beim Fotografieren deiner Unterschrift auf gutes Licht, damit der Hintergrund des Papiers möglichst hell und die Tinte dunkel ist.
  • Rechtlicher Hinweis: Eine eingescannte oder gezeichnete Unterschrift gilt als „einfache elektronische Signatur“. Für hochoffizielle Dokumente oder Verträge mit gesetzlicher Schriftformerfordernis ist manchmal eine „qualifizierte elektronische Signatur“ (QES) nötig, die spezielle Software erfordert.
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