Wie überprüft man Änderungen und Versionen in Visio?
- Einführung in die Änderungsverfolgung in Visio
- Versionsverwaltung über die Dateieigenschaften und OneDrive/SharePoint
- Kommentare verwenden zur Nachverfolgung von Änderungen
- Vergleich von Visio-Diagrammen
- Tipp: Versionskontrolle durch Speichern mit systematischem Dateinamen
- Fazit
Einführung in die Änderungsverfolgung in Visio
Microsoft Visio bietet verschiedene Möglichkeiten, Änderungen und Versionen von Diagrammen zu überwachen. Im Gegensatz zu Textverarbeitungsprogrammen wie Word ist die Änderungsverfolgung in Visio nicht so ausgeprägt, aber es gibt dennoch Funktionen und Workflows, mit denen man Änderungen prüfen und verschiedene Versionen eines Dokuments verwalten kann. Diese Möglichkeiten sind besonders wichtig, wenn mehrere Personen an einem Diagramm arbeiten oder wenn man zu einem früheren Stand zurückkehren möchte.
Versionsverwaltung über die Dateieigenschaften und OneDrive/SharePoint
Eine grundlegende Methode, um Versionen in Visio zu verwalten, ist die Verwendung von OneDrive oder SharePoint. Wenn eine Visio-Datei in einer Cloudumgebung gespeichert wird, werden automatisch Versionen der Datei angelegt. Über die Weboberfläche von OneDrive oder SharePoint kann man dann frühere Versionen einsehen, vergleichen und bei Bedarf wiederherstellen. Innerhalb von Visio selbst gibt es keine interne Versionsverwaltung, weshalb diese externe Möglichkeit sehr hilfreich ist.
Innerhalb des Visio-Programms kann man zudem über die Backstage-Ansicht (Datei > Info) Einsicht in die Dateiversionen erhalten, wenn die Datei in einem unterstützten Cloudspeicher liegt. Dort werden verschiedene Versionen mit Zeitstempeln und Autoren angezeigt. Diese Funktion ist besonders nützlich, um den Entwicklungsstand eines Diagramms im Verlauf der Zeit nachzuvollziehen.
Kommentare verwenden zur Nachverfolgung von Änderungen
Da Visio keine klassische Änderungsverfolgung wie "Track Changes" in Word bietet, empfiehlt sich die Nutzung der Kommentarfunktion um Änderungen zu dokumentieren. Mehrere Benutzer können Kommentare direkt im Diagramm hinterlassen, in denen sie beschreiben, welche Änderungen sie vorgenommen oder vorgeschlagen haben. Diese Kommentare sind über die Oberfläche leicht zugänglich und können neben einzelnen Shapes oder Bereichen des Diagramms platziert werden.
Die Kommentarfunktion ermöglicht es, in einem kooperativen Arbeitsprozess Rückmeldungen, Änderungswünsche oder Hinweise nachvollziehbar zu machen. So entsteht eine Art manuelles Änderungsprotokoll, das vor allem in Teamumgebungen sehr nützlich ist.
Vergleich von Visio-Diagrammen
Microsoft Visio stellt auch eine Funktion zum Vergleich von Diagrammen bereit. Mit dem Diagrammvergleich können zwei Versionen desselben Visio-Dokuments geladen werden, um deren Unterschiede automatisch zu erkennen und hervorzuheben. Diese Funktion erkennt beispielsweise hinzugefügte oder gelöschte Shapes, geänderte Verbindungen oder abweichende Textelemente.
Um ein Diagramm zu vergleichen, öffnet man die Option Überprüfen > Diagramm vergleichen und wählt anschließend die beiden Dateien aus, die verglichen werden sollen. Die Unterschiede werden dann übersichtlich dargestellt, sodass man leicht nachvollziehen kann, welche Änderungen zwischen den Versionen vorgenommen wurden.
Tipp: Versionskontrolle durch Speichern mit systematischem Dateinamen
Da Visio selbst keine umfassende Versionskontrolle intern bietet, kann es hilfreich sein, Änderungen auch durch eine konsequente Benennung von Dateien zu verwalten. Beispielsweise kann man Versionsnummern oder Datumsangaben in den Dateinamen integrieren (z. B. Diagramm_V2_2024-06-01.vsdx). Dies erleichtert den Überblick über verschiedene Entwicklungsstände, gerade wenn keine Cloudspeicher mit automatischer Versionierung genutzt werden.
Fazit
Die Überprüfung von Änderungen und Versionen in Visio erfolgt am besten durch die Kombination mehrerer Werkzeuge: Die Nutzung von Cloudspeichern wie OneDrive oder SharePoint für automatische Versionierung, die Kommentarfunktion für Rückmeldungen und Änderungsnotizen sowie die Vergleichsfunktion von Visio, um Unterschiede zwischen Diagrammen zu erkennen. Zusätzlich unterstützt eine klare Dateibenennung die Nachverfolgung von Versionen. So kann man auch in komplexen Projekten Änderungen beibehalten und nachvollziehen.